In Unternehmen, deren Mitarbeiter jetzt zum Großteil im Home-Office arbeiten, fehlt vielen etwas: das Wir-Gefühl. Doch wie schafft man es trotz räumlicher Trennung, den Teamgeist und die Moral in einer Arbeitsgruppe hoch zu halten? Es gibt ein paar Tipps und Tricks, damit gemeinsame Ziele und die Verbundenheit nicht verloren gehen.

Es fehlt: Nähe!

Arbeitnehmer, die sehr viel im Home-Office arbeiten, haben oftmals eine lange Liste an Dingen, die sie auf Dauer ohne direkte Anwesenheit im Büro vermissen: Es fehlen die gemeinsamen Mittagessen mit den Teamkollegen, aber auch die kurzen Pläuschchen an der Kaffeemaschine, man denkt sehnsuchtsvoll an die Flurgespräche über Abteilungsgrenzen hinweg und man misst auch den direkten, unmittelbaren Austausch in Meetings und Besprechungen – sei es lebhafte Diskussion, fachliches Streitgespräch oder kreatives Brainstorming.

Natürlich finden Meetings trotz Entfernung statt, nur eben digital; doch virtuelle Distanzgespräche erfüllen einfach nicht alle Charakteristika eines direkten persönlichen Gesprächs. Uns fehlen also vor allem viele Gelegenheiten zum Austausch, oft auch spontane, sowie ganz lapidar die Nähe zueinander und das direkte Interagieren. Gerade für Arbeitsgruppen ist dies oft problematisch. Denn auf die Dauer kann der fehlende direkte Kontakt dazu führen, dass sich die Teammitglieder weniger verbunden fühlen und der gemeinsame Arbeitsgeist verloren geht. Doch es gibt Mittel und Wege, wie man es schafft, auch im Home-Office einen Teamzusammenhalt zu stärken.

Der Fokus liegt dabei in erster Linie auf vier Punkten:

  • Richtige Kommunikation
  • Motivationsförderung
  • Strukturierte Planung der Aufgaben
  • Optimale Digitalisierung der Prozesse
Homeoffice
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Raum für Kommunikation

Begegnen sich die Mitglieder eines Teams nicht täglich physisch, ist das kein großes Problem – könnte man im ersten Moment meinen. Es gibt E-Mail, Video-Calls, Chats und das gute, alte Telefon – die reine Kontaktaufnahme stellt einen also selten vor echte Schwierigkeiten. Doch es ist etwas tückischer: Findet kein tägliches Treffen statt, ist das soweit sicherlich nicht tragisch. Doch sehen sich die Kollegen über längere Zeiträume nicht im realen Raum, geht einiges verloren: Und zwar die vielen kleinen direkten Gespräche, die im Büro zwischen Tür und Angel, beim Vorübergehen am Schreibtisch, an der Kaffeemaschine, im Flur oder bei der Mittagspause stattfinden.

Auch wenn der Inhalt dieser Unterhaltungen meistens nicht weltbewegend und auch nicht unmittelbar umsatzsteigernd ist, darf man deren Wirkung nicht unterschätzen: Sie tragen enorm zu einem guten Betriebsklima und der Arbeitsmotivation bei, vorausgesetzt natürlich, sie sind von einem harmonischen Grundton geprägt. Geht diese Basis auf die Dauer verloren, drohen im schlimmsten Fall vereinsamte Mitarbeiter, deren Arbeitslust in Arbeitsfrust umschlägt. Deshalb muss man auch für diese Form der Kommunikation, die durchaus teambildend ist, virtuell Raum schaffen.

Online auf einen Kaffee

Um lockere Gesprächseinheiten zu ermöglichen, kann man beispielsweise einen separaten digitalen Kanal einrichten (z. B. über Slack, Teams, Zoom, …) und ihn „virtuellen Wasserspender“, „Teeküche“ oder „Kaffeemaschine“ nennen. In diesem Chatraum ist es dann möglich, sich auf die aus dem Büro bekannten, kurzen Pläuschchen zu treffen, sodass auch diese Form der Kommunikation nicht ganz verloren geht.

Tipp: Es ist wichtig, dass es auch solch einen Kanal gibt, in dem der Chef des Teams nicht Mitglied ist. Denn in der realen Begegnung würdest du das Gespräch mit deiner Kollegin ja durchaus auch etwas anders führen, wenn permanent der Chef neben dir stünde und dir über die Schulter blicken würde. Als Führungskraft sollte man diese Option also unbedingt zulassen und der Versuchung der totalen Kontrolle hier lässig ausweichen.

Videodate zum Mittagessen

Allein zu Mittag zu essen ist ja sooooo traurig – und es schmeckt auch nur halb so gut. Was natürlich auch ein Diätplan sein könnte, ist auf die Dauer aber doch ziemlich frustrierend. Deshalb: Verabrede dich öfter mal mit einem Kollegen per Videocall zum Mittagessen. Dann löffelt ihr gemeinsam eure Suppe aus und habt nebenbei vielleicht noch ein angenehmes Gespräch.

Wöchentliche Team-Challenges

Hervorragend eignen sich auch regelmäßige Team-Challenges, um die gute Stimmung in der Gruppe aufrecht zu erhalten. Vielleicht gibt es ja die eine oder andere Kollegin bzw. den einen oder anderen Kollegen, der Lust hat, ein wöchentliches Quiz oder Ähnliches auf die Beine zu stellen. Oder man wechselt den Quizmaster jede Woche durch, sodass immer ein anderes Teammitglied für die Fragen zuständig ist. Die Durchführung der Challenge kostet maximal zehn bis fünfzehn Minuten Zeit; und diese sind gut investiert, wenn sie zu einer guten Laune im Team beitragen.

Davon abgesehen ist erwiesen, dass der Großteil der Mitarbeiter im Home-Office dazu neigt, mehr und länger zu arbeiten als vor Ort im Büro. Die Zeit für ein kurzes Quiz einmal pro Woche ist also durchaus vertretbar.

Fitness-Break-Buddies

Auch eine gute Idee: Kurze gemeinsame Bewegungspausen, online mit Kamera und einem festgelegten Partner aus dem Team. Hier kann man zum Beispiel zusammen Schultern und Nacken lockern, sich dehnen oder eine ganz kurze Yoga-Übung einlegen. Gut für den Teamspirit und für die Gesundheit im Home-Office.

Team-Hangouts

Man darf auch mal teamübergreifend denken: Regelmäßige Team-Hangouts, in denen sich Mitarbeiter verschiedener Teams treffen und über Themen außerhalb des Jobs sprechen können, haben sich ebenfalls bewährt. Auf das ganze Unternehmen gesehen wird hiermit eine positive Firmenkultur gefördert und unterstützt; man fühlt sich wohl im Unternehmen und deshalb auch mehr mit dessen Zielen verbunden.

Zuhause arbeiten
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Motivation fördern

Abseits vom kommunikativen Faktor ist es in sogenannten Remote-Teams, also in Teams, in denen sich die Mitarbeiter nur sehr selten oder kaum persönlich treffen, sehr wichtig, die Motivation zu fördern. Viele Menschen empfinden einen virtuellen Austausch generell nicht als so verpflichtend oder fordernd wie eine direkte physische Begegnung – es bleibt mehr Unverbindlichkeit. Und dadurch kann Mitarbeitermotivation flöten gehen.

Von Vorteil ist es deshalb, die Verantwortung jedes einzelnen im Team klar hervorzuheben sowie Erfolge auch öffentlich anzuerkennen. Das ist in erster Linie Chefsache. Aber natürlich freut sich auch jeder Mitarbeiter, mal ein direktes Lob von einem lieben Kollegen zu bekommen.

Maßnahmen, um die Motivation im Team zu fördern, können sein:

  • Kommunikation öfter via Telefon oder Video statt E-Mail oder Chat (dadurch entsteht mehr Verbindlichkeit).
  • Erfolge im Team auch digital feiern, zum Beispiel mit einem virtuellen Team-Event.
    Das hebt die Laune, zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Leistung honoriert wird, und schafft die Möglichkeit zum informellen Austausch.
  • Klare Kommunikationsregeln aufstellen und deren Einhaltung auch umsetzen.
    Durch unkoordinierte Meetings entsteht jede Menge Frust bei Mitarbeitern. Um dem vorzubeugen, kann man zum Beispiel die Reihenfolge der Sprecher festlegen, die Redezeit vorab begrenzen und ein Zeitfenster für einen kurzen privaten Austausch fest definieren. Auch der Schlusszeitpunkt des Meetings sollte fix sein.
  • Feste Termine für One-to-One-Gespräche zwischen Teamleitung und jedem Mitarbeiter.
    Direktes Feedback und Lob dürfen virtuell durchaus eine Schippe mehr sein als im Büroalltag. Sie wirken nämlich als großer Motivationsschub. Immens wichtig sind hierfür 1:1-Gespräche zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. In der großen Runde mit allen zehn Teamkollegen wird der Vorgesetzte kaum die Moral und Stimmung jedes einzelnen Mitarbeiters aufspüren können. Natürlich darf im geschützten Raum eines 1:1 auch Kritik geäußert werden, aber auch hier gilt: Lieber etwas vorsichtiger und sensibler formulieren, denn es fehlt einfach die direkte zwischenmenschliche Ebene.
Erfolgreich im Homeoffice
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Planung und Digitalisierung der Prozesse

Selbstverständlich ist auch der erfolgreiche Ablauf von Arbeitsprozessen eine wichtige Voraussetzung dafür, dass der Zusammenhalt im Team optimal ist. Denn funktionieren die einzelnen Arbeitsschritte der Mitarbeiter und deren Abstimmung mehr schlecht als recht und hakt es ständig bei den Prozessen, frustriert das auf die Dauer alle Beteiligten.

Grundvoraussetzung ist deshalb bei Remote Work ein intelligentes, auf die jeweiligen Arbeitsabläufe angepasstes Task-Management-System. Es gibt hier mittlerweile unzählige Anbieter: Asana, Trello, teamwork, MeisterTask, Microsoft Project, Sharesuite, monday.com sind nur einige davon. Die Tools helfen, den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu bewahren, Termine einzuhalten und klare Zuständigkeiten sofort erkennbar zu machen.

Viele Arbeitsabläufe erfordern zudem Tools, die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten möglich machen. Auch das ist unbedingt notwendig, wenn sich ein Team zum Großteil oder komplett im Home-Office befindet. In erster Linie ist es natürlich Aufgabe deines Arbeitgebers, hier für die erforderlichen technischen Voraussetzungen sowie die passende digitale Infrastruktur und Ausstattung zu sorgen. Doch er ist sicherlich auf das Insiderwissen der einzelnen Abteilungen angewiesen, die selbst feststellen müssen, welche Softwarelösungen für sie am wichtigsten sind und am besten funktionieren.

Einen Überblick über die wichtigsten Tools für ein erfolgversprechendes Arbeiten von Zuhause aus findest du hier.

Fazit

In Zukunft wird die Zahl derer, die dauerhaft im Home-Office arbeiten, sicherlich zunehmen. Zudem werden immer mehr Beschäftigte feste Home-Office-Tage in der Woche einlegen, sobald die Arbeitswelt diese großflächig zulässt. Deshalb wird das Remote Work ein Bestandteil der Arbeitskultur werden. Grundvoraussetzung, damit das Arbeiten auf physische Distanz gut funktioniert, ist natürlich eine optimale digitale Infrastruktur im Unternehmen inklusive der passenden Tools. Treffen sich Teammitglieder nur sporadisch, muss zudem vor allem auf ausreichend Möglichkeiten der informellen Kommunikation und eine sehr aktive Feedback-Kultur geachtet werden. Dann kann auch ein sehr harmonisches Wir-Gefühl innerhalb eines Remote-Teams entstehen.

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