Stechuhr-Urteil: Zeiterfassung ist Pflicht
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Wo bleibt das Gesetz zur Zeiterfassung? Im Jahr 2022 hat das Bundesarbeitsgericht auch hierzulande entschieden, dass Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu erfassen. Doch die konkrete Ausgestaltung lässt seitdem auf sich warten.
Inhaltsverzeichnis
Nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ hat der Europäische Gerichtshof bereits im Jahr 2019 ein richtungsweisendes Urteil gefällt. Demnach sind beim Thema Zeiterfassung die Arbeitgeber in die Pflicht zu nehmen: Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14.05.19 (Az. C-55/18) müssen Arbeitgeber Systeme bieten, die die objektive Messung der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer ermöglichen. Dies geschieht mit dem Ziel des gesundheitlichen Schutzes der Arbeitnehmer.
Bereits damals wurde festgehalten: Die Mitgliedstaaten der EU können bei der Umsetzung dieser Regelung in nationales Recht allerdings Faktoren wie die Unternehmensgröße und die Branche berücksichtigen. Doch bis heute steht in Deutschland eine Umsetzung des Rechts aus. Ein entsprechender Gesetzentwurf, der die Vorgaben berücksichtigt, wurde von Arbeitsminister Hubertus Heil zwar vorgelegt, doch der Entwurf hängt inzwischen seit fast einem Jahr fest. Die Einigung zwischen Politik, Arbeitgeberverbänden, Gewerkschaften und Sozialverbänden auf konkrete Eckpunkte und praxisnahe Zeiterfassungssysteme gestaltet sich schwierig. Eine kurzfristige Lösung ist aktuell nicht in Sicht.
Doch welche Auswirkungen hat eine Zeiterfassung überhaupt auf deinen Arbeitsalltag?
Was ist Flatrate-Arbeit? Ein Beispiel aus der Praxis
Schon beim Vorstellungsgespräch erfährt Sabine, die sich auf eine Stelle ohne Führungsverantwortung in einer Marketing-Agentur beworben hat:
„Tägliche unbezahlte Überstunden sind in unserer Agentur üblich. Wenn Stellen nicht besetzt werden können oder Arbeitskräfte krank sind, dann muss das von den Anderen aufgefangen werden. Bei uns geht keiner heim, bevor die Arbeit erledigt ist. Und Fehler dürfen keine passieren, denn wenn einer unserer Kunden abspringt, kann dies das Aus für die Agentur bedeuten. Generell arbeiten wir hier im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit, dafür sind der Job und die Projekte aber auch extrem spannend.“
Vorsicht, das klingt gefährlich nach Flatrate-Arbeit!
Zeiterfassung: aktueller Stand
Unter einem ähnlichen Druck und Mangel an Freizeit ohne Ausgleich wie in dem beschriebenen Fall leiden Angestellte zahlreicher Betriebe. Durch unbezahlte Überstunden kann es nicht nur zu Lohndumping kommen, was im Extremfall bedeutet, dass der Mindestlohn umgangen wird: Auch die Gesundheit der Mitarbeiter wird gefährdet, wenn gesetzliche Arbeitszeitvorgaben ignoriert werden. Ein Extremfall entsteht, wenn zum Beispiel Klinikärzte, wie in der Praxis durchaus üblich, die Höchstarbeitszeitgrenzen überschreiten: Bei dieser Konstellation wird zusätzlich die Gesundheit anderer Menschen gefährdet.
Zwar ist aktuell gesetzlich geregelt, dass innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine Wochenarbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden darf, doch die Realität liegt leider weit entfernt von dem Ideal des Gesetzgebers: Nach Angaben des Statistischen Bundesamts waren im Jahr 2022 in Deutschland 8,3 % der in Vollzeit Erwerbstätigen von einer Ü-48-Stunden-Woche betroffen.
Die Ursache dafür liegt darin begründet, dass Unternehmen bei Aufzeichnung der Zeiterfassung der Überstunden nicht kontrolliert werden. Andere Gründe für das Zustandekommen von Wochenstunden jenseits der 48 sind bestimmte Überstundenklauseln in Arbeitsverträgen, von denen beispielsweise Führungskräfte betroffen sind.
Blick ins Arbeitszeitgesetz
Gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG müssen sowohl Überstunden als auch Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufgezeichnet werden. Auch die Arbeitszeiten von Minijobbern oder von Arbeitskräften, die in Schichtarbeit tätig sind, müssen laut bisheriger gesetzlicher Regelung dokumentiert werden. Zudem ist im öffentlichen Dienst oder für Kraftfahrer eine Erfassung der Arbeitszeit Pflicht.
Allerdings lässt sich der Gesetzgeber bislang nicht darüber aus, in welcher Form die Aufzeichnung stattzufinden hat: handschriftlich, in Papierform, digital via Software oder App bzw. komplett automatisiert – alles ist möglich.
Welche Konsequenzen hat die Zeiterfassung für die Praxis?
Die Entscheidung des EuGH hat unterschiedlichste Reaktionen hervorgerufen: Während Arbeitgeber in der Verpflichtung einen wesentlichen bürokratischen Mehraufwand befürchten, sehen Verbände, die sich für Arbeitnehmerinteressen einsetzen, in dem Urteil einen Wegbereiter für mehr Gerechtigkeit.
Viele große Unternehmen besitzen bereits seit langem ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Angestellten. Und hierbei wird selbstverständlich nicht mehr „gestempelt“. Gängig sind in der Praxis zum Beispiel Tokens, die häufig gleichzeitig zum Öffnen von Türen und zur An- und Abmeldung des Personals taugen. Arbeitgeber, die eine Erfassung der Zeit vermeiden möchten, die für den Weg von der Eingangstür bis zum Einschalten des Computers verstreicht, bieten ihren Arbeitnehmern stattdessen eine Zeiterfassungssoftware bzw. App am PC, in die sich der Mitarbeiter nach dem Hochfahren des Computers einloggt bzw. die sich automatisch aktiviert. Der Markt hält hier bereits zahlreiche unterschiedliche Lösungen bereit.
Konsequenzen für Arbeitnehmer
Der Deutsche Gewerkschaftsbund brachte seine Freude über das EuGH-Urteil bereits damals mit den Worten „Das Gericht schiebt der Flatrate-Arbeit einen Riegel vor […]“ zum Ausdruck. In der Tat hätte eine Umsetzung des Urteils in nationales Recht für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. Doch können auch Nachteile entstehen, etwa für Personen, die versuchen, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen. Vielleicht aufgrund dieser Ambivalenz lässt ein konkretes Gesetz nun so lange auf sich warten.
Fakt ist jedoch: Schon jetzt gilt für Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung!
Folgende Vorteile kann die Erfassung der Arbeitszeit für Arbeitnehmer haben:
Jede Minute zählt
Wer für ein Unternehmen tätig ist, das bereits jetzt ein System der Arbeitszeiterfassung bietet, weiß, dass sich auf diese Weise, je nach Variante der Berechnung, ganz schnell Überstunden summieren: Wenige Minuten, die man täglich zu früh kommt oder zu spät geht, und die man sich niemals notieren würde, werden mit der Zeit zu Überstunden, die man je nach Vereinbarung abfeiern kann. Folgerichtig wird in Betrieben ohne Zeiterfassungssystem tendenziell mehr gearbeitet.
Beispiel 1: Jutta kommt jeden Tag ungefähr fünf Minuten vor Arbeitsbeginn und bleibt täglich ca. fünf Minuten länger. Auf diese Weise entsteht wöchentlich nahezu eine Überstunde.
Beispiel 2: Roberts Vorgesetzter, der häufig unterwegs ist, unterstellt dem Mitarbeiter, er würde bei seiner täglichen Arbeitszeit mogeln. Robert, der täglich 8 Stunden ableistet, weiß nicht, wie er beweisen soll, dass er tatsächlich weder zu spät kommt noch zu früh geht. Dass künftig jegliche Arbeitszeit erfasst werden soll, kommt Robert daher entgegen. Jetzt hat er anhand der Aufzeichnungen einen Beweis.
Beispiel 3: Klara ist ausschließlich im Homeoffice tätig. Überstunden waren in ihrer Position bisher immer eine Selbstverständlichkeit und wurden auch nicht aufgezeichnet, obwohl das laut Gesetzgebung Pflicht ist. Da sie sich häufig über die verschenkte Zeit geärgert hat, hofft Sieglinde auf eine gesetzliche Neuregelung in Deutschland.
Arbeitszeitkonten mit Ausgleich
Wer mehr arbeitet, soll dafür auch eine Gegenleistung bekommen – entweder in Form von Bezahlung oder durch mehr Freizeit. Wird ein Arbeitszeitkonto geführt, so lässt sich anhand der Aufzeichnungen fair und gerecht ein Ausgleich herstellen. Je nach Unternehmen gibt es dafür unterschiedliche Ansätze. In den meisten Betrieben können geleistete Überstunden mittels Freizeitausgleich abgefeiert werden.
Folgende Nachteile kann die Erfassung der Arbeitszeit für Arbeitnehmer haben:
Einschränkung in Bezug auf flexibles Arbeiten
Bislang konnte man sich, wenn der Arbeitgeber damit einverstanden war, einen Arbeitstag nach Belieben in einzelne Zeitabschnitte aufteilen. Werden die genauen Arbeitszeiten jedoch erfasst, ist eine absolut individuelle Aufteilung nicht mehr möglich: Es kommt zu einer Einschränkung der wertvollen zeitlichen Flexibilität, für die sich Arbeitnehmer immer wieder einsetzen.
Beispiel: Nick genießt seine Vaterrolle und möchte auch gern Zeit mit seinem Kind verbringen. Aus diesem Grund hat er es sich in seiner Position bei einem Betrieb ohne Arbeitszeiterfassung so eingerichtet, dass er vormittags arbeitet, sich nachmittags um seine Tochter kümmert und am Abend den Rest der Arbeit erledigt. Durch die Arbeitszeiterfassung jedoch ist diese Aufteilung der Arbeit nicht mehr möglich, da gesetzlich 11 Stunden Ruhezeit vorgeschrieben sind.
Achtung, Pausen!
Nach einer bestimmten Anzahl von am Stück abgeleisteten Arbeitsstunden sind laut ArbZG gesetzliche Pausenzeiten vorgeschrieben. Anhand einer klar dokumentierten Arbeitszeiterfassung lässt sich exakt ablesen, ob ein Mitarbeiter diese Pausenzeiten ordnungsgemäß eingehalten hat. Dass dies passiert, darauf muss der Arbeitgeber achten – er ist hier zur Verantwortung zu ziehen, falls zu wenig Pausen gemacht werden.
So musst du zum Beispiel eine Pause von mindestens 30 Minuten einlegen, wenn du über sechs Stunden am Stück gearbeitet hast. Achtung, gerade für Teilzeitkräfte kann das eine Flexibilitätsfalle sein!
Die Arbeit ist nicht in der vorgegebenen Zeit zu schaffen
Manche Mitarbeiter arbeiten sehr schnell, andere wiederum langsamer. In Betrieben, in denen die Arbeitszeit bisher nicht genau erfasst wurde, konnten langsamere Angestellte, die auf dem Arbeitsmarkt sonst keine Chance hätten, ihr Defizit durch unbezahlte Mehrarbeit ausgleichen. Wird jedoch jegliche Arbeitszeit beispielsweise in einer App registriert, kann es schneller dazu kommen, dass für eine langsamere Person ein Problem entsteht: Möglicherweise thematisiert ein Vorgesetzter den langsamen Arbeitsstil, und die Arbeitskraft wird vielleicht durch eine schnellere ersetzt.
Beispiel: Norbert, ein Mittfünfziger, der nicht mehr als Lehrer arbeiten möchte, hat die Chance wahrgenommen, als Quereinsteiger im Vertrieb tätig zu sein. Für die Arbeit, die seine jungen Kollegen in acht Stunden schaffen, braucht Norbert jedoch neun Stunden. Bislang ist dies seinen Vorgesetzten nicht aufgefallen. Seit Verkündung des EuGH-Urteils macht Norbert sich Sorgen um seinen Job. Jetzt wird anhand der konkreten Berechnung sichtbar werden, dass er mehr Zeit für seine Tätigkeit benötigt.
Folgen der Zeiterfassung für Arbeitgeber
Die Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände ist ganz klar gegen eine Einführung einer modernen Stechuhr. Doch hätte eine Gesetzesnovelle nicht ausschließlich Nachteile für Arbeitgeber:
Vorbeugung von Arbeitszeitbetrug
Vertrauensarbeitszeit ist gut und schön, aber was ist, wenn man einen Mitarbeiter des Arbeitszeitbetrugs verdächtigt, doch die Nachweise dafür fehlen?
Beispiel: In der Firma Zitrusapfel GmbH herrscht Vertrauensarbeitszeit. Der Chef will, dass nicht nur die Zielvorgaben erreicht werden sollen, sondern die Mitarbeiter auch die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit im Betrieb leisten. Bei Tom hat niemand genau aufgepasst, doch entstand bei seinen Kollegen manchmal das Gefühl, er würde täglich keine vollen 8 Stunden anwesend sein. Eine Arbeitszeiterfassung würde in diesem Fall für Nachweise sorgen; jetzt wird deutlich, wer wann ein- bzw. ausstempelt und Abwesenheiten sind für alle ersichtlich.
Was der Mitarbeiter im stillen Kämmerlein macht
Der Angestellte überarbeitet einen Bericht im Homeoffice oder verfasst eine E-Mail an einen Kooperationspartner? Auch Tätigkeiten, die außerhalb der Geschäftsräume erledigt werden, gelangen in Zukunft in das Visier des Chefs. Mit einer Zeiterfassung wird so manchem Vorgesetzten erst bewusst, welche Leistungen mit welchem Zeitaufwand in einer bestimmten Position erforderlich sind, was zum Beispiel überhöhten Erwartungen bei einer Neubesetzung der Position vorbeugen kann.
Ein Problem bei der Sache: Wie kann der Betrieb kontrollieren, ob der Mitarbeiter die zu Hause absolvierte Arbeitszeit wahrheitsgemäß angegeben hat?
Beispiel: Thomas wird stets für seine regelmäßige Zielerreichung gelobt. Bisher wusste der Chef jedoch nicht, dass Thomas sich dafür häufig in den eigenen vier Wänden noch einmal an eine Aufgabe setzen musste.
Schluss mit Lustig für die Kreativbranche
Werbung, Marketing, Gestaltung – die Kreativbranche ist für ausufernde Arbeitszeiten berüchtigt. Oftmals verschwimmen in diesen Bereichen Job, Hobby und Passion derart, dass Arbeitszeit und Freizeit kaum voneinander zu trennen sind. Doch eine klare Unterscheidung muss auch hier zukünftig getroffen werden.
Beispiel: Jens ist Chef einer SEO-Agentur. Von seinen Angestellten hat er bisher hohes Engagement erwartet: Beispielsweise war es für ihn selbstverständlich, dass alle, auch die Werkstudenten, zu jedem Termin des SEO-Stammtisches erscheinen und ihr berufliches Netzwerk auch in der Freizeit pflegen. Zudem war bei den Angestellten regelmäßiges Brainstorming außerhalb der Arbeitszeiten angesagt. Angesichts der Entscheidung des EuGH ist Jens verunsichert: Zählen bei einer Gesetzesänderung auch alle beruflichen Veranstaltungen oder das Netzwerken zur Arbeitszeit?
Großer Aufwand für kleine Unternehmen
Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs lässt den Mitgliedstaaten offen, bei der Umsetzung der Vorgaben die Größe des Unternehmens sowie die Branche zu berücksichtigen. Dass eine solche Differenzierung wichtig ist, zeigt das folgende Exempel:
Beispiel: Landwirt Alois hat nur einen Mitarbeiter, der sich um die Kühe kümmert. Angesichts des EuGH-Urteils befürchtet Alois, sich für diesen einen Mitarbeiter, auf dessen Hilfe er dringend angewiesen ist, nun eine teure Zeiterfassungssoftware für die Aufzeichnung der Arbeitszeit zulegen zu müssen.
Fazit
Kritiker der EuGH-Entscheidung sehen in dieser einen Rückschritt, der sich nicht mit unserer modernen Arbeitswelt vereinbaren lässt und Arbeitgeber mit unnötig viel Bürokratie belastet.
Angesichts der Tatsache, dass das Thema Burnout seit vielen Jahren ein Dauerbrenner ist, trifft das Urteil des Europäischen Gerichtshofs jedoch den Nerv der Zeit: Denn was hilft das viele Klagen über eine hohe Fluktuation und einen hohen Krankenstand, wenn die Erholungsphasen des Einzelnen zu kurz kommen und man möglicherweise allein mit einer Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit schon eine Besserung erreichen könnte? Eine Aufzeichnungspflicht könnte hier vielleicht schon Besserung versprechen.
Betrachtet man moderne Methoden zur Arbeitszeiterfassung wie App und Smartphone, sollte auch nicht mehr von einer „Stechuhr“ oder „stempeln“ die Rede sein. Freilich kann sich auch die Erfassung der Arbeitszeit mittels fortschrittlicher Methoden negativ auf Kreativität und Spontaneität auswirken: Beispielsweise ist nicht jeder dazu in der Lage, fünf Minuten konzentriert über ein Problem nachzudenken und dabei messbare Ergebnisse zu produzieren.
Es bleibt zu hoffen, dass in Deutschland bald eine entsprechende gesetzliche Regelung zur Zeiterfassung folgt. Oder wie es das Rechtsmagazin Legal Tribune One formuliert: „Eine moderate Anpassung des deutschen Arbeitszeitrechts wird wohl notwendig, aber auch ausreichend sein.“ Ein Projekt, das bald angegangen werden sollte.
Quellen:
destatis.de, spiegel.de, dgb.de, faz.net, lto.de
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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.