Ab morgen lässt du dir für ein paar Tage die Sonne auf den Bauch scheinen? Du hast eine größere Geschäftsreise ins Ausland vor dir? Dann musst du in deinen Kommunikationstools eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Mit dieser Abwesenheitsbenachrichtigung informierst du deine Geschäftskontakte darüber, dass und wie lange du nicht arbeitest.

Die Abwesenheitsnotiz wird im von dir eingestellten Zeitraum automatisch als Antwort auf jede empfangene E-Mail verschickt. Dadurch erfahren deine Kollegen und deine Geschäftskontakte, dass und wie lange du nicht im Büro erreichbar bist.

Natürlich solltest du die Notiz an Geschäftskontakte etwas seriöser formulieren als die Benachrichtigung an deine Kollegen. Aus diesem Grund haben wir für dich verschiedene Vorlagen und Textbeispiele für die unterschiedlichen Empfänger zusammengestellt.

Das gehört in deine Abwesenheitsmeldung

  • Anrede des Kontakts
  • Dank für die Nachricht
  • Dauer deiner Abwesenheit
  • Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung
  • Grußformel
  • Deine Signatur

Abwesenheitsnotiz an Geschäftskontakte

Allgemeine Tipps zum Aufbau

  • Verzichte in der Nachricht auf provokante oder schadenfroh klingende Urlaubsbekundungen, auch wenn du dich sehr auf die freie Zeit freust.
  • Gib für „dringende Fälle“ nicht deine Handynummer an, wenn du nicht ständig im Urlaub erreicht werden möchtest: In der Regel wertet jeder sein Anliegen als „dringend“.
  • Details zu deinem Urlaub helfen dem Empfänger nicht weiter und Abwesenheitsgründe wie Krankheit, Kur oder familiäre Probleme gehen niemanden etwas an. Beides gehört also nicht in die Abwesenheitsmeldung.
  • Die Abwesenheitsnotiz ist ein Standardschreiben, sollte aber so höflich und freundlich wirken wie jede andere Nachricht an deine Geschäftskontakte.

Textvorlagen zur E-Mail-Abwesenheitsnotiz

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aktuell befinde ich mich nicht im Büro, ab dem TT.MM.JJJJ bin ich aber wieder für Sie da. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen hilft Ihnen mein Kollege Herr Mustermann (m.mustermann@webseite.de, +49 (0) 123 456 789) gerne weiter.
Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR“

„Guten Tag,
danke, dass Sie mir schreiben. Vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ befinde ich mich außer Haus und habe keinen Zugang zu meinen E-Mails oder Sprachnachrichten. Ich werde Ihre Nachricht ab dem TT.MM.JJJJ beantworten, sie wird nicht weitergeleitet.
Ihr Anliegen kann nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Erika Mustermann. Sie erreichen sie unter erika.musterfrau@webseite.de oder telefonisch unter +49 (0) 123 456 789.
Beste Grüße und vielen Dank für Ihr Verständnis
SIGNATUR“

„Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich aktuell außer Haus. Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich wieder für Sie erreichbar und kümmere mich dann gerne um Ihr Anliegen.
Bitte wenden Sie sich in der Zwischenzeit an meine Kollegin Erika Mustermann (e.mustermann@webseite.de, +49 (0) 123 456 789).
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR“

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Bitte beachten Sie, dass ich vom TT.MM.JJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ auf einer Messe und nur eingeschränkt erreichbar sein werde. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich melde mich zeitnah nach meiner Rückkehr bei Ihnen.
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte unser Service-Center unter servicecenter@webseite.de oder +49 (0) 123 456 789.
Herzliche Grüße
SIGNATUR“

Beispiel für eine Out-of-Office-Message auf Englisch

„Hello,
thank you for your message.
Please note that I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on TT.MM.JJJJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded automatically. In urgent cases please contact my colleague Mr Mustermann: max.mustermann@website.com or +49 (0) 123 456 789.
Thank you very much.
Kind regards
SIGNATUR“

Abwesenheitsnotiz an Kollegen

Grundsätzlich gilt: Diese Nachricht wird nur intern versendet. Sie kann deshalb lockerer und humorvoller formuliert werden. Die wichtigsten Informationen müssen natürlich trotzdem enthalten sein.

Textvorlagen zur E-Mail-Abwesenheitsnotiz

„Liebe Kollegen,
bis zum TT.MM.JJJJ wende ich mich vom deutschen Aprilwetter ab und suche die Sonne in südlichen Gefilden. Danach findet ihr mich, wie gewohnt, auf meinem Platz im zweiten Stock, von wo aus ich mich gerne um eure Anfrage kümmere. Bei dringenden Fragen zur Abrechnung könnt ihr euch in der Zwischenzeit gerne an unsere liebe Kollegin Erika Mustermann (Durchwahl 123) wenden.
Herzliche Grüße
Vorname“

„Hallo zusammen,
im Moment befinde ich mich im wohlverdienten Urlaub. Ab dem TT.MM.JJJJ sitze ich wieder frisch und energiegeladen im Büro.
Liebe Grüße
Vorname“

„Liebe Kollegin, lieber Kollege,
ich befinde mich von Montag, TT.MM.JJJJ, bis einschließlich Freitag, TT.MM.JJJJ, im Urlaub. Ab Montag, TT.MM.JJJJ, bin ich wieder im Büro.
Beste Grüße
Vorname“

Fazit

Kurz, sachlich, informativ und konkret: So sollte deine Abwesenheitsnotiz für die Urlaubszeit formuliert sein. Verzichte auf unnötige Informationen oder humorvolle Andeutungen. Der größte Fauxpas ist ohnehin, wenn man es vergisst, eine entsprechende Benachrichtigung einzustellen.

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.