Bereits bei der Bewerbung für deinen neuen Job wusstest du, dass du es mit Geschäftsreisen zu tun haben würdest. Bisher hast du damit noch keine Erfahrungen gesammelt, doch nun ist es soweit: Dein Vorgesetzter hat dir mitgeteilt, dass die erste Reise ansteht. Jetzt macht sich Nervosität breit, und du hast Angst, dass dir keine gekonnte Zusammenstellung deines Kofferinhalts gelingt. Die richtigen Dinge für unterwegs zu packen ist gar nicht so schwer. Je anspruchsvoller du jedoch bist und je vielfältiger deine Aufgaben am Einsatzort sind, desto mehr Vorbereitungszeit solltest du für das Packen deiner Tasche einkalkulieren.

Vor allem dann, wenn du zu den Menschen gehörst, die so gut wie nie verreisen, kann es sein, dass du Nachholbedarf in Sachen Kofferpacken hast. Im Alltag werden viele Dinge, die du brauchst, um dich wohlzufühlen, als selbstverständlich betrachtet. Welche Sachen das sind, musst du selbst herausfinden. Um eine sinnvolle Zusammenstellung deines Kofferinhaltes kreieren zu können, haben wir dir eine Liste mit Sachen zusammengestellt, die in deinem Gepäck keinesfalls fehlen dürfen.

1. Koffer

In deinen letzten Urlauben hast du dir keine großen Gedanken darüber gemacht, welchen Eindruck du mit deinem Koffer hinterlässt, da es sich schließlich um private Reisen gehandelt hat? Nun wird dir plötzlich klar, dass du jetzt die Aufgabe hast, deinen Arbeitgeber bei der Geschäftsreise zu repräsentieren, weshalb sich der alte Trolley im Mickey-Mouse-Look mit den vielen Kratzern und Beulen unmöglich mit einer solchen Funktion vereinbaren lässt? Dann kümmere dich darum, dir frühzeitig einen ausreichend großen Koffer zu kaufen, mit dem du einen seriösen Eindruck hinterlassen kannst.

Auch deine Tasche sollte in einem tadellosen Zustand sein.

2. Geldbeutel

Ohne ihn kommst du nicht weit: Dein Portemonnaie mit all seinen wichtigen Inhalten wie etwa Kreditkarten darfst du auf keinen Fall vergessen. Falls es in dem Land deines Reiseziels eine andere Währung gibt, solltest du dich vorab darum kümmern, dich ausreichend mit entsprechendem Bargeld einzudecken.

3. Dokumente

Auf Reisen können Unterlagen, die in deinem Leben normalerweise ein Schattendasein führen, plötzlich sehr wichtig werden.

  • Personalausweis und Reisepass
  • Auslandskrankenversicherung: Deckt deine Krankenversicherung einen Schutz für das jeweilige Zielland ab?
  • Führerschein: Auch im Ausland kannst du in die Situation kommen, ein Auto fahren zu müssen.
  • Impfpass
  • Auch das Vergessen der eigenen Visitenkarten kann bei beruflichen Events im Ausland ein unprofessionelles Bild abgeben.

4. Telefonnummern und Adressen

Damit du dich im Ausland auf Anhieb zurechtfindest, ist es wichtig, dass du im Vorfeld klärst, welche Adressen du kennen musst und welche Telefonnummern du im Notfall anrufen kannst. Damit du diese Daten im Bedarfsfall sofort findest, kannst du diese beispielsweise in deinem Portemonnaie aufbewahren.

5. Klamotten

Erkundige dich am besten vorab, welcher Dresscode bei deinen beruflichen Veranstaltungen im Ausland erwartet wird. Entsprechend kannst du rechtzeitig shoppen bzw. geeignete Klamotten aus deinem Kleiderschrank kramen und diese dann waschen und bügeln. Welche Kleidung du für deine Freizeit benötigst, entscheidest du nach eigenem Ermessen. Dinge, die man leicht vergessen kann, sind beispielsweise deine Lieblings-Sonnenbrille oder im Winter deine schönste Mütze. Auch würdest du dich vielleicht darüber ärgern, wenn du dir im Ausland deinen mittlerweile fünften Regenschirm zulegen müsstest.

Stelle dir mal folgendes Szenario vor: Du hast dir auf deinen Auslandsaufenthalt ganz neue Klamotten mitgenommen, die du zuvor noch nicht getragen hast. Als du eine bestimmte Bluse trägst, wird dir jedoch klar, dass der Ausschnitt etwas zu weit für eine Business-Veranstaltung ist. Oder dir passiert ein Malheur: Beispielsweise bleibst du mit deinem langen Rock an der Rolltreppe hängen, sodass ein Schlitz entsteht. Für solche Situationen solltest du vorsichtshalber zusätzlich Sicherheitsnadeln mit ins Gepäck legen. Wer auf Nummer Sicher gehen will, kann sich sogar ein kleines Nähset ins Reisegepäck legen.

Auf Reisen wird gern einmal etwas schmutzig. Beispielsweise kann es trotz guter Verpackung passieren, dass dir eine Bodylotion ausläuft und deine Klamotten verschmutzt. Um bei den Geschäftspartnern oder Kollegen im Ausland einen möglichst gepflegten Eindruck zu machen, solltest du vorwiegend dunkle Klamotten mit auf die Reise nehmen, damit man etwaige Verschmutzungen, die auf deiner Reise entstehen, nicht auf Anhieb sieht. Um in jedem Fall einen seriösen Eindruck zu hinterlassen, solltest du nach der Ankunft im Hotel alle Klamotten auf ihre Sauberkeit überprüfen.

6. Hygieneprodukte und Kosmetik

Auf deine elektrische Zahnbürste willst du keinesfalls verzichten? Vielleicht benutzt du auch eine bestimmte Gesichtscreme, die nur im Internet erhältlich ist. Was die eine Person als unentbehrlich betrachtet (beispielsweise eine Pinzette), kann in den Augen eines anderen Menschen als purer Ballast erscheinen. Wer geringe Ansprüche an Körperpflegeprodukte stellt, wird möglicherweise hocherfreut über die Gratis-Artikel im Hotel sein und nur diese nutzen wollen. Allerdings sollte man im Vorhinein wissen, was im Hotel inklusive ist.

Damit du wirklich nichts vergisst, solltest du dir notieren, welche Produkte du an einem Tag benutzt. All diese Sachen legst du dann vor der Abreise in deinen Kulturbeutel. Damit du auch auf deiner Geschäftsreise besonders gut riechst, solltest du dir rechtzeitig einen kleinen Zerstäuber deines Lieblings-Parfums zulegen. Da er im Alltag so selbstverständlich ist, wird auch der Handspiegel, den Frauen zum Schminken verwenden, gern vergessen. Die Bürste gehört ebenfalls zu den Dingen, die man gern aus Versehen zuhause liegen lässt.

7. Medizin

  • Du leidest an einer bestimmten Krankheit? Dann lasse dir vorab einen Vorrat deiner Medizin verschreiben, den du frühzeitig in die Reisetasche legen kannst.
  • Auch als chronisch kranker Mensch kann man eine Geschäftsreise unternehmen. In diesem Fall solltest du dich aber vorab erkundigen, welche medizinischen Behandlungsmöglichkeiten vor Ort bestehen.
  • Wenn du gern prophylaktisch handeln möchtest, da du aus Erfahrung weißt, dass du auf Reisen gern krank wirst, dann können auch diese Medikamente in deinen Koffer wandern. In der Regel ist man beispielsweise sehr dankbar, die Schmerztabletten doch mitgenommen zu haben.
  • Bist du anfällig für Schlafstörungen, wenn du nicht in deiner gewohnten Umgebung nächtigen kannst, sodass dich fremde Geräusche schnell aus dem Schlaf schrecken lassen? Dann solltest du zusätzlich noch Oropax mitnehmen.
  • Stelle dir mal vor, du bist auf deiner Geschäftsreise blind wie ein Maulwurf! Wenn du Kontaktlinsen verwendest, dann solltest du genügend davon frühzeitig in deinem Gepäck verstauen und das entsprechende Reinigungsmittel ebenfalls dabeihaben.
  • Sind für die Einreise in das Zielland bestimmte Impfungen notwendig? Erkundige dich und treffe die erforderlichen Maßnahmen.

8. Tickets

Der perfekt gepackte Koffer bringt dir nichts, wenn du deine Tickets versehentlich zu Hause liegen lässt. Sie sollten sich gleichzeitig in Griffweite befinden und gegen ein Herausrutschen aus der Tasche abgesichert sein.

9. Geräte

Auf deinem Notebook sind alle wichtigen Daten, die du für die Arbeit im Ausland brauchst? Wenn du planst, ausschließlich mit Handgepäck zu reisen, solltest du dich erkundigen, was die Maximalmaße für die Notebooktasche und dein restliches Handgepäck sind. Du nutzt dein Notebook normalerweise gern im Netzbetrieb? Dann denke daran, den Akku mitzunehmen. Auch Dinge wie das Netzkabel oder das Ladekabel für das Smartphone sind Sachen, die man leicht vergisst.

Von deinem Arbeitgeber hast du bestimmte Geräte zur betrieblichen Nutzung erhalten? Dann gehört dein Firmenhandy oder -Notebook inkl. Zubehör auf jeden Fall ins Gepäck. Wirst du bei deinen beruflichen Aktivitäten im Ausland Vorträge halten? Ein Laserpointer könnte dir dabei sehr behilflich sein.

Merke: Je konkreter dir deine Tätigkeiten im Rahmen deines Auslandsaufenthalts vorab beschrieben wurden, desto mehr entsprechendes Equipment erwartet man von dir. Vergisst du bestimmte Dinge wie wasserfeste Stifte oder einen USB-Stick, machst du schnell einen unvorbereiteten Eindruck.

Auf dem Weg ins Ausland wird dir plötzlich klar, dass du ja täglich um 7 Uhr aufstehen musst, doch deinen Wecker hast du zuhause gelassen? Damit es nicht zu dieser Situation kommt, solltest du dich entweder mit der Weckfunktion deines Smartphones anfreunden oder dir einen Reisewecker zulegen.

10. Schuhe

Welche Schuhe willst du bei deinen beruflichen Aktivitäten tragen? Und was sind deine bequemsten Lieblingsschuhe, die du am liebsten tragen möchtest, wenn du dir in deiner Freizeit die jeweilige Stadt ansiehst?

11. Nutzung der Freizeit

Du bist nicht so der Sightseeing-Typ oder befürchtest, dass es in der Zeit deines Auslandsaufenthalts nonstop regnen könnte? Damit dir im Hotel nicht die Decke auf den Kopf fällt, solltest du dir überlegen, wie du dich in deiner Freizeit beschäftigen möchtest. Diese Zeit kannst du optimal nutzen, um endlich einmal den Roman zu lesen, den du vor einiger Zeit geschenkt bekommen hast. Oder du möchtest die Freizeit lieber nutzen, um dir neue Musik anzuhören? Dann solltest du nicht nur dafür sorgen, dass sich auf deinem Gerät entsprechend Mucke findet, sondern auch Batterien und Kopfhörer mitnehmen. Wenn du aufladbare Akkus verwendest, dann macht es zusätzlich Sinn, das Ladegerät mitzunehmen.

Auch lässt sich die Zeit in einer völlig anderen Umgebung gut dazu nutzen, Selbstverständliches im eigenen Leben zu hinterfragen und über alles Mögliche nachzudenken. Besonders sinnvolle Gedanken sollten festgehalten werden, weshalb du davon profitieren kannst, dir Schreibzeug und einen kleinen Block mitzunehmen.

Anreise
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Die Anreise

Von deinen Privaturlauben bist du es gewohnt, auf der Reise Musik zu hören oder Zeitschriften zu lesen? Richtig dumm stehst du da, wenn du gleich nach der Anreise das erste Meeting hast und dir plötzlich auffällt, dass du dich gar nicht richtig darauf vorbereitet hast. Am besten setzt du dich noch vor der Anreise hin und googelst alle Geschäftspartner, mit denen du am Tag der Anreise zu tun haben wirst. Bestimmte Informationen kannst du dir ausdrucken und dir diese während des Flugs einprägen.

Arbeitsbezogene Vorbereitung der Geschäftsreise

  • Tipp 1: Wenn du auf Betriebsreise gehst, dann solltest du dabei ein hohes Maß an Professionalität an den Tag legen. Stelle dir mal vor, du verlässt deinen Arbeitsplatz, ohne vorbereitet zu haben, wer deine Aufgaben in den nächsten Tagen oder Wochen übernimmt?
  • Tipp 2: Deshalb ist es wichtig, dass du dich mit der Person absprichst, die dich vertritt. Was muss die Vertretung wissen, um die Arbeit bestmöglich bewältigen zu können?
  • Tipp 3: Damit auch alle deine Kollegen und Geschäftspartner ohne großen Aufwand sowohl über deine Abwesenheit als auch über die Vertretung informiert werden, solltest du eine informative Abwesenheitsnotiz verfassen.
  • Tipp 4: Du willst vermeiden, dass dein Telefon während deiner Abwesenheit die ganze Zeit klingelt, den Kollegen damit auf den Wecker fällt und für große Verärgerung bei den Geschäftspartnern sorgt? Dann spreche dich mit deiner Vertretung ab und richte eine Telefonumleitung ein.

Fazit

Bei Geschäftsreisen zahlt sich eine sehr gute Vorbereitung aus. Doch je häufiger du beruflich auf Reisen gehst, desto routinierter wirst du die Situation meistern.

Wenn du allerdings immer wieder in andere Länder reist, dann solltest du jeweils Zeit für die landesspezifische Vorbereitung einplanen. Nicht nur Geschäftspartnern und Kollegen im Ausland kannst du demonstrieren, wieviel Wichtigkeit du dem Einsatz im Ausland beimisst, indem du dich im Vorfeld beispielsweise mit kulinarischen Besonderheiten, Sprachen sowie anderen kulturellen und politischen Besonderheiten auseinandergesetzt hast.

Quellen:
packlisten.org, reisecheckliste.org, zusammenpacken.de, blog.taschenkaufhaus.de, hab-ich-alles.de

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