E-Mails gehören im Job mittlerweile zum Alltagsgeschäft. Allerdings werden in kaum einem Medium so viele Fehler gemacht. Das ist im Berufsalltag natürlich besonders peinlich. Die Richtlinien für elektronische Kommunikation unterscheiden sich dabei kaum von anderen, wie etwa dem Geschäftsbrief. Zu beachten gilt, dass geschäftliche E-Mails wesentlich schneller und unkomplizierter ein großes Publikum erreichen können. Experten konnten feststellen, dass getippte Geschäftsbriefe formeller verfasst werden als ein handgeschriebener Brief. Bei E-Mails wird es meist noch legerer.

1. E-Mails: kurz und knapp

Da die Datenflut immer mehr zunimmt, gilt: Fassen Sie sich kurz! Alles, was größer ist als eine A4-Seite, gehört in den Anhang. So verhindern Sie, dass wichtige Inhalte womöglich übersehen werden. Allerdings sollten Sie auch auf Abkürzungen verzichten. „mfG“ oder „ LG“ sollten nicht den Abschluss Ihres elektronischen Briefes zieren. Ausnahme: Sie kennen Ihr Gegenüber so gut, dass solch eine lässige Schreibe zum normalen Ton gehört.

2. Den Betreff gründlich wählen

Nichts nervt mehr als unpräzise Betreffzeilen. Im schlimmsten Fall wird Ihre Mail gar nicht gelesen, weil sie im Spam untergeht. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig. Dazu ist diese Zeile schließlich auch da.

3. Die Anrede ist wichtig

Gerade, wenn Sie ihr Gegenüber nicht kennen: Machen Sie sich kundig, ob ihr E-Mail-Partner einen Doktor- oder Professorentitel oder einen Adelstitel hat. Einige reagieren erbost, wenn man ihn in der Anrede unterschlägt. „Sehr geehrter Herr Professor Mustermann“ ist beispielsweise die korrekte Anrede für Prof. Dr. A. Mustermann. Es wird nur der höchste Titel genannt, die Doktorgrade fallen weg.

4. Auf Rechtschreibung und Grammatik achten

Bevor sie auf „Senden“ drücken, kontrollieren Sie die Rechtschreibung und Grammatik Ihres Textes. Die meisten E-Mail-Programme haben ohnehin eine automatische Kontrolle. Gerade weil dies bekannt ist, wirken Fehler beim Adressaten umso nachlässiger. Schnell hinterlassen Sie den Eindruck, nicht gründlich zu arbeiten oder aber Ihrem Gegenüber keinen Respekt zu erweisen.

5. Nicht zu kreativ

Vermeiden Sie tunlichst ausgefallene Schriftarten („Comic“) und gehen Sie mit fröhlichen Farben lieber sparsam um. Und: auch wenn die kleinen gelben Gesichter längst unsere Handys erobert haben: Verzichten Sie bei offiziellen Mails auf Smileys. Oder zeichnen Sie unter Ihre Unterschrift auch ein Zwinker-Gesicht? Eben.

6. Schnell beantworten

Geschäftliche E-Mails haben gegenüber dem Brief den Schnelligkeits-Vorteil. Den sollten Sie auch nutzen und ernst nehmen. Beantworten Sie Mails zügig. Mehrmals täglich sollten Sie die E-Post aus Ihrem Posteingang holen.

7. Nicht immer allen antworten

Gruppen-Mails sind praktisch. Doch überlegen Sie sich genau, wer welche Information erhalten soll. Vermeiden Sie Dopplungen. Meist eignen sich Blindkopie (BBC), um anderen die Mail zukommen zu lassen. So gelangen einzelne Mailadressen auch nicht über Sie an andere. Das ärgert nämlich den ein oder anderen.

8. Bei wichtigen Themen: vorher anrufen

Verlassen Sie sich bei wichtigen Informationen oder Anfragen nicht ausschließlich auf E-Mails. Zu groß ist mittlerweile die Gefahr, dass sie übersehen werden, im Mülleimer landen oder nicht ankommen. Besser: Rufen Sie lieber an. Dann können Sie ihr Gegenüber zumindest auf die gleich kommende, wichtige Mail vorbereiten.

9. Rechtsformen wahren

Im Anhang müssen laut einer geltenden Rechtsprechung Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) enthalten sein.

10. Anhänge vermerken

Haben Sie Anhänge, so weisen Sie in ihrem Schreiben darauf hin. So übersieht sie der Adressat nicht. Manche Anhänge schaffen es außerdem nicht durch den Virenscanner. Ist dies der Fall, so weiß der Empfänger wenigstens, dass Anhänge da sein müssten.

Fazit

Eigentlich kann man bei der E-Mail-Korrespondenz im Job nicht viel falsch machen, wenn man sie als Geschäftsbrief anerkennt. Arbeiten Sie ebenso präzise und sorgfältig wie bei anderen Kommunikationsformen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.