Zeitmanagement: Techniken, die helfen

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Eine E-Mail muss dringend beantwortet werden, Kollege Y steht mit der Planung für das Projekt Z neben dir und der Ablagestapel wird immer höher. Du weißt in der Arbeit nicht mehr, wo dir der Kopf steht? Dann hilft nur noch eins: Ein paarmal tief einatmen, die Aufgaben priorisieren und die Zeit bestmöglich einteilen. Dazu stellen wir dir Techniken für dein Zeitmanagement vor.

Was ist Zeitmanagement eigentlich?

Laut Duden ist Zeitmanagement der strukturierte „Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“. Es ist aber nicht nur die Zeit, die wir richtig einteilen. Wir managen uns vor allem selbst, arbeiten fokussiert auf unser Ziel zu und weichen Ablenkungen aus.

Was heißt das für das Arbeitsleben? Selbstmanagement hilft, das Arbeitspensum möglichst stressfrei zu bewältigen, effizient zu arbeiten und Ziele konzentriert zu erreichen.

Welche Techniken gibt es?

Zeitmanagement-Techniken gibt es wie Sand am Meer. Hier sind fünf der gängigsten Prinzipien im Kurzportrait:

1. To-Do-Liste

Einfach gemacht, übersichtlich und effektiv: Die To-Do-Liste ist das Urgestein im Zeitmanagement. Und jeder kennt das befriedigende Gefühl, wenn er einen Punkt nach dem anderen abhakt oder mit einem fetten Stift streicht.

Grundsätzlich schreibst du erst einmal alles auf, was du erledigen musst. Ob du die Aufgaben nach Priorität ordnest oder nach Projekten / Kategorien, entscheidest du selbst – und auch, ob du die Liste in Excel, auf einem Zettel oder in einem Online-Programm führst. Schließlich muss die Liste für dich, deine Aufgabengebiete und deine Arbeitsweise funktionieren.

Unsere Tipps zur To-Do-Liste:

• Nutze nur eine Liste.
• Markiere die wichtigsten Aufgaben/die To-Do‘s für den Tag gegebenenfalls farbig.
• Teile große Aufgaben, wenn nötig, in kleinere To-Do’s auf.
• Notiere auch die Deadlines der einzelnen Aufgaben.
• Halte deine Liste so kurz wie möglich.
• Setze für nicht so eilige To-Do’s einen Reminder in deinen Kalender.
• Finde heraus, welche Liste für dich am besten funktioniert.

Vorteil: Du hast immer im Blick welche Aufgaben anstehen und kannst direkt sehen, was du bereits erledigt hast.

To-Do-Liste zum Download (PDF)

2. Not-To-Do-Liste

Oder Du gehst genau anders herum vor: Entscheide bewusst, was du mit deiner Zeit eben nicht tun möchtest. Was dir bleibt, ist mehr Zeit und Konzentration für die wirklich wichtigen Dinge.
Deine Not-To-Do-Liste kann zum Beispiel so aussehen:

• Social Media und privates Smartphone meiden
• Jede Mail sofort bei Eintreffen lesen
• E-Mails mehr als einmal in die Hand nehmen
• Ungenaue Arbeitsanweisungen ohne Nachhaken akzeptieren
• Auf die Mittagspause verzichten
• Ständige Unterbrechungen hinnehmen
• Aufgabe Y (und nicht Aufgabe X) -> implizites Vorgehen
• …

Vorteil: Du machst dir bewusst, wo die größten Zeitfresser lauern. Die kannst du dann getrost umgehen und deine Zeit produktiv einsetzen.

Not-To-Do-Liste zum Download (PDF)

3. Pomodoro-Technik

Was die Tomate (italienisch: Pomodoro) mit Selbstmanagement zu tun hat? Das ist so: Pausen sind wichtig für das Hirn. Nur so kann es produktiv arbeiten. Und wie erinnerst du dich am einfachsten daran, dass wieder eine Denkpause ansteht? Durch einen Timer. Francesco Cirillo – italienischer Unternehmer und seines Zeichens Namensgeber der Pomodoro-Technik – verwendete dafür eine Eieruhr in der schicken Form einer Tomate.
Und so einfach funktioniert die Technik:

1. Notiere dir, welche Aufgaben oder Aufgabenteile du in den kommenden 25 Minuten erledigen möchtest.
2. Stell deinen Wecker/Smartphone-Timer auf 25 Minuten und arbeite konzentriert und fokussiert.
3. Der Wecker klingelt, du setzt ein Häkchen hinter die erledigten Aufgaben und genießen dann eine fünfminütige Pause. Eine Pomodori-Einheit (25 Minuten Arbeit, fünf Minuten Pause) ist geschafft.
4. Weiter geht’s mit deinen Aufgaben. Nach vier Pomodori-Einheiten hast du dir dann eine längere Pause von 30 Minuten verdient.

Vorteil: Du lernst wieder, konzentriert und fokussiert zu arbeiten – und zwar über einen längeren Zeitraum. Zeitfresser und Ablenkungen haben durch deine Konzentration gar keine Chance. Und die Pausen helfen dir, dich zwischendurch zu entspannen und dem Kopf die nötige Ruhe zu gönnen.

Pomodoro-Technik zum Download (PDF)

4. Eisenhower-Matrix

Beim Eisenhower-Prinzip ordnest du deine anstehenden Aufgaben in vier Felder einer Matrix ein. Die Felder sind folgendermaßen aufgeteilt:

1. Dringend & wichtig
2. Dringend & nicht wichtig
3. Wichtig & nicht dringend
4. Nicht wichtig & nicht dringend

Zugegeben, für die Zuordnung brauchst du ein bisschen Übung. Manchmal ist es zum Beispiel nicht ganz einfach herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe tatsächlich ist.
Vorgehen: Erst erledigst du die Aufgaben aus Feld 1. Danach bearbeitest oder delegierst du die aus dem zweiten Feld. Aufgaben aus Feld 3 terminierst du und erledigst sie zur gegebenen Zeit. Und die Aufgaben aus Feld 4 vergisst du getrost.

Vorteil: Du erkennst ganz einfach, wie du deine Aufgaben priorisieren solltest. So vermeidest du, über unwichtige aber dringende Aufgaben die wichtigen zu vergessen.
Und hier gibt’s die Matrix für dich zum Download. Notiere deine Aufgaben auf kleinen Post-Its und kleb sie in das entsprechende Feld.

Eisenhower-Matrix zum Download (PDF)

5. Pareto-Prinzip

Diese Technik ist auch bekannt als 80-20-Regel. Sie basiert auf den Erkenntnissen des Wissenschaftlers und Namensgebers Vilfredo Pareto. Der beobachtete im Jahr 1906, dass sich 80 Prozent des italienischen Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung befanden. Auf viele verschiedene Fällen in der Wirtschaft trifft diese 80/20-Verteilung tatsächlich ebenfalls zu, auch wenn die Zahlen natürlich variieren können.

Aufs Arbeitsleben übertragen bedeutet das Prinzip: Oft kannst du schon 80 Prozent deiner Aufgaben in 20 Prozent der Zeit bewältigen. Dazu müssen diese 20 Prozent deiner Zeit entsprechend sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Das Prinzip sagt natürlich nicht, dass du auf die anderen 80 Prozent deiner Zeit verzichten kannst. Hier gibt es Aufgaben zu erledigen, die nicht so produktiv sind – wie etwa Nachrichten beantworten.

Wichtig: Achte darauf, wann diese etwa 20 Prozent deiner Zeit / deines Einsatzes tatsächlich erreicht sind. Es ist sinnlos, Energie an etwas zu verschwenden, das bereits gut ist. Auf der anderen Seite solltest du aber natürlich nicht nachlässig mit der Erfüllung deiner Aufgaben umgehen.

Vorteil: Du lernst, dich zuerst konzentriert den wichtigen Aufgaben und dringenden Projekten zu widmen. Unwichtigere Aufgaben und Zeitfresser wie die Beantwortung aufschiebbarer E-Mails kannst du später bearbeiten.

Zeitmanagementregeln für den Alltag

Wir haben den Karriere-Experten Christian Richter von Karriereservice.de nach weiteren, ganz praktischen Anregungen für ein besseres Zeitmanagement befragt.
Hier sind seine hilfreichen Statements zu dem Thema:

Ehrliche Analyse

„Viele verstehen Zeitmanagement falsch. Es gilt nicht, die Zeit zu managen, sondern sich selbst. Um ein besser Selbstmanagement zu erreichen, solltest du zunächst mit einer ehrlichen Analyse deine typischen Schwächen im Bereich der Eigenorganisation starten. Ein eher kritischer Typ neigt zum Beispiel eher dazu, viel Zeit in die Überprüfung und Absicherung seiner Arbeit zu investieren. Eine eher pedantische Person ist oft zu detailverliebt und steht sich hiermit selbst im Weg.

Wie steht es um dich? Welche Schwächen stellst du bei dir selbst im Alltag immer wieder fest? Welches Feedback zu deiner Arbeitsweise hast du bisher bekommen? Eine genaue Reflexion der eigenen Selbstmanagementfehler hilft, um ein Konzept für die Integration neuer Arbeitsstrategien zu entwickeln. Auch ein Vergleich mit Anderen und die Beobachtung von deren Alltagstechniken können sehr förderlich sein, um Anregungen für eine Umstellung der eigenen Arbeitsweise zu erlangen.“

2 Minuten Regel

„Diese hilft mir im Alltag ganz besonders! Alle Aufgaben, die ich in zwei Minuten erledigen kann, gehe ich immer sofort an.

So funktioniert es: Frag dich bei allen Alltagsaufgaben, ob deren Erledigung länger als zwei Minuten dauert. Wenn du die Frage mit „Nein“ beantworten kannst, dann: Ran ans Werk!

Hierzu einige Bespiele: zwei Minuten den Schreibtisch aufräumen, zwei Minuten noch schnell die E-Mails beantworten, zwei Minuten das Geschirr abspülen, zwei Minuten die Wäsche schnell in die Maschine packen, zwei Minuten kurz mit den Kollegen absprechen. Mir hilft diese Methode dabei, eine Startmotivation für viele kleine Aufgaben zu finden, die sich dann nicht mehr zu einem großen Berg aufsummieren. Also eine echt gute Selbstmotivationshilfe zur Vorbeugung von Aufschieberitis.“

Einfach mal Nein sagen

„Wer sich zu viel vornimmt, hat zwangsläufig Probleme mit dem Selbstmanagement. Somit ist die Frage nach der Ursache schnell geklärt. Genau hier solltest du auch ansetzen. Welche Ziele, Aufgaben und Zusagen bringen dich wirklich weiter? Welchen Anforderungen musst du gerecht werden? Wen kann man auch mal enttäuschen?

Es ist nicht leicht sich abzugrenzen und immer die richtigen Prioritäten zu setzen. Aber genau darauf kommt es an! Versuche, dies zu beherzigen, um den Alltag gelassener zu gestalten.“

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