Die ABC-Analyse ist nicht nur ein nützliches Werkzeug für die Produktionsplanung, den Einkauf und den Vertrieb, sondern auch für das Zeitmanagement im Arbeitsalltag. Warum? Ganz einfach: Sie ermöglicht es, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu klassifizieren und dadurch die Prioritäten zu setzen. So spart man viel Zeit und arbeitet deutlich produktiver. Wie genau die ABC-Analyse funktioniert und ob sie auch für dich eine geeignete Methode ist, erfährst du in diesem Artikel.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein hilfreiches Instrument der Betriebswissenschaften und hat das Ziel, komplexe Sachverhalte auf das Wesentliche zu reduzieren und so in eine vereinfachte Struktur zu bringen. Dadurch wird Optimierungspotenzial sichtbar gemacht und die Effizienz erhöht. Die Methode eignet sich daher auch sehr gut für das eigene Zeitmanagement in der Arbeit bzw. für die Selbstorganisation.

Ob du selbstständig oder angestellt bist – ein paar Hilfen, um die eigene Produktivität zu erhöhen und den Tag besser zu planen, kann jeder gebrauchen. Gutes Zeitmanagement kann uns dabei helfen, die Zeit, die uns innerhalb eines Tages zur Verfügung steht, besser für die anfallenden Aufgaben zu nutzen. Dies geschieht, indem Prioritäten festgelegt werden und der Workflow entsprechend angepasst wird. Es gibt viele verschiedene Techniken in diesem Bereich. Darunter fallen beispielsweise das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Methode und die ALPEN-Methode. Zeitmanagement hilft dabei, nicht im Chaos des Arbeitsalltag zu versinken und einen klareren Kopf zu bewahren. 

Frau arbeitet produktiv
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Die Anwendung der ABC-Analyse

Möchtest du die ABC-Methode in deinen Arbeitsalltag integrieren, solltest du dir erst einmal einen Überblick über all deine To-Dos verschaffen. Erstelle dir dafür am besten eine Liste, in der du ebenfalls vermerkst, wie viel Zeit du für die einzelnen anstehenden Aufgaben ungefähr benötigst. Anschließend ordnest du die Tasks nach ihrer Priorität – die wichtigsten Aufgaben kommen nach oben, die unwichtigsten nach unten. Auch wenn mit Sicherheit alle Aufgaben ihre Berechtigung haben, so gibt es dennoch welche, die wichtiger und dringender sind als andere. Die Anwendung der ABC-Analyse im Zeitmanagement beinhaltet die Einteilung von Aufgaben in drei Kategorien: A, B und C. Diese werden wie folgt definiert.

Kategorie A

Kategorie A ist die erste und somit wichtigste Kategorie. Sie enthält jene Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Also Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen, um den gewünschten Erfolg in deiner Arbeit zu erzielen. Dazu gehören zum Beispiel die Erfüllung von Deadlines für wichtige Projekte oder die Beantwortung von dringenden Anfragen von Kunden. Auch Präsentationen oder Konzepterarbeitungen können sich hier befinden. Welche Aufgaben für dich und deinen Chef besonders wichtig sind, musst du selbst definieren. 

Kategorie B

Hier sind Aufgaben enthalten, die zwar wichtig sind, aber nicht dringlich. Sie haben eine mittlere Priorität für dich und das Unternehmen bzw. Team. Diese Tasks tragen langfristig zum Erfolg bei, aber müssen nicht unbedingt sofort erledigt werden. Beispiele wären die Vorbereitung auf kommende Projekte, die Pflege von Geschäftsbeziehungen, Reportings und gewisse Kundentelefonate.

Mann arbeitet produktiv
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Kategorie C

Die letzte Kategorie beinhaltet Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. Sie haben eine eher niedrige Priorität und sind den anderen Tasks untergeordnet. Dennoch befinden sich hier normalerweise die meisten Aufgaben. Es handelt sich um To-Dos, die nicht unbedingt zum Erfolg beitragen und auch nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen, wie etwa das Durchsuchen des E-Mail-Posteingangs, Verwaltungsaufgaben, Papierkram oder das Lesen von Nachrichten auf sozialen Medien.

Zusätzliche Kategorien

Natürlich kann es immer wieder vorkommen, dass du Aufgaben entdeckst, die keiner der drei oben genannten Kategorien zuzuordnen sind. Zögere nicht, in diesem Fall einfach eine vierte oder auch fünfte und sechste Kategorie hinzuzufügen. Hier kannst du dich einfach weiterhin am Alphabet orientieren und somit um die Kategorien D, E und vielleicht auch F erweitern.

Hinweis: Die Kategorien sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden, da sich die Aufgaben und ihre Wichtigkeit im Laufe der Zeit verändern können.

Nachdem du die Aufgaben nun entsprechend einsortiert hast, musst du dir überlegen, wie viel Zeit du für welche Aufgabe investieren möchtest. Da die A-Aufgaben am wichtigsten sind, solltest du für diese auch die meiste Zeit einplanen und sie außerdem als erstes erledigen. Am besten, du nimmst dir mehr als die Hälfte deines Tages für diese Aufgaben. Erst danach folgen B-Aufgaben und für die C-Aufgaben reichen etwa 15 % deiner Zeit. Eventuell kannst du auch ein paar der unwichtigeren Aufgaben an andere delegieren.

Zeit ist wertvoll
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Ist die ABC-Analyse für dich geeignet?

Zeitmanagement kann dir den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und hilft dir dabei, den Überblick zu bewahren. Aber ist die ABC-Methode unbedingt die richtige Methode für dich? Immerhin gibt es so viele andere Techniken, die du ausprobieren kannst. Hier kommen ein paar Vor- und Nachteile der ABC-Analyse.

Vorteile

Das tolle an der ABC-Methode ist, dass sie auf viele Aufgabenbereiche anwendbar und zudem sehr unkompliziert ist. Ihr Hauptziel ist es, wichtige Tasks von unwichtigen zu trennen und dadurch effektiver zu werden. Durch ihre regelmäßige Anwendung entwickelst du außerdem ein Gespür dafür, wie viel Zeit gewisse Aufgaben in der Regel in Anspruch nehmen und kannst allein dadurch deinen Tag schon besser strukturieren. Außerdem entgehst du so leichter den Fallen der Prokrastination, die überall lauern. Die ABC-Analyse kann für dich die richtige Technik sein, wenn du häufig Probleme mit deiner Priorisierung hast.

Nachteile

Bist du ein Mensch, der viel Flexibilität braucht, ist diese Methode vermutlich eher nichts für dich. Immerhin arbeitest du hier mit einem mehr oder weniger starren Muster, an das du dich halten solltest. Wenn du dann deine Aufgaben nicht in der von dir festgelegten Zeit abgearbeitet hast, kann das außerdem zu Stress führen. Fühlst du dich durch einen festen Zeitplan eingeschränkt, ist vielleicht eine andere Methode geeigneter für dich. Allerdings musst du die Technik auch nicht ganz so streng nehmen und kannst sie eher als Orientierung nutzen. 

Fazit

Mit der ABC-Analyse im Zeitmanagement kannst du sicherstellen, dass du die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben priorisierst und deine Ressourcen nicht für unwichtige Aufgaben verschwendest. Die Technik ermöglicht es dir, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu richten und dadurch deine Effizienz zu erhöhen. Ein wichtiger Aspekt bei der Anwendung der ABC-Analyse im Zeitmanagement ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Aufgabenkategorien. Aufgaben können sich im Laufe der Zeit ändern und es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Prioritäten immer auf den wichtigsten und dringlichsten Aufgaben liegen.

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