Telefoninterview: Tipps fürs telefonische Bewerbungsgespräch

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Ein Telefoninterview ist ein Vorstellungsgespräch am Telefon und sowohl für dich als auch das Unternehmen meist eine sehr praktische Sache: Du musst für das Gespräch nicht anreisen und es fallen zunächst keine Kosten an. Da du am Telefon optisch nicht in Erscheinung trittst, fällt die Kommunikation bei diesem Bewerbungsgespräch umso mehr ins Gewicht. Aber wozu dient ein Telefoninterview eigentlich? Was solltest du bei dem Anruf beachten? Wir haben die wichtigsten Tipps für dich zusammengefasst.

Warum entscheiden sich Unternehmen für ein Telefoninterview?

Heute ist es keine Seltenheit, dass du nach deiner Bewerbung erst einmal die Einladung zu einem Telefoninterview erhältst. Dies hat oft folgende Gründe:

• Einfache Delegation: Für Bewerbungsprozesse vor Ort werden Räumlichkeiten benötigt und sie bringen einen organisatorischen Aufwand mit sich. Daher setzen viele Unternehmen heute auf einen ersten Auswahlprozess über das Telefon und laden die Bewerber erst in der zweiten Runde zu sich ins Büro ein.
• Geringer Aufwand für den Bewerber: Auch für den Bewerber ist es praktisch, im ersten Schritt keine Anfahrt auf sich nehmen zu müssen. Das wissen auch die Arbeitgeber und versuchen, den Bewerbungsprozess für ihre Kandidaten einfach zu machen.
• Authentisches Auftreten: Bei einem Job-Interview vor Ort sind viele Bewerber nervös. In der bekannten Umgebung fühlst du dich aber vermutlich wohler und bist daher bei einem Telefongespräch authentischer. Das ist auch für den potenziellen Arbeitgeber eine tolle Sache.

Was erwartet dich in einem Gespräch am Telefon?

Das Telefonat steht kurz bevor. Die Aufregung steigt und du fragst dich, was dich hier eigentlich genau erwartet? Mach dir erst einmal Folgendes bewusst: Es ist ein gutes Zeichen, dass du zum Telefoninterview eingeladen wurdest. Du kommst in die engere Auswahl!

Der Interviewer wird deinen Lebenslauf und deine Bewerbungsunterlagen vor sich liegen haben und mit dieser Basis arbeiten. Du kannst dir daher fast sicher sein, dass sich zumindest einige Fragen darauf beziehen. Auch dann, wenn du dich vielleicht initiativ beworben hast oder möglicherweise nicht ganz zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passt, kann es sein, dass dennoch Fragen dazu kommen.

Du kannst dich vorab selbst fragen, welche Punkte in deiner Bewerbung vom Personaler vertieft werden könnten: Hast du in deinem Lebenslauf vielleicht Zeiten, die sich nicht erklären lassen? Sind dort  Auslandaufenthalte aufgeführt, es wird aber nicht so ganz klar, was du da eigentlich gemacht hast? Eventuell suchst du ja auch schon länger eine Arbeitsstelle und das Unternehmen möchte gerne wissen, woran es bisher gescheitert ist. Diese Fragen kommen möglicherweise auf dich zu.

Übrigens: Es muss nicht immer eine Einladung zu einem Telefoninterview sein. Auch ein Videointerview ist heute durchaus üblich, um sich einen ersten Eindruck von den Kandidaten zu machen. Da du bei dieser Variante jedoch sichtbar bist, solltest du dir unbedingt anschauen, was sich hinter dir im Bild befindet. Plane ein, vor dem Gespräch aufzuräumen und das Ambiente wohnlich, aber auch professionell zu gestalten. 

Einen Anhaltspunkt dafür, was dich erwarten kann, gibt auch die angesetzte Gesprächsdauer. Gerade große Unternehmen versenden normalerweise ein Schreiben oder eine E-Mail an die Kandidaten, in der sie ihnen Zeit und Dauer mitteilen und sie so über die nächsten Schritte informieren. Bei kleinen Unternehmen kann es sein, dass auch spontane Anrufe kommen. Kennst du jedoch die eingeplante Gesprächsdauer, kannst du ungefähr abschätzen, welche Fragen kommen können.

• Bei einem kurzen Telefongespräch werden deinen Gesprächspartner vor allem die grundlegenden Informationen interessieren. Hier geht es um mögliche Lücken in den Bewerbungsunterlagen oder Nachfragen, die vor einer persönlichen Vorstellung geklärt werden sollten.
• Bei einem Termin, der deutlich länger angesetzt wird, kannst du davon ausgehen, dass dieser mit einer persönlichen Vorstellung zu vergleichen ist und etwa denselben Ablauf hat. Typische Fragen zum Lebenslauf und deiner Bewerbung werden aber ebenfalls mit dabei sein. Bei dieser telefonischen Vorstellung geht es jedoch ebenso darum, mehr über deine Persönlichkeit, deine Erwartungen an den Job und deine kommunikativen Fähigkeiten zu erfahren.

Unser Tipp: Spontane Telefoninterviews werden sehr gerne eingesetzt, um zu prüfen, wie flexibel du bist und wie gut du dich verkaufen kannst. Durch die fehlende Vorbereitung geht der potenzielle Arbeitgeber davon aus, dass du besonders ehrlich und offen bist.

Tipps für eine gelungene Selbstpräsentation findest du hier: Selbstpräsentation: So stellst du dich richtig vor

7 Top-Tipps für die Vorbereitung eines Telefoninterviews

Ein erfolgreiches Telefoninterview basiert immer auch auf der Vorbereitung, die du durchführst. Bereits bevor der Anruf kommt, ist es wichtig, dass du dir ausreichend Zeit einplanst und einen ruhigen Ort suchst, an dem dich weder Kinder, Tiere oder Partner bzw. Partnerin stören können. Ein ruhiger Ort bedeutet dabei auch, dass dein Handy auf stumm oder Flugmodus geschaltet ist. So hört dein Gegenüber am anderen Ende nicht, wenn du Nachrichten bekommst. Nimm dieses Gespräch nicht auf die leichte Schulter, es kann dein Einstieg in einen neuen Job sein. Bekommst du die Einladung, können dir die folgenden Tipps bei der Vorbereitung helfen, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

1. Informiere dich über die Firma

Große Unternehmen sind eigentlich immer im Internet zu finden. Durchstöbere daher unbedingt die jeweilige Internetpräsenz und denke auch an die sozialen Netzwerke. Bei kleinen Unternehmen kann es etwas Zeit brauchen, bis du die wichtigsten Informationen zusammengetragen hast.

Mache dir Notizen dazu, greife in deinem Gespräch darauf zurück und schreibe auch auf, wenn du offene Fragen zur Firma hast. Diese offenen Fragen zeigen dem oder der Personalverantwortlichen, dass du dich für die Firma interessierst und auch im Rahmen eines telefonischen Interviews dein Interesse zeigen kannst.

2. Bereite dich auf typische Fragen vor

Einige Fragen kommen nicht nur im persönlichen Vorstellungsgespräch zum Einsatz, sondern auch bei einem Telefonat. Für ein erfolgreiches Telefoninterview solltest du auf diese Fragen vorbereitet sein.

Es kann beispielsweise um deine Schwächen und deine Stärken gehen. Der Personalverantwortliche möchte aber sicherlich auch mehr über deine Laufbahn wissen, sich zum Beispiel über deine beruflichen Interessen und Kompetenzen informieren und nachfragen, wieso du für den Betrieb geeignet bist. Mit kleinen Stichpunkten kannst du souverän antworten und die Person am anderen Ende von dir überzeugen. Wirf auch noch einmal einen Blick auf deinen Lebenslauf und dein Anschreiben für den Job und beziehe dich auf die Angaben, die du hier gemacht hast.

3. Räume deinen Platz auf und zieh dich für ein Bewerbungsgespräch an

Das ist ein rein psychologischer Trick, den du natürlich nur anwenden kannst, wenn es kein Überraschungsanruf ist: Ziehe Businesskleidung an, dusche und trage eventuell Parfüm auf. Das stärkt dein Selbstbewusstsein. Stelle dir ein Glas Wasser an den Tisch, setze dich aufrecht hin und vermeide Ablenkungspotenzial, wie eine laufende Waschmaschine, die kochenden Kartoffeln auf dem Herd oder die Schokolade auf deinem Tisch. Bereite dich so vor, wie du es auch bei einem persönlichen Gespräch machen würdest.

4. Prüfe dein Telefon

Abhängig davon, welche Nummer du angegeben hast, solltest du dein Telefon vorab checken: Ist noch ausreichend Akku vorhanden? Hast du den Klingelton auf laut gestellt? Ist es griffbereit? Funktioniert es technisch einwandfrei?

Bei einer telefonischen Bewerbung solltest du nicht zu schnell rangehen, den Anrufer aber auch nicht zu lange warten lassen. Lass das Telefon am besten zwei- bis dreimal klingeln.

5. Geh vorher noch einmal auf die Toilette

Ja, das klingt ein wenig komisch. Aber: Gerade bei einem aufregenden Gespräch kann es passieren, dass du aus Nervosität auf die Toilette musst. Geh daher am besten vorher noch einmal ins Badezimmer und konzentriere dich im Telefonat selbst ganz darauf, das Unternehmen von dir zu überzeugen.

6. Halte die Unterlagen bereit

Suche deine Bewerbungsunterlagen und die Stellenausschreibung heraus und lege sie vor dich auf den Tisch. Gehe sie vor dem Telefonat noch einmal durch. Sieh sie dir aus der Sicht eines Personalers an und überlege, welche Fragen aufkommen könnten.

Breite die Unterlagen möglichst so aus, dass du jederzeit nachsehen kannst, ohne dabei laut zu rascheln. So kannst du auch beim Interview selbst prüfen, was genau du eigentlich geschrieben hast, worauf sich bezogen wird und was noch kommen kann.

7. Halte etwas zum Schreiben bereit

Hier kommt der gute, alte Notizblock zur Anwendung. Denn: Machst du dir Notizen am Computer oder am Laptop, kann es schnell so wirken, als würdest du nebenbei noch etwas anderes machen.

Gut ist es, wenn du mehrere Stifte griffbereit hast. Denn wer kennt es nicht: Kaum möchtest du etwas aufschreiben, ist es vermutlich genau dieser Kugelschreiber, der versagt. Musst du dann loslaufen und auf die Suche nach einem neuen Stift gehen, wirkt das unprofessionell.

Unser Tipp: Du selbst kannst dich am besten einschätzen und weißt, was dir guttut, wenn es darum geht, dich auf ein Telefonat vorzubereiten. Ein Trick, der für den Sympathiefaktor aber immer hilft: Lächle! Warum? Ein Lächeln kann man „hören“, auch wenn deine Mimik und deine Gestik beim Telefonieren nicht sichtbar sind.

Die wichtigsten Tipps fürs Gespräch am Telefon

Das Telefon klingelt. Nun geht es darum, aus einer postalischen oder einer E-Mail-Bewerbung einen überzeugenden Auftritt am Hörer zu machen. Nimm dir für das Gespräch wirklich ausreichend Zeit. Lege dir keine Termine auf die nächsten Stunden und vermeide, dass jemand im Raum ist oder in den Raum kommen könnte. Der Interviewer ist nur interessiert daran zu wissen, was du zu sagen hast. Er möchte nicht wissen, wie es in der Schule bei deinem Kind war oder was es heute zu Essen gibt.

Dennoch kannst du einen leichten Einstieg suchen. Es ist durchaus erlaubt, hier mit ein wenig Smalltalk zu arbeiten. Das sorgt für eine lockere Stimmung und hilft auch dir dabei, die Person besser einschätzen zu können. Nimm aber auch den Smalltalk nicht auf die leichte Schulter. Du solltest dabei wirklich nur an der Oberfläche kratzen und wissen, wann genug ist. Ein guter Personaler leitet allerdings selbst ein wenig Smalltalk ein und wechselt anschließend professionell und souverän zum Telefoninterview.

Diese Tipps helfen dir dabei, das Gespräch selbstbewusst zu führen:

1. Die Stimme: Achte beim Interview unbedingt auf deine Stimme. In den ersten Minuten kann es sein, dass deine Nervosität für eine belegte Stimme sorgt. Lächle einfach und du wirst merken, wie sich deine Anspannung löst. Hast du einen trocknen Hals, greif zum Wasser. Achte darauf, nur leise zu schlucken und nimm nur kleine Schlucke.
2. Das Tempo: Sprich möglichst langsam (das gilt sowohl am Telefon als auch vor Ort). Natürlich möchtest du eigene Fragen unterbringen, möglichst viele Informationen von dir vermitteln und so den neuen Job bekommen. Es bringt jedoch nichts, wenn du das Interview quasi alleine führst und der Personaler nicht auch dazu kommt, seine Fragen zu stellen.
3. Die Sprache: Abhängig vom gewünschten Job kann es sein, dass bei deinem Vorstellungsgespräch plötzlich die Sprache gewechselt wird – zum Beispiel auf Englisch. Das ist erst einmal verwirrend, rechne jedoch lieber damit und gehe direkt darauf ein. So kannst du auf jeden Fall punkten. In Bezug auf die richtige Vorbereitung ist es gut, wenn du deine Sprachkenntnisse noch einmal auffrischst und auch dann vorbereitet bist, wenn spontane Anrufe ohne Ankündigung kommen, die vielleicht direkt in einer anderen Sprache begonnen werden.
4. Die Höflichkeit: Bei einem Interview ist es ganz wichtig, dass du nicht dazwischenredest. Das klingt logisch, ist aber einfacher gesagt als getan. Viele Bewerber sind so nervös, dass sie bereits nach der Hälfte der Fragen anfangen, selbst zu fragen oder bei der telefonischen Vorstellung des Personalers dazwischengehen und sich selbst beschreiben. Lass immer lieber eine kleine Pause eintreten, die auch dir die Möglichkeit gibt, zu überlegen und dann zu reagieren.
5. Die Namen: Schreib dir den Namen deines Gesprächspartners auf und lass ihn immer wieder bewusst einfließen. Am besten ist es, wenn du deinen Gesprächspartner schon bei der Begrüßung direkt ansprichst. Auch am Ende solltest du dich mit einer direkten Anrede und dem Dank für das Bewerbungsgespräch verabschieden. Das macht deutlich, dass du wirklich Interesse hast und auch die Vorbereitung gelungen ist. Für die nächsten Schritte, die der Personaler dann einleitet, könnten eine persönliche Begrüßung und Verabschiedung ausschlaggebend sein.

Nachdem das Telefoninterview beendet wurde und du dich höflich verabschiedet hast, lege in Ruhe auf und entspanne dich. In diesem Moment kannst du dir noch einmal überlegen, wie es gelaufen ist.

Was sind gute Zeichen für ein gelungenes Telefoninterview?

Wenn ein telefonisches Bewerbungsgespräch beendet wurde, stellst du dir natürlich die Frage, ob es gut gegangen ist und ob die ausgeschriebene Stelle damit ein Stück näher rückt. Es gibt einige Zeichen, die darauf hindeuten, dass du deinen Gesprächspartner überzeugen konntest und vermutlich noch von der Firma hören wirst:

1. Eigene Fragen wurden offen beantwortet: Du hast den Tipp beherzigt und eigene Fragen gestellt. Auf diese Fragen wurde in dem Gespräch ehrlich und gerne geantwortet. Das ist ein guter Hinweis dafür, dass dir der Einstieg in das Vorstellungsgespräch gelungen ist, du Nähe aufbauen konntest und das Interview gut verlaufen ist.
2. Es sind keine unangenehmen Pausen entstanden: Auch am anderen Ende der Leitung sitzt ein Mensch, der dir sympathisch sein könnte. In einem Telefoninterview entscheiden allein deine Stimme und deine Aussagen darüber, wie gut ihr euch versteht. Natürlich müssen vor allem deine Antworten überzeugen. Sind jedoch unangenehme Pausen entstanden, so ging es eher schleppend voran.
3. Du hast dich gut vorbereitet: Konntest du die Fragen des Personalers beantworten? Bist du zum Kern der Sache gekommen? Oder hast du dich irgendwie verzettelt und zu viel und zu schnell geredet? Wenn du der Meinung bist, dass deine Vorbereitungen für das Vorstellungsgespräch gut waren, dann steht einem weiteren Termin oder einer positiven Rückmeldung sicher nichts im Weg.
4. Weitere Vereinbarungen wurden getroffen: Bereits beim Vorstellungsgespräch wurden weitere Vereinbarungen darüber getroffen, wie ihr jetzt verbleibt? Das ist wirklich gut. Du kannst nun fast sicher sein, dass du in der engeren Auswahl bist und vielleicht sogar noch ein persönliches Vorstellungsgespräch vor Ort folgen wird. Der Job ist dir zwar noch nicht sicher und das Ziel noch nicht ganz erreicht, als Bewerber konntest du aber scheinbar schon überzeugen.

Diese Fragen können dich erwarten

Du bist auf der Suche nach Fragen, die vermutlich auf jeden Fall gestellt werden und auf die du dich vorbereiten möchtest? Du findest hier ein paar der Fragen, die besonders oft aufgegriffen werden und auf die du dich gut vorbereiten kannst.

• Was zeichnet Sie für den Job aus?
• Warum haben Sie eine Bewerbung an uns geschickt?
• Was wissen Sie über die Firma?
• Welche Erfahrungen haben Sie?
• Welche Stärken bringen Sie mit?
• Welche Schwächen haben Sie?
• Was sind Ihre momentanen Aufgaben bei Ihrem Arbeitgeber?
• Warum möchten Sie wechseln?
• Wo sehen Sie sich in einigen Jahren beruflich?
• Wie flexibel sind Sie?
• Sind Sie teamfähig?

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Fragen und Antworten im Vorstellungsgespräch

Bei der Beantwortung der Fragen ist es sehr wichtig, ehrlich zu bleiben. Die Frage nach deiner Wechselmotivation kommt natürlich nur dann, wenn du noch in einem Anstellungsverhältnis bist. Überlege hier genau, wie viel du preisgeben möchtest. Nur du kennst die Gründe und nur du kannst auch wissen, wie sich das auf deine Bewerbung auswirken könnte.

Es ist in dem Fall immer wichtig, nicht schlecht über den aktuellen Arbeitgeber zu sprechen. Versuche so zu argumentieren, dass deutlich wird, wie sehr dich vor allem die neue Stelle reizt.

Kommen Fragen zu unklaren Zeiten in deinem Lebenslauf, ist es ebenfalls von Vorteil, wenn du klar und offen antworten kannst. Gehe dabei nicht zu sehr ins Detail. Benenne den Grund, halte dich aber nicht lange an dem Thema auf und versuche auch nicht, dich zu verteidigen oder zu rechtfertigen. Stehe dazu, dass dein Lebenslauf keine gerade Linie aufweist. Das kann auch ein Hinweis auf deine Kreativität sein, sofern es gut erklärbar ist.

Unsicherheit kommt meist dann auf, wenn es Fragen zu deinen Stärken und deinen Schwächen gibt. Auch hier gilt der Tipp, möglichst das Positive zu unterstreichen. Mit den richtigen Worten können Schwächen auch sehr schnell zu Stärken werden. Du solltest dir allerdings schon in der Vorbereitung Gedanken dazu machen, wie sich das umsetzen lässt. Benenne vor allem die Schwächen, die in Zusammenhang mit deinem Beruf wichtig sein könnten (aber auch kein KO-Kriterium sein dürfen). Es interessiert niemanden, ob du Schokolade nicht widerstehen kannst. Hast du allerdings Probleme mit der Ordnung, kann das schon ganz anders aussehen.

Flexibilität ist heute in vielen Branchen gefragt. Natürlich möchte dein möglicher Arbeitgeber wissen, wie flexibel er dich einsetzen kann. Gerade wenn in den Bewerbungen Kinder erwähnt werden, kommt die Frage auf.

Wichtig: Es gibt Fragen, bei denen du nicht die Wahrheit sagen musst!

• Sind Sie noch in der Kinderplanung?
• Wie decken Sie Krankheitstage Ihres Kindes ab?
• Welche Betreuungsmöglichkeiten liegen für Ihr Kind vor?

Bei einigen Punkten kann es zwar hilfreich sein, ebenfalls ehrlich zu sein, da es von Personalern geschätzt wird. Du musst allerdings nicht zwangsweise auf diese Fragen antworten, kannst mit einer gut organisierten Kinderbetreuung aber durchaus punkten.

Der wichtigste Tipp: Bleibe dir selbst treu!

Fazit: Beim Telefoninterview durch gute Vorbereitung überzeugen

Ein telefonisches Interview ist ein entscheidender Schritt im Bewerbungsprozess, der eine sorgfältige Vorbereitung und eine gezielte Selbstpräsentation erfordert. Durch eine gute Vorbereitung, eine ruhige Umgebung und die Verwendung von Notizen kannst du deine Chancen auf eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch deutlich erhöhen. Authentizität und gute Kommunikationsfähigkeiten sind hier entscheidend. Schließlich hast du im Rahmen des Interviews die wertvolle Gelegenheit, deine Kompetenzen zu zeigen, deine Ziele zu kommunizieren und den potenziellen Arbeitgeber von dir zu überzeugen.

FAQs

Bildquellen: „Mann hat Telefoninterview“ ©JLco – Julia Amaral – istockphoto.com; „Mann bereitet sich auf Telefoninterview vor“ ©Moon-Safari – istockphoto.com; „Frau telefoniert“ ©JProstock-Studio – istockphoto.com; „Ring, dammit, ring! ©friends – giphy.com; „Mann telefoniert“ ©shironosov – istockphoto.com; „Frau freut sich über neuen Job“ ©Deagreez – istockphoto.com

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