Kommunikations-Fails im Joballtag: Wie du sie bei dir erkennst und was du besser machen kannst

Die meisten von uns haben Schwierigkeiten mit der richtigen Kommunikation im Joballtag. „Ich doch nicht!“, wirst du jetzt denken. Aber genau dann laden wir dich ein, mehr darüber zu lesen, woran du deine Kommunikations-Fails aufdeckst, warum du deswegen nicht mit deiner Karriere vorankommst und Praxis-Tipps, wie du es besser machen kannst.

Was sind Kommunikations-Fails

Kommunikations-Fails passieren im Arbeitsalltag fortlaufend. Sicherlich findest du dich in einer der folgenden Szenarien wieder:

1.     Szenario: Teammeeting

Du sitzt im Teammeeting und bist ganz aufgeregt, weil du endlich deine ausgetüftelte Idee vortragen möchtest, sodass sie möglichst bald umgesetzt wird. Doch mitten im fünften Satz wirst du von deinem Chef (m/w/d) unterbrochen, du kommst gar nicht zu deiner Hauptaussage und plötzlich geht es zum nächsten Agendapunkt über. Frustrierend, oder?

2.     Szenario: Deine Meinung kommunizieren

Du hast eine andere Meinung als dein Chef oder die Kollegen. Dieses möchtest du kundtun, dein Ziel ist es also deine Argumente qualifiziert und verständlich vorzutragen. Plötzlich merkst du, dass du während des Redens schnell emotional wirst und du hast das Gefühl, dass dein Chef oder deine Kollegen dich nicht verstehen (wollen).

3.     Szenario: Kommunikation via Mail

Du benötigst eine dringende Information vom Kollegen, schreibst ihm zum wiederholten Male eine Mail und darauf erhältst du: nichts. Keine Mail, kein Anruf, kein „Ich melde mich so schnell ich kann!“. Und das ist nicht das erste Mal, dass deine Mails einfach ignoriert werden. Sollst du jetzt jedes Mal über den Vorgesetzten eskalieren?

Anhand dieser und vieler weiterer Szenarien erkennst du, dass man schnell in Kommunikations-Fallen treten kann. Nicht nur, dass solche Kommunikations-Fails ärgerlich und frustrierend sind, sie können auch deiner Karriere schaden.

Warum Kommunikations-Fails deiner Karriere schaden

Wie du anhand der vorgestellten Szenarien gut erkennen kannst, ist es durchweg negativ für dich und dein Umfeld, wenn die Kommunikation nicht stimmt: negativ für das Verhältnis mit den Kollegen, mit dem Chef und auch für deine eigenen Aufgaben. Was könnten mögliche Konsequenzen am Beispiel des ersten Szenarios sein, also der des Teammeetings und der Vorstellung deiner Idee?

Es kann sein, dass der Chef dich wahrscheinlich für einen Schwätzer hält, der nicht zum Punkt kommt und wahrscheinlich sowieso keine gute Idee vorbringen wird. Als Konsequenz bedeutet das, dass dein Ruf bei der Person ruiniert ist, die eigentlich deine Karriere voranbringen soll. Und wenn dann noch ein anderer Kollege DEINE Idee im nächsten Teammeeting vorstellt, ist die Katastrophe für die Karriere perfekt.

Auch der Teamzusammenhalt sinkt durch deine Art der Kommunikation: Wegen der hitzigen, ineffizienten Diskussionen mit deinem nervigen Kollegen wirst du möglicherweise als Choleriker abgestempelt, der es schwierig haben wird, sowohl Anschluss im Team als auch Unterstützung beim Arbeitsalltag durch die Kollegen zu finden.

Und welchen Grund hat dein Chef nun dich zu befördern, wenn er dich anhand der beschriebenen Szenarien beurteilen soll? Ganz genau: keinen. Wie du dein Verhalten anpassen kannst, deinen Ruf wiederherstellen und deinen Chef von deiner Leistung überzeugen kannst, liest du in den folgenden Kommunikations-Tipps.

1. Tipp: Kommuniziere präzise

Ist es dir aufgefallen, dass viele Kollegen in den Meetings bei Adam und Eva anfangen, bevor sie zum Punkt kommen? Es ist nicht nur anstrengend zuzuhören, sondern am Ende weiß keiner, was der Kollege eigentlich aussagen wollte. Wenn du nicht den gleichen Fehler begehen möchtest, versetze dich bevor du deine Ansprache beginnst in die Situation der Kollegen: Wie viel wissen sie bereits? Was ist relevant für sie zu wissen und was sollten sie aus deinen Argumenten für sich mitnehmen? Formuliere kurze, knappe Sätze, vermeide Füllwörter sowie Verallgemeinerungen wie „immer, nie, jeder“ und verzichte auf Konjunktive (hätte, wäre, könnte, müsste,…). Vermeide auch aggressive Worte, die falsch verstanden werden können wie: „…du MUSST…“ oder „dein Fehler war…“.

Wenn es hilfreich ist, bereite ein oder zwei Präsentations-Folien vor, um beispielsweise komplexere Sachverhalte schematisch zu verdeutlichen.

2. Tipp: Aktives Zuhören & Fragen stellen

Auch wenn du eine andere Meinung vertrittst: Versuche deine Emotionen für die Zeit der Diskussionen zur Seite zu schieben und sachlich darauf zu achten, was der Kollege aussagen möchte. Wenn dich das Argument schon rasend vor Wut macht, versuche auch hier einen klaren Kopf zu behalten und frage beim Kollegen nach. Daraufhin gibst du ihm eine Rückmeldung, wie sein Argument tatsächlich bei dir angekommen ist. Hier kann sich das Missverständnis bereits auflösen.  

Wenn du das Argument immer noch falsch findest, dann stelle deinen Kollegen nicht bloß, sondern versuche ihn durch Fragestellungen auf mögliche Überlegungslücken aufmerksam zu machen. Zum Beispiel: „Du schlägst vor, dass wir eine Kaffeemaschine im Büro haben, damit wir kürzere Wege zum Kaffee haben. Was hast du für einen Vorschlag bzgl. der Brüh-Geräusche, die so eine Kaffeemaschine üblicherweise von sich gibt und die die arbeitenden Kollegen aus der Konzentration bringen könnte?“

So zeigst du deinem Kollegen, dass die Geräusche der Kaffeemaschine im Büro ein Hindernis sind, greifst ihn jedoch nicht aggressiv mit einem „totaler Schwachsinn“ an, sondern gibst ihm die Chance selbst eine Lösung für seinen Vorschlag zu finden.

Mehr zum Thema findest du hier: Warum aktives Zuhören wichtig für deine Karriere ist

3. Tipp: Wie du eine E-Mail schreibst, auf die auch reagiert wird

Du verstehst nicht, warum Kollegen nicht auf deine Mail reagieren? Ein möglicher Aspekt kann sein, dass du zu viele Personen angeschrieben hast. Daraufhin fühlt sich keiner der Empfänger direkt angesprochen und reagiert auch nicht. Deswegen überlege dir bevor du eine Mail schreibst, wer die Zielgruppe ist und wer nicht unbedingt angeschrieben werden muss. Sollte die Zielgruppe zu groß sein, teile sie auf. Je kleiner die Empfänger-Liste, desto höher die Chance auf eine Antwort.

Hole die Zielgruppe inhaltlich genau da ab, wo sie sich befindet: Beim Projektteam kannst du schon mehr über Details schreiben, die wissen alle worum es geht. Bei den Stakeholdern musst du eher eine grobe Übersicht der Sachlage geben. Deswegen macht es hierbei Sinn, zwei E-Mails statt nur einer zu verfassen.

Wichtig ist, dass du in der Mail klar formulierst, von wem du welche Information benötigst. Nutze dafür beispielweise das „@“-Zeichen mit dem Namen der jeweiligen Person dahinter, von der du die Rückmeldung erwartest. Schreibe auch rein, bis wann du die Information benötigst, damit der Empfänger seine Aufgaben priorisieren kann und du weißt, wann du spätestens wieder nachhaken solltest. Die E-Mail ist besser lesbar, wenn sie gut strukturiert ist und jeder Absatz eine Überschrift hat.

Auch wenn du dich über den Kollegen, der dir einfach nicht antwortet, ärgerst: Bleibe immer sachlich und souverän in deinen Mails.

Du siehst, dass du bereits mit wenigen Tipps deine Kommunikation um einiges verbessern kannst. Das wird auch bei deinem Vorgesetzten gut ankommen und er wird dich nicht mehr als Schwätzer sondern als kompetenten Mitarbeiter mit hervorragenden Ideen sehen.

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Über den Gastautor: Führungskräftetrainer und XING-Insider Henryk Lüderitz beschreibt die Herausforderung von jungen Führungskräften aus eigener Erfahrung. Zu seinen Kunden gehören VW, P&G bis hin zu mittelständischen Unternehmen.

In seinen Seminaren, Vorträgen und Einzelcoachings unterhält, provoziert und begeistert er durch eine Kombination aus Fachwissen, Erfahrung und Humor. Mehr über Henryk erfährst du hier: https://www.luederitz.eu. Auch in seinem Magazin The Young Professional informiert er regelmäßig über Karrierethemen für junge Fach- und Führungskräfte (http://www.theyoungprofessional.de).

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