„Jetzt reicht es mir! Das gibt einen Eintrag in Ihre Personalakte!“, schreit dir deine Chefin wutentbrannt entgegen. Bei dir bricht Panik aus: Was heißt das nun genau? Und mit welchen unmittelbaren Konsequenzen musst du rechnen? Wir erklären dir, was die Personalakte ist, was drinstehen darf und welche Informationen dort absolut nichts zu suchen haben.

Die wichtigsten Fakten zur Personalakte

Egal, ob internationaler Konzern, mittelständisches Unternehmen oder kleiner Familienbetrieb: Personalakten ihrer Mitarbeiter dürfen alle Firmen führen. Sie müssen dies jedoch nicht tun. Allerdings erweist es sich für die Unternehmen in der Regel als außerordentlich praktisch, eine Dokumentensammlung zu jedem Mitarbeiter anzulegen.

Kurz & bündig

  • Die Personalakte ist eine Dokumentensammlung, die ein Unternehmen über seinen Mitarbeiter anlegt.
  • Die Akte kann in Papierform oder aber auch in digitaler Form vorhanden sein. In jedem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, sie vertraulich zu behandeln.
  • Der Arbeitnehmer kann jederzeit ohne Angabe von Gründen Einsicht in seine Personalakte vom Arbeitgeber verlangen.

Was darf in die Personalakte?

Die folgende Liste zeigt dir auf, welche Unterlagen und Dokumente zu einer Person in einer Personalakte abgelegt werden dürfen.

Aktenschrank Personalakte
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Wann darf der Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakte nehmen?

Wenn du als Arbeitnehmer Einsicht in deine Personalakte nehmen möchtest, ist es wichtig zu verstehen, dass du grundsätzlich das Recht dazu hast. Dieses Recht ist im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt. Deine Personalakte enthält alle Daten und Vorgänge, die mit deinem Beschäftigungsverhältnis zusammenhängen, und du hast das Recht, diese Informationen zu überprüfen. Die Einsichtnahme kann wichtige Einsichten darüber geben, wie deine Leistungen bewertet wurden und welche Informationen über dich gespeichert sind. Du kannst diese Einsicht während der Arbeitszeit und am Arbeitsplatz verlangen, wobei dein Arbeitgeber dir dabei keine Steine in den Weg legen darf.

Falls du Mitglied im Betriebsrat bist, kannst du sogar zusätzliche Unterstützung bei der Einsichtnahme erhalten. Es ist auch dein Recht, Kopien von Dokumenten aus deiner Personalakte anzufordern, wobei eventuell anfallende Kosten für Kopien von dir zu tragen sind. Solltest du Fehler oder veraltete Informationen in deiner Akte finden, hast du das Recht, die Korrektur oder das Entfernen dieser Daten zu verlangen. In bestimmten Fällen, wenn es um sensible oder besonders schützenswerte Daten geht, gelten zusätzliche Regelungen nach der DSGVO, die deinen Datenschutz weiter verstärken.

Die Einsicht in deine Personalakte ist ein fundamentales Recht, das dir hilft, Transparenz über die zu deiner Person gespeicherten Informationen zu erhalten und gegebenenfalls Korrekturen zu veranlassen. Es ist ein wichtiger Bestandteil deiner Rechte als Arbeitnehmer, sicherzustellen, dass mit deinen persönlichen Daten sorgfältig und korrekt umgegangen wird.

Das hat nichts in der Personalakte verloren

Doch bei weitem nicht alles darf in einer Personalakte gesammelt werden. Absolut nichts verloren haben dort Informationen, die ausschließlich die Privatsphäre und Interessen des Mitarbeiters betreffen, beleidigende oder verunglimpfende Inhalte oder auch Unwahrheiten. Nicht in die Personalakte gehören also beispielsweise

  • private Informationen wie Hobbies oder Angaben zu Reisezielen,
  • Krankheitsgründe,
  • stark wertende, unsachliche oder gar beleidigende Aussagen über den Mitarbeiter oder
  • Links zu Social-Media-Profilen des Arbeitnehmers.

Digitale Personalakte

Die digitale Akte bringt einige Besonderheiten mit sich, die insbesondere im Kontext von Arbeitsverhältnissen und der Personalverwaltung relevant sind. Grundsätzlich ermöglicht die digitale Akte einen schnelleren Zugriff auf personenbezogene Daten der Arbeitnehmer. Dies ist vor allem für Personalverwalter von großem Vorteil, da es die Effizienz bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten erheblich steigert. Als Arbeitnehmer hast du in der Regel das Recht, deine eigene digitale Akte einzusehen.

Dieser Anspruch ist wichtig für die Transparenz und das Verständnis deiner eigenen Arbeitsbedingungen und -entwicklung. Betriebsrat und Betriebsratsmitglieder spielen ebenfalls eine wichtige Rolle im Umgang mit digitalen Akten. Sie müssen sicherstellen, dass die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt bleiben und die Datenverarbeitung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Die digitale Akte fördert also nicht nur die Effizienz, sondern auch die Rechtssicherheit und Transparenz in Arbeitsverhältnissen. Sie eröffnet neue Möglichkeiten für die Personalverwaltung, setzt aber auch ein hohes Maß an Verantwortung voraus, um den Datenschutz und die Privatsphäre der Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Achtung, Datenschutz!

Da es sich durchaus um sensibles Datenmaterial handelt, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters zu wahren. Er muss also auch dafür Sorge tragen, dass keine Unbefugten an das Material gelangen können. Je nachdem, ob die Akte in Papierform oder digital angelegt ist, sind also die entsprechenden Vorkehrungen von deinem Arbeitgeber zu treffen.

Mittlerweile gibt es jede Menge unterschiedlicher HR-Software, die unter anderem auch spezielle Tools für elektronische Akten enthält. Selbstverständlich dürfen die dort angelegten Personalakten nicht für jeden frei einsichtig sein, sondern müssen passwortgeschützt in einem bestimmten Bereich hinterlegt sein, auf den nicht jeder Mitarbeiter Zugriff hat.

Führt ein Arbeitgeber noch Personalakten in Papierform, so dürfen auch diese nicht in einem offen für jeden zugänglichen Schrank aufbewahrt werden. Sie müssen an einem sicheren Ort, zum Beispiel in einem verschlossenen Schrank, gelagert sein.

Generell gilt: Mitarbeiter der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung, auch wenn diese zu externen Dienstleistern gehören, haben eingeschränkte Einsichtsrechte in die Personalakten der Beschäftigten. Diese beziehen sich nur auf die Daten, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Wünscht dies ein Angestellter, so kann er auch Arbeitnehmervertreter dazu bevollmächtigen, Einblick in seine Akte zu erhalten. Sowohl für Arbeitgeber, Betriebsratsmitglieder, Personaler und Buchhalter gilt: Sie alle müssen absolute Schweigepflicht über die Inhalte der Personalakten bewahren.

Deine Rechte

Für dich wichtig zu wissen: Du hast das Recht, jederzeit Einsicht in deine eigene Personalakte zu nehmen, und du musst dafür keinen besonderen Grund angeben. Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, dich jedes Mal darüber zu informieren, wenn eine neue Eintragung in deine Akte gemacht wird, solltest du von diesem Recht auch immer wieder Gebrauch machen. Verlange also in bestimmten Abständen, einen Blick in deine Akte werfen zu dürfen. Du kannst dir Kopien machen und auch Notizen anfertigen. Zudem darfst du auch Gegendarstellungen vornehmen, wenn du der Meinung bist, dass ein Sachverhalt falsch dargestellt ist.

Erlaubt dir dein Chef nicht, einen Einblick in deine Personalakte zu bekommen, gehst du am besten folgendermaßen vor:

  • Teile ihm zunächst schriftlich eine Frist mit, bis zu deren Ablauf du Einsicht verlangst.
  • Fordere ihn auf, dir eine Begründung für die Verweigerung der Einsichtnahme zu nennen.
  • Schalte den Betriebs- oder Personalrat ein bzw. ziehe einen Anwalt hinzu.
Abmahnung in Personalakte
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Abmahnung in der Akte?

Verstößt du als Mitarbeiter mit deinem Verhalten gegen in deinem Arbeitsvertrag festgehaltene Pflichten, kannst du von deinem Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten. Details, welchen Formalia eine Abmahnung entsprechen muss, findest du hier. Diese Abmahnung findet in aller Regel einen Platz in deiner Personalakte. Bist du mit den Hintergründen dazu absolut nicht einverstanden, kannst du verlangen, dass eine schriftliche Gegendarstellung oder ein Widerspruch von deiner Seite beigelegt wird. In der Folge kannst du dann fordern, dass die aus deiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung entfernt wird.

Ist es allerdings passiert und in deiner Personalakte befindet sich eine Abmahnung, der du auch nicht widersprichst, stellt sich die Frage: Wie lange verbleibt dieser Vermerk in deiner Personalakte? Konkrete Fristen hierzu gibt es nicht. In manchen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist eine Zeitspanne angegeben, nach deren Ablauf die Abmahnung gelöscht wird. Generell gilt jedoch: Der Arbeitgeber muss eine Abmahnung erst dann löschen, wenn sie keinerlei Relevanz mehr für das bestehende Arbeitsverhältnis hat (vgl. BAG, Az. 2 AZR 782/11). Gegebenenfalls muss dies auch erst auf Bitte des Betroffenen hin geschehen, sprich du müsstest dafür selbst aktiv werden und um eine Löschung des Vermerks anfragen.

Fazit

Fast jedes Unternehmen führt heutzutage eine Personalakte über seine Mitarbeiter; schon allein aus praktischen Gründen. Da dich dein Arbeitgeber nicht darüber informieren muss, wenn in der Akte Einträge vorgenommen werden, solltest du von ihm in regelmäßigen Abständen Einblick in die Akte verlangen. Das steht dir zu und ist dein gutes Recht. 

Es ist besonders wichtig zu verstehen, welche Daten über dich während deines Dienstverhältnisses gesammelt wurden. Der Anspruch auf Auskunft wird nicht nur durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sondern auch durch das Bundesbeamtengesetz für Beamte geregelt. Personalverwalter sind verpflichtet, dir Zugang zu gewähren und dabei die Vertraulichkeit deiner Daten zu wahren. Durch die Einsicht kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Dieses Recht stärkt deine Position und fördert Transparenz im Umgang mit Mitarbeiterdaten.

Quellen:
arbeitsrechte.de, juris.bundesarbeitsgericht.de

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