Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die dir zu mehr Produktivität und Effektivität verhelfen kann. Die Besteigung des Mount Everest wird dir damit zwar nicht gelingen, aber auf jeden Fall schaffst du es mit dieser Methode, mehr Struktur in deinen Tagesablauf und deine Aufgaben zu bekommen.

Was ist die ALPEN-Methode?

Im Grunde genommen ist die ALPEN-Methode eine Technik, mithilfe derer du lernst, dir deinen Arbeitstag besser einzuteilen. Bei dieser Methode des Zeitmanagements machst du dir die Aufgaben bewusst, die für den kommenden Tag anstehen, planst sie mit einer geschätzten Dauer ein und bewertest am Ende des Tages deine Aktivitäten.

So benannt und entwickelt hat diese Technik der deutsche Wirtschaftswissenschaftler, Personalberater und Autor Lothar Seiwert. Er hat sich sein Leben lang mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt und zahlreiche Ratgeber dazu veröffentlicht.

A-L-P-E-N-Methode: Definition

Bei der ALPEN-Methode steht jeder Buchstabe des Worts für einen Schritt, den du in deinem Zeitmanagement-Plan tun musst. Diesen kannst du dir darum auch sehr leicht merken.

Schritt für Schritt erledigst du am besten bereits am Vorabend des zu planenden Tages folgende Aufgaben:

A wie Aufgaben definieren und notieren

L wie Länge realistisch einschätzen

P wie Pufferzeit einplanen

E wie Entscheidungen treffen

N wie Nachkontrolle

Besser verstehen lässt sich diese Technik anhand eines Beispiels.

Junger Mann macht sich im Büro Notizen
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ALPEN-Methode: Beispiel

Hagen arbeitet als Assistent des Vorstands in einem mittelständischen Softwareplanungsbüro. Er koordiniert viele Termine, bereitet Präsentationen für seine Chefin vor, begleitet mehrere Teams bei internen Change-Prozessen und muss aktuell auch noch die USA-Dienstreise nächsten Monat planen. Aber jetzt gilt es zunächst, den morgigen Tag vorzubereiten. Er wünscht sich ein besseres Zeitmanagement.

Hagen nimmt sich kurz vor Ende seines Arbeitstages zehn Minuten Zeit für die ALPEN-Methode. Er legt los:

A: Hagen notiert sich seine Aufgaben

Er schreibt genau auf, was er am nächsten Arbeitstag erledigen muss. Was steht also an?

  • E-Mails checken
  • Morning-Update mit der Chefin
  • Präsentation erstellen
  • Teammeeting mit der Entwicklungsabteilung
  • Kundenbesuch im Haus
  • USA-Reise planen: Flugzeiten checken, Grobplanung der Arbeitstage
  • Präsentation vorstellen
  • Zusammenfassung Quartalsergebnisse
  • Presseanfragen beantworten

L: Hagen schätzt die Zeit für die Aufgaben ein

Im zweiten Schritt schätzt er den Zeitaufwand einzeln für alle geplanten Aktivitäten ein.

  • E-Mails checken: 20 Minuten
  • Morning-Update mit der Chefin: 30 Minuten (9-9.30 Uhr)
  • Präsentation erstellen: 90 Minuten
  • Teammeeting mit der Entwicklungsabteilung: 60 Minuten (10.30-11.30 Uhr)
  • Kundenbesuch im Haus: 60 Minuten (14-15 Uhr)
  • USA-Reise planen: Flugzeiten checken, Grobplanung der Arbeitstage: 30 Minuten
  • Präsentation vorstellen: 30 Minuten
  • Zusammenfassung Quartalsergebnisse: 90 Minuten
  • Presseanfragen beantworten: 30 Minuten

Addiert Hagen den zeitlichen Aufwand für diese To-Do-Liste, so kommt er bereits auf 7 Stunden 20 Minuten. Doch in dieser Rechnung fehlen nun noch komplett Pufferzeiten und Pausen. Diese gilt es im nächsten Schritt einzubauen.

Alpen Methode: Büro-Kolleginnen klatschen sich freundschaftlich ab
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P: Pufferzeiten einrechnen

Ein Kernpunkt der ALPEN-Methode sind die Pufferzeiten, die zusätzlich in den Tagesplan eingefügt werden. Diese Zeitmanagement-Methode geht davon aus, dass nur rund 60 Prozent der Tagesarbeitszeit mit fix anstehenden Aufgaben belegt werden sollten, die restlichen 40 Prozent müssen als Pufferzeit eingeplant werden, für unvorhergesehene Ereignisse, soziale Aktivitäten und Pausen. Ablenkungen, Unterbrechungen und Verzögerungen kommen an jedem Arbeitstag vor und können ein vorab straff getaktetes Tagesprogramm wild durcheinanderwirbeln.

Bei Hagens normalem 8-Stunden-Tag müssten die Pufferzeiten ca. 3 Stunden 10 Minuten betragen. Nachdem Hagen schon geplante Aktivitäten mit einer Dauer von 7 Stunden 20 Minuten hat, wozu nun noch 3 Stunden 10 Minuten Pufferzeit hinzukämen, wird klar: Hier herrscht ein Konflikt. Sein Arbeitstag hätte damit 10 1/2 Stunden.

Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit.

Deshalb wird Schritt 3 nötig: Prioritäten setzen.

E: Hagen muss Entscheidungen treffen

Im nächsten Schritt muss er sich überlegen, welche Aufgaben Priorität haben. Das heißt konkret:

Hagen verschiebt die Zusammenfassung der Quartalsergebnisse auf einen späteren Arbeitstag, da sein Pensum für morgen einfach zu hoch ist. Das ist keine absolut dringliche Terminsache, die auch einen oder zwei Tage später erledigt werden kann. Außerdem delegiert er die Beantwortung der Presseanfragen an den Werkstudenten. Dadurch reduziert sich sein Arbeitsvolumen um 2 Stunden. Jetzt beläuft sich die geplante Zeit für seinen morgigen Arbeitstag auf 8 1/2 Stunden, inklusive Pausen. Das geht für Hagen in Ordnung. 

N: Nachkontrolle des Arbeitstages

Kurz vor Feierabend zieht Hagen Bilanz: Er kontrolliert nach, wie er die Planung seines Arbeitstags realisieren konnte. Welche Aufgaben hat er geschafft? Konnte er die anvisierten Zeitfenster einhalten? Haben die Pufferzeiten funktioniert? Und welche neuen, ungeplanten Aufgaben hat der Tag mit sich gebracht? Aus diesen Ergebnissen kann Hagen Lehren für die nächste Tagesplanung ziehen, die er anschließend noch umsetzt.

Terminplaner am PC wird von zwei Mitarbeitern aktualisiert Alpen-Methode
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Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode

Wie jede Methode für optimiertes Zeitmanagement bringt auch diese Vor- und Nachteile mit sich.

Vorteile:

  • Die Planung des nächsten Tages erleichtert den Arbeitsstart, da man sich gedanklich bereits damit auseinandergesetzt hat.
  • Die Strukturierung des Arbeitstages verhindert unkoordiniertes Vorgehen und erhöht die Produktivität.
  • Die Gefahr, wichtige Aufgaben zu vergessen oder zu spät fertigzustellen, verringert sich durch die Priorisierung.
  • Einem Übermaß an Überstunden wird vorgebeugt, in dem man bereits vorab unwichtigere Aufgaben verschiebt oder delegiert.
  • Es werden Erfolgserlebnisse produziert, die den Mitarbeiter wiederum motivieren.

Nachteile:

  • Die Planung des nächsten Arbeitstages kostet zusätzlich Zeit.
  • Die Definition exakter Zeitfenster für verschiedene Aufgaben ist oft schwer absehbar, vor allem, wenn es sich um neue Projekte handelt.
  • Kritisch wird der relativ hohe Anteil an Pufferzeit im Konzept gesehen, der an vielen Tagen und je nach Tätigkeit eventuell zu groß ist.

Weitere Techniken für ein effektiveres Zeitmanagement sind zum Beispiel:

  • das Pareto-Prinzip
  • die Pomodoro-Technik
  • die Eisenhower-Matrix

Fazit

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik. Durch die sehr konkrete Definition der Aufgaben für den nächsten Arbeitstag inklusive Zeitfenstern soll sie strukturierteres Arbeiten und realistische Tagesplanungen ermöglichen. Ein fixer Bestandteil der Methode ist die Einplanung zusätzlicher Pufferzeiten, die unvorhergesehene Ereignisse abfangen sollen.

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