Und, wie hältst du es so? Eher „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder lieber „Hey Leute“? Die Sprache im geschäftlichen Alltag hat sich in den letzten Jahren enorm gewandelt. Wie locker ist noch okay, bzw. ab wann kann ein zu umgangssprachlicher Ton unpassend wirken?

Früher war alles mehr oder weniger klar: Geschäftsbriefe beginnen mit „Sehr geehrte bzw. Sehr geehrter …“ und enden mit einer Formel wie „Hochachtungsvoll,“ oder zumindest „Mit freundlichen Grüßen“. Doch heutzutage, in Zeiten von Firmenchats, WhatsApp-Kommunikation und Mails, wirken diese Floskeln oft irgendwie fehl am Platz. Ist das zu förmlich, zu distanziert, zu altbacken? Oder erwartet mein Gegenüber genau solch eine standardisierte Kommunikation? Eines ist klar: Auf jeden Fall kann man hier jede Menge falsch machen.

Grußformeln: Nähe oder Distanz?

Lernst du eine Fremdsprache, wirst du ziemlich schnell Bekanntschaft mit den landesweit üblichen Grußformeln machen. Doch in der eigenen Muttersprache tut man sich manchmal trotzdem schwer, die passende Begrüßung oder Verabschiedung zu finden. Vor allem trifft das auf die Geschäftskommunikation im Beruf zu.

Was tut eine Grußformel? Sie stellt Nähe bzw. Distanz her, schafft eine Beziehung zwischen den beiden Kommunizierenden. Deshalb ist es durchaus wichtig, dass du hier den richtigen Ton triffst. Eine unpassende Begrüßung oder Verabschiedung wirkt nicht nur unhöflich, sondern oft auch inkompetent.

Natürlich ist berufliche Kommunikation lockerer geworden in den letzten Jahrzehnten. Früher undenkbar, duzen sich heute nicht nur Arbeitskollegen standardmäßig, sondern oftmals auch Vorgesetzte und ihre Mitarbeiter. Diese Lockerungen des allgemeinen Umgangstons wirken sich auch auf die offizielle Geschäftskommunikation aus. Aber Vorsicht: Ab und an unterschätzen gerade junge Arbeitskollegen, dass es doch in vielen Bereichen noch bestimmte Sprachformeln der Höflichkeit gibt, die nicht verletzt werden sollten. Da man saloppe Kommunikation mit Smileys und Scherzen mittlerweile so gewöhnt ist, überträgt man es tendenziell zu leicht auch auf die Bürokommunikation.

Geschäftskommunikation
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Wortwahl je nach Kanal

E-Mail

Faustregel 1: Bei Erstkontakt via Mail mit einer externen Firma bleibt man mit einem höflich-förmlichen „Sehr geehrte/r …“ auf der sicheren Seite.

Auch wenn sich das für dich unpassend anhört, es ist im Geschäftsleben üblich.

Egal ob Kunde, zukünftiger Geschäftspartner, Dienstleister oder einfach nur ein Ansprechpartner in einem anderen Unternehmen: Du signalisierst mit dieser Wortwahl, dass du dein Gegenüber wertschätzt und die Regeln höflicher Kommunikation beherrschst.

Kennst du deinen E-Mail-Empfänger bereits, kannst du je nach Anlass und Branche bereits bei der dritten oder vierten E-Mail zu einer etwas lockereren Ansprache wechseln. Das wären zum Beispiel:

  • „Guten Tag Herr/Frau …“
  • „Hallo Frau/Herr …“
  • „Liebe/r Frau/Herr …“

Vorsicht: Entscheide von Fall zu Fall, welche Begrüßung du wählst. Kennst du deinen Gesprächspartner schon ein wenig, kannst du sicher gut einschätzen, ob eine Anrede mit „Liebe/r …“ passt oder unpassend wirkt. Es gibt durchaus Bereiche, in denen man besser das formelle „Sehr geehrte/r …“ bleibehält.

Verabschiedungen am Ende der Mail sollten bei Erstkontakten ebenfalls förmlich bleiben. Hier hat man verschiedene Optionen, von sehr formell bzw. neutral bis locker:

  • „Ich freue mich auf eine Rückmeldung Ihrerseits und verbleibe mit freundlichen Grüßen …“
  • „Mit freundlichen Grüßen …“ bzw. „Freundliche Grüße …“
  • „Einen schönen Tag wünscht Ihnen …“
  • „Viele Grüße …“
  • „Beste Grüße …“
  • „Herzliche Grüße …“

Achtung: Abkürzungen wie „MfG“ oder „LG“ sollte man generell in offizieller Geschäftskommunikation vermeiden. Es wirkt unhöflich, sich nicht einmal die Zeit zu nehmen, diese beiden kurzen Worte auszuschreiben.

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Geschäftsbrief

Prinzipiell gelten dieselben Formalia für den Geschäftsbrief. Allerdings verschickt man heute nur noch in seltenen Fällen Briefe. In erster Linie greift man vor allem zu Gedrucktem, wenn man auf die Dokumentation der Kommunikation angewiesen ist oder einen Brief ganz gezielt als Werbemittel einsetzen möchte.

Ein Brief ist immer noch einen Tick seriöser und auch konservativer als eine Mail. Wähle hier also eine förmlichere Anrede sowie Verabschiedung. Bedrucktes Papier verzeiht nicht; was hier steht, hat Bestand und ist weniger flüchtig als E-Mail-Kommunikation.

Eine Anleitung, wie du einen Geschäftsbrief exakt verfasst, findest du hier: Geschäftsbrief schreiben: So gelingt der professionelle Brief

Betreff und Stil

Egal ob via Mail oder Brief, für den Empfänger sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, um welches Thema es in der Kommunikation geht. Also musst du im Betreff eine knappe, konkrete Information zum Vorgang oder Projekt geben. Hier gilt: Weniger ist mehr. Keine Detailangaben, sondern ein Schlagwort reicht hier aus. Vergleiche die Betreffzeile mit einem Titel, den du deinem Schreiben voranstellst.

Auch im Hauptteil solltest du komplizierte Begriffe vermeiden und generell eher kurze Sätze schreiben. Gehe mit der Zeit deines Gegenübers wertschätzend um. Weitere Tipps für eine verständliche Sprache in Geschäftsbriefen: Vermeide zu viele Substantivierungen und auch Passivkonstruktionen, wenn möglich.

Chat-Kommunikation

Früher war Chat-Kommunikation auf den privaten Bereich beschränkt, mittlerweile ist sie in den meisten Firmen Usus. In erster Linie findet auf diesem Kanal Kommunikation zwischen Kollegen statt, aber auch mit Dienstleistern.

Klar ist: Chat-Kommunikation ist salopper, knapper und verzeiht mehr.

Hier darf man ruhig mal mit einem kurzen „Hi“ oder „Servus“ begrüßen. Ein „Sehr geehrter Herr …“ als Anrede im Chat wirkt eher deplatziert.

Das heißt: Man darf umgangssprachlicher, kürzer und etwas formloser kommunizieren.

Das befreit dich aber nicht von Höflichkeit und Anstand: Auch hier solltest du die Grundregeln der Firmenkommunikation bzw. generelle Gesprächsregeln beachten. Es wird niemand beleidigt, gekränkt, und auch auf allzu heftige Scherze solltest du verzichten. Schließlich ist es nicht möglich, die direkte Reaktion des Gegenübers zu sehen und eventuell wiederum darauf zu reagieren. Missverständnisse sind da vorprogrammiert, wenn du dich zu direkt und unverblümt mitteilst.

In diesem Artikel findest du hilfreiche Tipps ums Chatten in der Bürokommunikation: Chatabkürzungen, die im Job helfen

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Die Sache mit den Emoticons

Früher war die Sache klar: Emoticons haben in der Geschäftskommunikation nichts verloren. Doch Emoticons sind mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Alltagskommunikation geworden und haben Einzug auch in Unternehmen und Büros gefunden.

Deshalb ist es okay, wenn man in Chats oder auch Mails ab und an, natürlich nur an passender Stelle, einen freundlichen Emoticon 😊 einfügt.

Aber aufgepasst: Verwende nur bekannte und unverfängliche Emoticons! Ein klassischer Smiley an der richtigen Stelle ist heutzutage kein No-Go mehr. 

Aber natürlich kommt es immer auf den Anlass und den Inhalt der Mail oder der Chatnachricht an. Es bietet sich auf jeden Fall an, Emoticons erst zu verwenden, wenn du deinen Kommunikationspartner bereits etwas näher kennst und ihn ein wenig einschätzen kannst. Dann kann es sich positiv auswirken, wenn du mal ein freundliches Gesicht einbaust. 

Gendern: Ja oder nein?

Hier scheiden sich die Geister: Gendern in der geschäftlichen Kommunikation? Schriftlich findet das bisher eher selten innerhalb der Firmenkommunikation statt. Aber natürlich gibt es Unternehmen oder Institutionen wie beispielsweise oftmals Hochschulen, die sich zu einer bestimmten Gendersprache verpflichtet haben. Dann ist es nur konsequent, wenn du diesen Sprachstil auch in deinen beruflichen Schriftwechseln verfolgst. 

Gibt es in deiner Firma hierzu keine internen Vorgaben oder Richtlinien, ist es aktuell eher ungewöhnlich, in Mails oder Briefen zu gendern.

Fazit

Generell gilt: In der Geschäftskommunikation in Briefen, E-Mails und Chats muss man seinen Sprachstil und Wortschatz immer nach der Zielperson und dem Anlass der Kommunikation ausrichten. Briefe und Mails gehören mittlerweile zur klassischen Kommunikation und hier sollte ein höfliches, eher formelles sprachliches Niveau gewählt werden. Je besser du allerdings dein Gegenüber kennst, umso mehr darfst du dich trauen, etwas persönlicher und direkter zu kommunizieren. Vorgesetzt, es passt zur Person und zum Inhalt des Schreibens.

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