Von Mietvertrag bis Kredit: Hier zählt dein Gehaltsnachweis

Hast du schon einmal einen Gehaltsnachweis von deinem Arbeitgeber benötigt? In der Regel brauchst du das Dokument, um einen zukünftigen Vermieter oder deine Hausbank von deiner Zahlungsfähigkeit zu überzeugen. Erfahre, wie der Beleg aussehen muss, damit er dir Chancen eröffnet.

Welche Funktion ein Gehaltsnachweis hat

Bei unterschiedlichsten finanziellen Verpflichtungen können Vertragspartner einen Gehaltsnachweis von dir verlangen. Wenn du zum Beispiel einen größeren Kredit aufnehmen oder eine Wohnung mieten möchtest, wirst du oft schon in den begleitenden Formularen dazu aufgefordert, mit dem Antrag auch einen Gehaltsnachweis einzureichen.

Dieser Nachweis dient dazu, deine Beschäftigungssituation und die daraus resultierende finanzielle Zuverlässigkeit zu belegen. Verdienst du überhaupt so viel, dass du eine einmalige Kaution, die monatliche Miete und anfallende Nebenkosten für deine Traumwohnung dauerhaft stemmen kannst? Ist dein Jahreseinkommen hoch genug, um die Ratenzahlungen eines Kredits über mehrere Jahre hinweg zu bedienen? Und bietet dein Arbeitgeber dir eine längerfristige Perspektive im Betrieb, die dein Einkommen dauerhaft sichert?

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Welche Pflichten der Arbeitgeber hat

Für die Ausstellung eines einfachen Gehaltsnachweises ist dein Arbeitgeber – auf Nachfrage – zuständiger Ansprechpartner. Die Personalabteilung oder die Buchhaltung deines Unternehmens erstellt und bestätigt dir dazu mit Datum, Stempel und Unterschrift in der Regel ein Dokument. Dieses gibt Auskunft über deine persönlichen Daten und Arbeitgeberdaten, das gegenwärtige Brutto- und Nettoeinkommen sowie anfallende Abzüge. Im Idealfall ergibt sich aus dem Gehaltsnachweis noch dein Eintritt ins Unternehmen bzw. die Dauer der bisherigen Beschäftigung, bestehende Vereinbarungen zu Gehaltserhöhungen (beispielsweise Staffelungen) sowie die aktuelle Höhe deines Jahreseinkommens inklusive Zusatzleistungen und -vergütungen.

Wichtig: Die Pflicht zur Ausstellung solch eines „separaten“ Gehaltsnachweises jenseits der regulären Gehaltsabrechnung ist in Deutschland nicht geregelt. In den meisten Fällen gilt ja schon die monatliche Gehaltsabrechnung, die dein Arbeitgeber bereits pflichtgemäß „in Textform“ ausstellen muss, als ausreichenden Nachweis des Einkommens gegenüber dritten Parteien wie Banken oder Vermieter.

Allerdings gibt es Situationen, in denen du möglicherweise einen Nachweis benötigst, der über eine reguläre monatliche Gehaltsabrechnung hinausgeht. Das kann beispielsweise für einen Kreditantrag relevant sein, bei dem der Nachweis eines kontinuierlichen Einkommens über einen längeren Zeitraum erforderlich ist. In solchen Fällen ist es üblich, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber um die Ausstellung des entsprechenden Nachweises bittet.

Dem kommen Unternehmen in der Regel auch gern nach, um ihre Mitarbeiter bei der Erfüllung von Anforderungen wie der Wohnungsmiete, einem Fahrzeugkauf und anderen größeren Anschaffungen bestmöglich zu unterstützen. Es stärkt schließlich die Mitarbeiterbindung, wenn die Beschäftigten ihr persönliches Glück im Umfeld des Unternehmens und mit Unterstützung ihres Arbeitgebers realisieren können.

Wo ein Gehaltsnachweis sehr oft benötigt wird

Sobald deine Zahlungsfähigkeit auf dem Prüfstand steht, kommt auch direkt die Frage nach der Stabilität deines Einkommens. In folgenden Fällen wird ein Gehaltsnachweis besonders häufig angefordert:

Wohnungssuche und Mietverträge: Vermieter verlangen neben der Schufa-Auskunft oft noch einen Gehaltsnachweis als Voraussetzung, um sicherzustellen, dass potenzielle Mieter auch finanziell in der Lage sind, ihre Miete zu zahlen. Aus dem Gehaltsnachweis können sie unter Umständen schon herauslesen, wie regelmäßig dein Einkommen ist, wie lange du schon in deinem Unternehmen tätig bist und ob dein Arbeitgeber langfristig mit dir plant. Gut zu wissen: Bei der Übermittlung des Nachweises an den Vermieter dürfen persönliche Angaben wie Familienstand oder Religionszugehörigkeit geschwärzt werden. Relevant für den Vermieter dürfen einzig nur Angaben zu Einkünften sein.

Kreditanträge: Du willst eine Wohnung oder ein Haus für deine Familie finanzieren? Banken und Kreditinstitute verlangen den Gehaltsnachweis, um die Kreditwürdigkeit und das regelmäßige Einkommen eines Antragstellers zu überprüfen, bevor sie einen größeren Kredit mit langen Laufzeiten genehmigen.

Beantragung von Finanzprodukten: Auch für die Beantragung von Finanzprodukten kann ein Gehaltsnachweis erforderlich sein. So möchten Leasinggeber genau wissen, ob du regelmäßige Einkünfte hast, mit denen du anfallende Raten, beispielsweise für ein neues Fahrzeug, über die gesamte Laufzeit eines Leasings bedienen kannst. Aussteller von Kreditkarten sind daran interessiert, ob dein Konto ausreichend Deckung für die Kartenabrechnungen hat.

Finanzielle Unterstützung: Bei der Beantragung von Stipendien oder staatlicher finanzieller Unterstützung wie Wohngeld oder Arbeitslosengeld II als zusätzliche Unterstützung kann ein Gehaltsnachweis bzw. eine Einkommensbescheinigung des Arbeitgebers erforderlich sein, um die Vergütung der letzten Monate und die finanziellen Bedürfnisse nachzuweisen.

Beantragung eines Visums: Für einen längerfristigen Aufenthalt oder für ein Arbeitsvisum im Ausland kann ein Gehaltsnachweis erforderlich werden, um zu belegen, dass der Antragsteller im Ausland finanziell abgesichert ist.

Unterstützung in rechtlichen Angelegenheiten: Bei Scheidungen, Unterhaltsstreitigkeiten oder anderen Rechtsangelegenheiten kann ein Gehaltsnachweis verlangt werden, um die finanzielle Situation einer Partei genauer zu ermitteln.

Wie sich Gehaltsnachweis und Gehaltsabrechnung unterscheiden

Der Gehaltsnachweis ist damit eine ganz offizielle Verdienstbescheinigung deines Arbeitgebers. Sie soll hauptsächlich als Nachweis gegenüber dritten Parteien dienen. Dieses Dokument sollte noch etwas aussagekräftiger als eine reguläre Lohn- oder Gehaltsabrechnung sein. Diese erhältst du ja selbst automatisch jeden Monat von deinem Arbeitgeber mit sämtlichen Lohn- bzw. Gehaltsdaten als Beleg für das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung Bund als Träger der gesetzlichen Rentenversicherung.

Klar, auch eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung führt in der Regel detailliert alle Bestandteile des monatlichen Entgelts auf. Unter anderem finden sich darin das Bruttogehalt bzw. den Bruttolohn, Zuschläge für Überstunden und Wochenenddienste, vermögenswirksame Leistungen, Geld- und Sachleistungen wie Boni oder Fahrtkostenzuschüsse, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abzüge, der verbleibende Urlaubsanspruch sowie die Summe des Nettogehalts.

Die jeweilige Abrechnung gibt jedoch wie gesagt nur Auskunft über einen einzelnen Bezugsmonat. Die anfordernden Drittparteien möchten jedoch meist einen verbindlicheren Eindruck von deiner Einkommenslage auch über den aktuellen Monat hinaus erhalten. Dies kann der ausführlichere Gehaltsnachweis des Arbeitgebers leisten.

Dennoch akzeptieren Makler und Vermieter bei der Wohnungssuche manchmal auch die einzelne monatliche Gehaltsabrechnung oder drei solcher Abrechnungen in Reihe als Nachweis der Zahlungsfähigkeit. Doch in der Regel wird bei Finanzgeschäften mehr verlangt – praktisch ein Beleg deines Arbeitgebers, dass er dir auf längere Sicht zuverlässig regelmäßiges Gehalt bezahlt.

Abgrenzung von Lohn und Gehalt

Ein Gehalt ist ein monatlicher Festbetrag für deine Gesamtleistungen in Festanstellung. In diesem Fall erhältst du eine Gehaltsabrechnung.

Ein Lohn kann jeden Monat variieren und beispielsweise anhand abgeleisteter Stunden beglichen werden. Dann erhältst du eine Lohnabrechnung.

So forderst du den Gehaltsnachweis an

Wenn du einen Gehaltsnachweis bei der Personalabteilung oder der Buchhaltung deines Unternehmens anforderst, formuliere möglichst genau, wofür du ihn benötigst. So können die zuständigen Kollegen die relevanten Informationen einbeziehen und gegebenenfalls auch Rückfragen an dich stellen.

Gib auch an, ob besondere Formate oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, besonders wenn du den Nachweis für offizielle oder rechtliche Zwecke benötigst. Nenne die Fristen, bis zu denen du den Gehaltsnachweis benötigst, und bitte gegebenenfalls um eine zügige Bearbeitung.

Bedanke dich für die Unterstützung und die Mühe und überprüfe den fertigen Nachweis unbedingt auf seine Richtigkeit, bevor du ihn weitergibst. Schließlich soll er Hürden für dich beseitigen, keine neuen schaffen!

Was ein Einkommensnachweis alles belegt

Um die Verwirrung zu komplettieren: Neben den beiden genannten Begriffen gibt es noch einen dritten, der ebenfalls gern synonym in diesem Zusammenhang verwendet wird. Es handelt sich um den Einkommensnachweis. Er kann noch viel mehr Informationen liefern als der Gehaltsnachweis des Arbeitgebers – eben über das gesamte Einkommen.

Beispielsweise belegt der Einkommensnachweis, ob du Bezüge über ein regelmäßiges Gehalt hinaus erhältst, wie eine Rente oder Mieteinnahmen, Einnahmen aus selbstständigen Tätigkeiten, Erträge aus Kapitalvermögen, Dividenden von Wertpapieren, Einkünfte aus einer Tätigkeit als Vorstand oder Aufsichtsrat, Kindergeld etc.

Dokumentieren wirst du das dann bei Bedarf eher über eine ganze Sammlung von Nachweisen wie Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Verträge, Rentenbescheide, Steuerbescheide, da in diesem speziellen Fall nicht mehr nur dein Arbeitgeber mit einem Einzelnachweis dafür zuständig sein kann.

Etwas anders gestaltet es sich auch für Selbstständige und Freiberufler, einen „offiziellen“ Nachweis ihrer Einkünfte zu erbringen, da diese ja durchaus jährlich unterschiedlich ausfallen können. Vor allem lassen sich Honorare weniger gut prognostizieren. Hier sind in der Regel der Einkommensteuerbescheid des Finanzamts, Kontoauszüge der letzten Monate oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zum Geschäftsvorjahr hilfreich, um den geforderten Nachweis für die Bonität zu erbringen. Auch in diesem Fall trifft klar der Begriff Einkommensnachweis zu.

Fazit

Ein Gehaltsnachweis ist viel mehr als nur ein Dokument: Er ist ein Beleg deiner finanziellen Zuverlässigkeit. In einer Welt, in der finanzielle Glaubwürdigkeit entscheidend ist, stellt er die erforderliche Transparenz her. Ob bei der Wohnungssuche, bei Kreditanträgen oder bei beruflichen Veränderungen, ein ordentlicher Gehaltsnachweis kann dir den Zugang dazu erleichtern und dir damit bessere Chancen im Leben eröffnen.

Der Nachweis kann dir und deinem Finanzberater zudem helfen, deine finanzielle Situation besser zu verstehen und längerfristige Strategien wie Investitionen oder Altersvorsorge zu entwickeln. Selbst bei Gehaltsverhandlungen oder bei der Suche nach einem neuen Job kann er wirksam sein, um darauf aufsetzend ein besseres Angebot zu verhandeln.

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Jutta Steinhart

Jutta ist freie Autorin für careeasy – Dein Karriere-Magazin. In Münster hat sie Kommunikations- und Politikwissenschaft sowie Anglistik studiert, ein Volontariat absolviert und später auf Verlags-, Unternehmens- und Agenturseite gearbeitet. Seit 2014 ist sie selbstständig und schreibt u. a. zu Themen wie New Work, Coaching, Mitarbeiterbindung, Employer Branding und Digitalisierung.