Checkliste Urlaubsübergabe: So kannst du entspannter abtauchen!

Auf den letzten Drücker und mit zusätzlichem Stress in den Urlaub starten – das muss nicht sein. Punkt für Punkt: Wie du eine reibungslose Urlaubsübergabe an deine Kollegen schaffst, damit du deinen nächsten Urlaub von Anfang an rundherum genießen kannst.

Eine gute Vorbereitung ist alles

Vor dem Urlaub kommt schnell mal Hektik auf: Wer macht eigentlich was, während du Strand und Sonne genießt, Museen besuchst oder Alpengipfel erklimmst? Wer wird intern und bei Kunden und Partnern zum nervenstarken Ansprechpartner für die laufenden Projekte? Wie verhinderst du, dass sich die unbeantworteten Mails und Anrufe bis zu deiner Rückkehr an den Arbeitsplatz häufen und die ganze Erholung gleich wieder dahin ist? Ganz einfach – indem du deine Abwesenheit und die Urlaubsübergabe wie ein Miniprojekt planst.

Was vor dem Urlaubsantritt oft noch schiefläuft

Eine wohlorganisierte Urlaubsübergabe nimmt den ganzen Druck raus – für dich selbst, für deine Kollegen und die Vorgesetzten. Du kannst wesentlich entspannter aufbrechen, wenn du weißt, dass in den kommenden Tagen alles in guten Händen ist und keines deiner Projekte Not leiden wird. Das erfordert jedoch auch eine sorgfältige Planung und klare Kommunikation.

Typische Hindernisse, die du so vielleicht auch schon erlebt hast: Die Kunden und Kollegen werden viel zu spät über den geplanten Urlaub informiert und sind von den Zusatzaufgaben überrumpelt. Die Urlaubsvertretung wird nur unzureichend oder gar nicht eingearbeitet. Der Arbeitsplatz wird im totalen Chaos hinterlassen, Dokumente sind nicht auffindbar. Unklare Absprachen und Abläufe stiften Verwirrung im Team. Die Übergabe erfolgt sehr lückenhaft oder findet gar nicht erst statt. Das sieht dann eher nach einer eiligen Flucht als nach einem koordinierten Urlaub aus. Du machst es jedoch besser und kommunizierst deine Abwesenheit im Unternehmen nicht nur rechtzeitig, sondern hast auch die Urlaubsübergabe so gut vorbereitet, dass die Arbeit auch ohne dich reibungslos weitergehen kann.

Keine Pflicht für dich: im Urlaub erreichbar sein

Gut zu wissen, falls dennoch etwas zu klären wäre: Rechtlich gesehen müssen Arbeitnehmer während ihres Urlaubs nicht erreichbar sein. Dein Urlaubsanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geschützt, und diese Zeit sollte auch ganz der Erholung dienen. Stichwort ist hier eine „Erwerbstätigkeit während des Urlaubs“, die dem Urlaubszweck widersprechen würde. Dazu gehören auch Mails, die „zwischendurch mal kurz“ beantwortet werden sollen.

In der Praxis sieht es anders aus, weil viele Berufstätige über die digitalen Medien und WLAN am Urlaubsort dennoch oft freiwillig ihre Mails checken, schon aus Furcht, die liegengebliebene Arbeit nach dem Urlaub nicht stemmen zu können. Etliche Unternehmen sind deshalb auch schon dazu übergegangen, den Mailversand zu Urlaubszeiten ganz einzustellen, um die Erholung und die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter langfristig sicherzustellen.

Dennoch kann es vielleicht sinnvoll sein, im Einvernehmen mit Arbeitgeber und Personalabteilung die Erreichbarkeit für absolute Notfälle zu klären. Lege allerdings mit deinen Vorgesetzten und deiner Urlaubsvertretung bei der Übergabe klare Grenzen für solche Situationen fest, um mögliche Missverständnisse auszuschließen und deine Erholung eben nicht zu gefährden. Es sollte im Interesse deines Arbeitgebers sein, dass du mit frischer Tatkraft anschließend durchstarten kannst. Mit folgender Checkliste schaffst du dir Freiraum für die schönste Zeit des Jahres und arbeitest die erforderlichen Übergabepunkte effizient ab.

Checkliste: Urlaubsübergabe für Profis

Übergabeprotokoll anlegen

• Erstelle ein Übergabeprotokoll mit dem Projektstatus, den anstehenden Aufgaben und Deadlines und mache das Protokoll per Mail, über eine Server-Ablage oder als Ausdruck für relevante Kollegen und Vorgesetzte zugänglich.
• Fass dich dabei möglichst kurz, damit aus dem Protokoll kein anstrengendes mehrseitiges Dokument wird.
• Notiere darin auch die Dauer deiner Abwesenheit sowie die Ablageorte für relevante Ordner, Daten und Materialien. Liste bei Bedarf auch noch die Zugangsdaten für Tools und Systeme auf.
• Gib wichtige Kontakte auf Dienstleister- und Kundenseite sowie intern im Team im Protokoll an, die für anstehende Aufgaben und Projekte entscheidend sind.

Urlaubsvertretung bestimmen

• Bestimme – falls du hier ein Mitspracherecht hast – möglichst immer jemanden mit Projekteinblick und mit der notwendigen fachlichen Kompetenz als Vertretung. Praktikanten und Werkstudenten können und sollten auch keine betriebs- und kundenrelevanten Entscheidungen treffen. Daher will dieser Punkt gut überlegt und abgestimmt sein.
• Informiere wichtige Kunden über deine Abwesenheit und die Urlaubsvertretung und stelle diese Person bei Bedarf vorher noch persönlich vor.
• Falls dein Unternehmen mit digitalen Projektmanagement-Lösungen arbeitet, weise den entsprechenden Aufgaben, Rollen und Tickets die jeweiligen Vertretungspersonen zu.
• Du hast Sonderaufgaben im Betrieb? Vergiss nicht, auch jemanden für Tätigkeiten wie Auszubildende betreuen, Kaffeemaschine warten, Pflanzen gießen oder Bestellungen aufgeben zu bestimmen.

Wichtiges zeitnah kommunizieren

• Teile den Zeitraum deines Urlaubs und den Namen deiner Vertretung inklusive Kontaktdaten frühzeitig mit, nicht erst am letzten Arbeitstag.
• Sende kurz vor Urlaubsantritt noch einmal eine Mail-Erinnerung ans Team und an Vorgesetzte und weise auf dein Übergabeprotokoll hin.
• Bei komplexeren Projekten und Aufgaben empfiehlt sich vielleicht auch ein Übergabegespräch zur Klärung von Fragen, Abläufen, Deadlines und Zuständigkeiten.

E-Mail und Telefon einrichten

• Richte am letzten Arbeitstag in deinem E-Mail-System eine Abwesenheitsnotiz ein. Darin gibst du an, wie lange du im Urlaub bist, ob eintreffende Mails bearbeitet werden und wer vertretungsweise Ansprechpartner ist. Hier Textbausteine zur Orientierung:

Variante 1: „Liebe Kunden und Geschäftspartner, vom [Datum] bis [Datum] bin ich im Urlaub. In dieser Zeit werden Mails nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen erreichen Sie meine Vertretung [Name] unter [Kontaktangaben]. Ich melde mich nach meiner Rückkehr direkt bei Ihnen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“

Variante 2: „Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich bis zum [Enddatum] im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf mein E-Mail-Postfach. In dringenden Fällen kann meine Vertretung weiterhelfen. Sie erreichen [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer]. Vielen Dank!„

• Wenn du in einem internationalen Unternehmen arbeitest, ist eventuell vereinbart, „Out of Office“-Bausteine auf Deutsch und Englisch zu formulieren. Hier ein Vorschlag für die englische Variante einer Abwesenheitsnotiz:

„Thank you for your email. I am currently on vacation from [Start Date] until [End Date] and will not be monitoring my email during this period. For urgent matters, please contact my representative [Representative’s Name] at [Email Address] or [Phone Number]. I will personally address all inquiries upon my return. Thank you!“

• Leite am letzten Arbeitstag auch Telefonanrufe auf deine Vertretung oder auf den Empfang um, je nachdem welche betrieblichen Regelungen hierzu vereinbart sind. Richte eine entsprechende Nachricht auf dem Anrufbeantworter ein.

Arbeitsplatz ordnen

• Räume deinen Arbeits- oder Schreibtisch auf und nimm Privates (ja, auch das kleine Deko-Kätzchen) mit nach Hause.
• Platziere wichtige Ordner und Unterlagen sowie einen Ausdruck deines Übergabeprotokolls auf dem Schreibtisch oder in einer gekennzeichneten Ablage.
• Überprüfe Schubladen, Schränke und auch den Kühlschrank in der Teeküche auf Lebensmittel. Nichts ist nerviger als eine Hinterlassenschaft alter Tupper-Schüsseln und vergessener Joghurts.
• Plane, wenn möglich, auch schon die Aufgaben für deinen ersten Arbeitstag nach dem Urlaub – mit entsprechenden Zeitfenstern, damit du alle Mails und die Post lesen, dich bei deinen Kollegen zurückmelden und zeitnah auf Anfragen und Anforderungen von Kunden und Dienstleistern reagieren kannst.

Wertschätzung zeigen

Ein kleines Dankeschön vorab kann Wunder wirken. Bevor du endgültig in den Urlaub aufbrichst, zeige den Kollegen, die dich vertreten, mit einer persönlichen Nachricht oder in einer Mail, wie sehr du ihre Unterstützung zu schätzen weißt. So fühlst du dich besser, weil du dich darauf verlassen kannst, dass alles in guten Händen ist. Deine Kollegen fühlen sich ihrerseits anerkannt und sind motiviert, dich während deiner Abwesenheit bestmöglich zu vertreten.

Abwesenheit nachbereiten

• Nimm dir nach dem Urlaub auch die Zeit für eine Nachbesprechung mit deiner Vertretung und überprüfe, was während deiner Abwesenheit gut lief und was künftig noch verbessert werden sollte.
• Gehe systematisch durch deine E-Mails und priorisiere die neu anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Aufschiebbarkeit.
• Notiere dir, was du für die nächste Urlaubszeit vielleicht noch optimieren kannst – beispielsweise indem du diese Checkliste um weitere Aspekte ergänzt und sie für kommende Urlaubsübergaben abspeicherst.
• Teile deine Erfahrungen und auch deine Checkliste mit Kollegen und ermögliche so auch ihnen mit deinen Tipps und Empfehlungen einen entspannteren Aufbruch in den Urlaub.
• Solch eine Liste könnte künftig sogar – bereichsneutral aufbereitet – ein hilfreicher Bestandteil der Unternehmenskommunikation werden.

Fazit

Eine gelungene Urlaubsübergabe ist definitiv der erste Schritt zum sorgenfreien Urlaub. Je besser du sie planst, desto schneller kannst du vom herausfordernden Arbeitsalltag abschalten und erholt an den Arbeitsplatz zurückkehren. Mit einer guten Vorbereitung und klarer Kommunikation stellst du zudem sicher, dass du von krisengetriebenen Rückfragen der Kollegen im Urlaub unbehelligt bleibst.

Fakt ist auch, dass nicht nur du auf diese Weise profitieren kannst, sondern auch dein Team und dein Unternehmen. Deine Vorgesetzten registrieren mit Sicherheit, dass du in allen Belangen stets gut organisiert bleibst und vorausschauend planen kannst. Sie schätzen deine Stärken in Sachen Zeit- und Projektmanagement und dein Verantwortungsbewusstsein im Job und setzen ihr Vertrauen auch künftig in dich. So kannst du ganz nach Kurt Tucholsky „die Seele baumeln lassen“. Du bleibst leistungsfähig und pflegst gleichzeitig ein faires und kollegiales Miteinander.

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Jutta Steinhart

Jutta ist freie Autorin für careeasy – Dein Karriere-Magazin. In Münster hat sie Kommunikations- und Politikwissenschaft sowie Anglistik studiert, ein Volontariat absolviert und später auf Verlags-, Unternehmens- und Agenturseite gearbeitet. Seit 2014 ist sie selbstständig und schreibt u. a. zu Themen wie New Work, Coaching, Mitarbeiterbindung, Employer Branding und Digitalisierung.