Der Schädel brummt, die Nase läuft und ein fieser Hustenreiz quält dich – alles klar, heute steht eine Krankmeldung an. Dein Arbeitgeber wird auf dich verzichten müssen, denn du meldest dich arbeitsunfähig. Nichts leichter als das – oder?

Korrekte Krankmeldung: So geht’s

Spürst du morgens im Bett bereits, dass du heute nicht arbeiten kannst, solltest du dich unverzüglich bei deinem Arbeitgeber krankmelden. Dafür gibt es keinen fest vorgeschriebenen Weg. Die sicherste Variante ist die telefonische Krankmeldung, da du dort einen direkten Gesprächspartner hast, und damit sofort sichergehen kannst, dass die Information über deine Krankmeldung angekommen bzw. in Empfang genommen wurde. Gib auch immer eine erste Einschätzung zur Dauer der Erkrankung ab.

Krankmelden per Telefon – Beispiel

Folgendermaßen kannst du am Telefon deine Krankmeldung formulieren:

„Hallo, hier ist Stefan. Ich muss mich leider für heute krankmelden. Ich gehe heute noch zum Arzt und melde mich umgehend, sobald ich weiß, ob ich länger ausfallen werde.“

Oder alternativ:

„Hi, hier ist Yvonne. Mir geht es nicht gut und ich muss mich heute krankmelden. Aber ich hoffe, morgen wieder fit zu sein.“

Per E-Mail, SMS oder WhatsApp?

In vielen Betrieben ist mittlerweile jedoch Usus, die Meldung, dass man heute aus Krankheitsgründen nicht arbeiten kann, per Mail zu verschicken. Diese Variante hat natürlich den Vorteil, dass sie beweisbar ist. Sprich, du kannst im Nachhinein ganz einfach belegen, dass du diese E-Mail rechtzeitig an den Empfänger versandt hast.

Natürlich lässt sich auch per SMS oder WhatsApp mitteilen, dass du krank bist. Wähle jedoch für solch eine arbeitsrechtlich relevante Information lieber den formelleren Weg über Telefon oder E-Mail.

Achtung: Wichtig ist, dass du dich immer vor deinem regulären Arbeitsbeginn bei deinem Arbeitgeber meldest. Beginnt deine Schicht um 8 Uhr, solltest du die Info über deine heutige Abwesenheit also bereits vorher mitgeteilt haben.

Außerdem solltest du wissen, wer in deiner Firma der gewünschte Ansprechpartner für deine Krankmeldung ist. Musst du dich direkt bei deinem Vorgesetzten melden, ausschließlich oder zusätzlich die Personalabteilung informieren oder dich auch noch in deinem Team entschuldigen? Den korrekten Vorgang solltest du bereits vor einem Krankheitsfall wissen und den Ablauf kennen.

Short Facts zur Krankmeldung:

  • unverzüglich deinen Arbeitgeber informieren, am betreffenden Arbeitstag noch vor üblichem Arbeitsbeginn
  • per E-Mail oder Telefon
  • korrekten Ansprechpartner wählen
  • zusätzlich eine Einschätzung über die voraussichtliche Dauer der Krankmeldung abgeben
  • gesundheitlicher Grund muss nicht angegeben werden (Datenschutz)
Junge, kranke Arbeitnehmerin lässt sich beim Arzt krankschreiben
Bildquelle: www.istockphoto.com / demaerre

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Den ersten Step hast du jetzt erfolgreich hinter dich gebracht: Du hast deinen Arbeitgeber darüber informiert, dass du heute nicht arbeiten kannst. Die mündliche Krankmeldung ist das eine; doch in vielen Fällen benötigst du zudem eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder Krankschreibung. Diese kann nur ein Arzt ausstellen.

Wann braucht man eine AU?

Im Entgeltfortzahlungsgesetz ist festgeschrieben, dass man spätestens an Tag 4 der Erkrankung seinem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt vorlegen muss. Das heißt prinzipiell, man könnte sich drei Tage ohne ärztliche Bescheinigung krankmelden. Außer, in deinem Arbeitsvertrag steht eine andere Vereinbarung, oder dein Tarifvertrag beinhaltet eine alternative Handhabung.

Allerdings darf der Arbeitgeber auch bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU vom Arbeitnehmer verlangen – und zwar ohne Begründung. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Aufgepasst: Tage am Wochenende oder Feiertage werden bei den Krankheitstagen mitgezählt! Maßgeblich sind Kalendertage, nicht Krankheitstage. Meldest du dich also an einem Freitag krank und kannst am darauffolgenden Montag noch nicht wieder arbeiten, ist das schon der vierte Tag – und du musst ein Attest vorlegen.

Im Einzelfall kann bzgl. des Zeitpunktes der Attestpflicht durchaus auch eine individuelle Regelung mit einem Mitarbeiter getroffen werden. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn es in der Vergangenheit vermehrt zu terminlich auffälligen Krankheitstagen kam, sprich diese Tage immer auf Freitage, Montage oder gar Brückentage fielen.

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2023 neu: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit Januar 2023 gibt es in Deutschland ein neues Verfahren: die elektronische Krankschreibung. Sie löst die bisherige Handhabung ab, bei der du als Erkrankter den vom Arzt ausgestellten „gelben Schein“ selbst an die Krankenkasse und einen weiteren Abschnitt an deinen Arbeitgeber weiterleiten musstest. Allerdings gilt sie nur für gesetzlich Versicherte.

Jetzt ist der Prozess ein anderer: Du gehst zu deinem behandelnden Arzt, dieser stellt deine Erkrankung bzw. Arbeitsunfähigkeit fest und leitet eine elektronische Bescheinigung direkt an deine Krankenkasse weiter. Du erhältst vom Arzt einen Ausdruck für deine Unterlagen; Achtung, hierauf ist auch die Diagnose vermerkt! Aktuell kann auf Wunsch zusätzlich eine Papiermeldung für den Arbeitgeber erstellt werden. Dein Arbeitgeber erhält die elektronische Krankschreibung aber nach Anforderung direkt von deiner Krankenkasse über einen Server.

Das heißt für dich, dass einiges an Papierkram wegfällt. Du musst nur zum Arzt gehen, alles weitere sollte von selbst in die Wege geleitet werden.

Jetzt in der ersten Übergangsphase der Einführung läuft jedoch noch nicht alles wie am Schnürchen. Viele Arbeitgeber verlangen deshalb zunächst, dass du ihnen zusätzlich eine Krankschreibung in Papierform zukommen lässt.

Wichtig ist:

Die elektronische Krankschreibung ersetzt natürlich keinesfalls die mündliche oder schriftliche Krankmeldung des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber. Das „Bescheid-Sagen“ zu Beginn deiner Absenz mit ungefährer Einschätzung der zu erwartenden Dauer entfällt dadurch nicht für dich!

Kann mein Chef weiterhin ein Attest in Papierform von mir verlangen?

Eigentlich nicht. Kommst du als Arbeitnehmer allen deinen Pflichten im Krankschreibungsprozess nach, so hast du deine Aufgaben erledigt. Der Arbeitgeber hat kein Recht darauf, von dir weiterhin eine Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit in Papierform einzufordern.

Einige Firmen bitten jedoch ihre Mitarbeiter, zunächst zusätzlich auch noch solch einen Beleg in Papierform bei ihnen einzureichen.

Was du als Arbeitnehmer tun musst, wenn du plötzlich in deinem Urlaub krank wirst, liest du hier:
Krank im Urlaub – das musst du jetzt tun

Kranker Mann spricht online über Videotelefonie mit Arzt
Bildquelle: www.istockphoto.com / Jelena Stanojkovic

Was ist eine telefonische Krankschreibung?

Nicht zu verwechseln mit der digitalen Krankschreibung ist die telefonische Krankschreibung. Sie wurde erstmals während der Coronapandemie eingeführt, um unnötige Arztbesuche zu vermeiden und dadurch die Ansteckungsgefahr in der Gesellschaft zu minimieren. Wer beispielsweise nur aufgrund einer leichten Atemwegserkrankung eine Krankschreibung benötigte, konnte sich so den Gang zum Arzt sparen.

Demnach kann ein Arzt entscheiden, ob er seinen Patienten auch nur aufgrund eines telefonischen Gesprächs krankschreibt, und zwar zunächst maximal für die Dauer von bis zu sieben Tagen. Eine einmalige Folgebescheinigung von weiteren sieben Tagen ist möglich.

Wann gibt es Krankengeld?

Im Normalfall, also bei einer üblichen Erkrankung, die ein paar Tage oder auch mal wenige Wochen dauert, leistet dein Arbeitgeber eine Lohnfortzahlung. Das heißt, du musst dir keine finanziellen Sorgen machen – dein Gehalt erhältst du trotz Krankheit. Das gilt für alle Arbeitnehmer, die sich in einem klassischen Angestelltenverhältnis befinden, und auch für Minijobber und Midijobber.

Ist ein Arbeitnehmer jedoch länger als 6 Wochen am Stück aufgrund derselben Erkrankung arbeitsunfähig, so erhält er ab diesem Zeitpunkt von seiner Krankenversicherung Krankengeld – quasi als Ersatzleistung, anstatt des Arbeitslohns vom Arbeitgeber. Du erhältst ca. 70 Prozent deines letzten Brutto-Monatslohns als Krankengeld, maximal jedoch 90 Prozent deines Netto-Arbeitsentgelts. Doch auch diese Zahlung ist nicht von unbegrenzter Dauer: Du kannst höchstens 78 Wochen Krankengeld wg. derselben Erkrankung innerhalb von drei Jahren beziehen; allerdings wird die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber in der Regel in den ersten sechs Wochen leistet, hiermit verrechnet. Das heißt es bleiben defacto 72 Wochen übrig.

Wichtig: Auch bei längerer Krankheit und damit verbundenem Arbeitsausfall musst du unbedingt darauf achten, eine lückenlose Krankschreibung bei der Krankenkasse und bei deinem Arbeitgeber vorlegen zu können. Selbstverständlich musst du dir weiterhin immer rechtzeitig die erforderlichen ärztlichen Atteste ausstellen lassen, die dann mittels eAU von deinem Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgerufen werden können. Das gilt auch, wenn ab sechs Wochen Erkrankung die Krankengeldzahlung von der Kasse einsetzt.

Kranke Frau auf Couch hustet und hält Handy für Krankmeldung in der Hand
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Konsequenzen einer fehlerhaften oder verspäteten Krankmeldung

Doch was kann dir als Arbeitnehmer eigentlich drohen, wenn du vergisst, dich rechtzeitig krankzumelden, oder keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen bzw. nachweisen kannst? Sich nicht krank zu melden heißt ja umgekehrt, unentschuldigt bei der Arbeit zu fehlen. Und das ist kein Kavaliersdelikt.

Als Arbeitnehmer hast du im Fall der Arbeitsunfähigkeit zwei Pflichten:

  • Die Anzeigepflicht: Das heißt, du musst deinen Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer informieren (= Krankmeldung).
  • Die Nachweispflicht: Damit ist das ärztliche Attest gemeint, das du ab einem bestimmten Tag vorlegen bzw. nachweisen können musst (= Krankschreibung).

Verständlicherweise reagieren hier die meisten Firmen ziemlich empfindlich, wenn es zu Fehlern oder Verspätungen kommt. Wer ohne Entschuldigung der Arbeit fern bleibt, muss durchaus mit einer Abmahnung rechnen. Häufen sich Fälle, in denen ein Arbeitnehmer sein Fernbleiben nicht entschuldigt oder nötige Atteste nicht nachweisen kann, kann das in Summe ein Grund für eine Kündigung sein.

Auch wenn es mühsam ist, vor allem im Fall einer heftigeren Erkrankung: Achte unbedingt darauf, deine Firma sofort über dein Ausfallen zu informieren. Bei der Beschaffung der Atteste solltest du ebenfalls Sorgfalt walten lassen. Kontrolliere beim Arzt auch immer noch einmal nach, ob die Daten deiner Krankschreibung korrekt eingetragen wurden.

Fazit

Kannst du aus gesundheitlichen Gründen nicht arbeiten, hast du als allererstes eine unverzügliche Krankmeldung bei deinem Arbeitgeber zu machen, entweder telefonisch oder per E-Mail. Je nach firmeninterner Handhabung musst du bei längerer Erkrankung ein ärztliches Attest vorweisen können. Die gesetzliche Regelung sieht eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am vierten Tag der Krankmeldung vor. Dank der elektronischen AU werden seit diesem Jahr die Bescheinigungen gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer direkt vom Arzt an die Krankenkassen übermittelt, von wo sie der Arbeitgeber abrufen kann.

Quellen:
bundesgesundheitsministerium.de, tk.de, ihk-muenchen.de, test.de, aok.de, mdr.de

FAQs

Wann muss sich ein Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber krankmelden?

Wichtig ist, dass sich der erkrankte Arbeitnehmer frühzeitig bei seinem Arbeitgeber krankmeldet. Das heißt, auf jeden Fall vor oder spätestens zum regulären Arbeitsbeginn. Bei der ersten Information über den Krankheitsfall reicht ein telefonischer Anruf oder eine E-Mail aus. Du gibst an, dass du heute erkrankt bist, nicht zur Arbeit erscheinen kannst und machst eine voraussichtliche Einschätzung dazu, wann du wieder arbeitsfähig sein wirst.

Ab wann muss man ein Attest vorlegen?

Der Zeitpunkt, wann ein erkrankter Arbeitnehmer ein ärztliches Attest vorlegen muss, kann je nach Arbeitgeber unterschiedlich festgelegt sein. Gibt es keine firmeninternen anderweitigen (bzw. früheren) Regelungen, muss dem Arbeitgeber jedoch spätestens am vierten Tag einer andauernden Erkrankung eine ärztliche Bescheinigung vorliegen.

Muss ich dem Arbeitgeber den Grund für meine Erkrankung mitteilen?

Nein. Du bist nicht verpflichtet, deinem Arbeitgeber den Grund deiner Erkrankung zu melden. Auch die Krankenkasse gibt über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht die Krankheit des Arbeitnehmers weiter an den Arbeitgeber.

Ersetzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die Krankmeldung beim Arbeitgeber?

Nein. Zu unterscheiden ist zwischen Krankmeldung und Krankschreibung. Die Krankmeldung musst du sofort am ersten Tag der Erkrankung bei deinem Arbeitgeber vornehmen, entweder telefonisch oder per E-Mail. Sie ist mit der Information, dass du erkrankt bist und nicht arbeiten kannst, gleichzusetzen. Die Krankschreibung hingegen muss von ärztlicher Seite erfolgen. Ihre Weiterleitung an den Arbeitgeber funktioniert nun dank der elektronischen AU automatisch vom Arzt über die Krankenkasse an deinen Arbeitgeber. Hierbei musst du nichts mehr tun bzw. einreichen.

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