Im Arbeitsalltag ständig unter Strom? Wenn der Zeitdruck steigt und die Freizeit regelmäßig ausfällt, steht früher oder später eine körperliche oder mentale Überforderung ins Haus. Auf Dauer kann das schwerwiegende Folgen für deine Gesundheit haben. Mit Tipps für sofort und für später kannst du einer drohenden Überlastung im Job besser entgegensteuern.

Unsere wichtigsten Tipps, um eine Überlastung im Job zu vermeiden:

Wenn dir die Arbeit über den Kopf wächst

Die Balance zwischen den Anforderungen im Job und den persönlichen Bedürfnissen halten – das kann zur echten Gratwanderung werden: Einerseits kann dich zu viel Druck bald überfordern, andererseits kann zu wenig Herausforderung bei der Arbeit zu Unzufriedenheit und Stagnation führen. Wichtig ist, dass du den Konflikt siehst, die Anzeichen von Überforderung erkennst und proaktiv damit umgehst.

Nicht jeder Stress muss zudem schädlich sein. Der damit verbundene Adrenalinschub kann dich auch positiv aktivieren und neu motivieren. Er kann dich zu Höchstleistungen antreiben und auf die nächste Karrierestufe heben. Überlastung entsteht jedoch, wenn du den Stress bei der Arbeit nicht mehr positiv erlebst. Wenn er chronisch wird und deine Ressourcen überstrapaziert, bis nichts mehr geht. Es ist das erste Warnsignal, zwar noch kein Endstadium wie ein Burnout – jedoch ein deutliches Zeichen, dass Handlungsbedarf besteht.

Typische Faktoren, die zur Überlastung führen können, sind meist unklare Ziele und Arbeitsanweisungen und ein zu hohes Arbeitsvolumen. Auch mangelnde Anerkennung
 („… dann bin ich eben noch fleißiger/genauer/zuverlässiger/präsenter!“) oder fehlende Kontrolle über die eigene Arbeit können dazu führen. Wenn du nicht kontrollieren kannst, was du tust und wie du es tust, kann das schnell überwältigend sein. Du kannst immer nur reagieren, anstatt aktiv zu gestalten. Letztlich hast du das Gefühl, immer mehr geben zu müssen, um mithalten zu können. Und genau das kann dazu führen, dass du dich im Job überforderst.

Besonders gefährdet sind die Pflichtbewussten, die zu schnell „Ja“ oder „Na gut“ sagen, oder diejenigen, die selbst bei kleinsten Aufgaben stets 100 Prozent und mehr geben wollen. Oft sind es auch Berufseinsteiger, die ihre Grenzen aus Mangel an Erfahrung noch nicht klar definieren und kommunizieren können. Für sie alle gilt, ihre Kapazitäten realistisch einzuschätzen und ihre Grenzen zu artikulieren, um eben nicht in eine Überlastung zu geraten.

Schnellcheck: Bist auch du in deinem Job überfordert?

Wenn du bei den folgenden Punkten mehr als viermal ja sagst, steht die Überlastungsampel vielleicht schon auf Orange für dich. In diesem Fall solltest du dich intensiver damit befassen, was du tun kannst. Dann solltest du auch grundsätzlich einmal überprüfen, was erfüllendes und zufriedenstellendes Arbeiten für dich bedeutet. Trifft davon etwas auf dich zu?

  • Du fühlst dich schon beim Frühstück irgendwie kraft- und energielos und möchtest am liebsten wieder unter die Bettdecke kriechen.
  • Sonntagabend schläfst du oft schlecht mit Blick auf den Wochenbeginn. Das Wochenende könnte glatt einen Tag länger dauern.
  • Du hast öfter Probleme mit dem Einschlafen und kommst morgens entsprechend schwer in die Gänge.
  • Die Jobmappen an deinem Arbeitsplatz stapeln sich immer weiter, so sehr du auch Gas gibst. Du hast einfach zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
  • Die Arbeitsmenge reduziert sich nicht, obwohl du immer wieder Pausen dranhängst und Überstunden machst.
  • Deine Kernarbeit leidet, weil du ständig von Nebenschauplätzen abgelenkt wirst.
  • Du bist häufig unkonzentriert. Permanente Erreichbarkeit, Telefon, E-Mail, Slack, Teams, Social Media und andere Kommunikationskanäle ziehen deine Aufmerksamkeit ab. Offene Bürotüren laden deine Kollegen immer wieder mal zum Schwätzchen ein.
  • Du prokrastinierst öfter mal unter Druck, indem du im Internet surfst oder die Büroblumen gießt, um dich abzulenken.
  • Stress und Termindruck nehmen einfach kein Ende. Das schlägt sich bereits auf deine Gesundheit nieder. Bauchschmerzen, Bluthochdruck, Schwindel, Schlafprobleme, ein unruhiges Hautbild können erste Anzeichen von Überforderung sein.
  • Du weißt nicht, woran deine Kollegen arbeiten (und auch umgekehrt). So wird manche Aufgabe oft falsch, doppelt oder umsonst gemacht.

  • Du kommst nur schwer in den Feierabend. Du verpasst, dein Kind pünktlich aus der Kita abzuholen und die Dinge des Haushalts zu organisieren.
  • Du ernährst dich mithilfe von Lieferdiensten, weil du nicht mehr zum Einkaufen kommst.
  • Auch am Wochenende beantwortest du berufliche Mails.
  • Du kaufst neue Kleidung für den Job, weil du es nicht schaffst, getragene rechtzeitig zu waschen und zu bügeln. Die Organisation des Privatlebens entgleitet dir zunehmend.
  • Du hast keine Zeit mehr für deine Familie und Freunde. Oft hast du das Gefühl, dass du zu gemeinsamen Unternehmungen schon nicht mehr eingeladen wirst.

Tipps, wie du dich vor Überlastung schützen kannst

Stell dir vor, dein Job ist ein Schiff. Manchmal sind die Gewässer ruhig, die Fahrt verläuft glatt und der Kurs stimmt. Irgendwann kommt Gegenwind auf: Du kämpfst und versuchst, nicht über Bord zu gehen. Wie kannst du Kurs halten, deine Kräfte gut einsetzen und dein Ziel sicher erreichen, bis der Wind wieder abflaut? Hier einige Tipps, wie du sofort und mittel- bzw. langfristig vorgehen kannst. Zunächst die Akutmaßnahmen: Sie haben das Ziel, dir möglichst schnell Entlastung zu verschaffen.

  1. Schaffe Zielklarheit. Was sind überhaupt deine aktuellen Aufgaben? Welche davon sind Aufgaben für alle Teammitglieder und lassen sich entsprechend verteilen? Welche Maßnahmen bringen deinen Auftrag oder dein Unternehmen tatsächlich voran? Welche halten dich eher auf? Überprüfe Ziele und Aufgaben regelmäßig auf ihre Relevanz.
  2. Lerne, täglich zu priorisieren. Was ist wirklich heute dringend, was ist wirklich wichtig? Was ist dringend UND wichtig? Setze Prioritäten bei deinen täglichen Aufgaben mit bewährten Planungsstrategien wie der Eisenhower-Matrix. Haben sich vielleicht Aufgaben in deine Arbeit eingenistet, die gar nicht zu dir gehören? Gibt es Kollegen, die gern etwas auf dich abwälzen, weil du „so gut darin bist“? Lässt sich eine größere Aufgabe in kleinere Teilschritte zerlegen, die du weitergeben könntest?
  3. Reduziere deine Arbeitslast. Rede mit deinem Chef und deinem Team. Leg dar, was auf deinem Tisch liegt, und bespreche, was davon wirklich Priorität hat. Überlege, welche Aufgaben andere für dich übernehmen können. Nicht alles muss an dir hängenbleiben. Gibt es Projekte, die noch etwas warten können? Verschiebe sie auf einen späteren Zeitpunkt.
  4. Nutze Tools und Hilfsmittel. Automatisiere deine Routineaufgaben und die Aufgabenplanung mit digitalen Werkzeugen, um hier wertvolle Zeit zu sparen und alle Teammitglieder gut informiert zu halten. Es gibt zudem digitale Lösungen, die Mails, Internet und andere Ablenkungen ausblenden, damit du dich am Arbeitsplatz besser konzentrieren kannst. Informiere dich über solche Tools und stelle sie auch Vorgesetzten vor. Vielleicht lassen sich so insgesamt mehr Ressourcen freisetzen, die ein Investment lohnend machen.
  5. Optimiere deinen Arbeitsplatz. Was brauchst du, um wirklich stressfrei und konzentriert arbeiten zu können? Schließe deine Bürotür. Räume deinen Schreibtisch auf und lüfte durch. Organisiere dir ein erfrischendes Getränk und starte dann mit der wichtigsten Aufgabe des Tages.
  6. Vermeide Störmanöver. Schalte Ablenkungen wie E-Mails, Telefon und Besuche von Kollegen am Schreibtisch aus. Leite, falls möglich, dein Telefon täglich für eine oder zwei Stunden auf den Empfang oder auf einen anderen Mitarbeiter um, um dich ganz auf eine Aufgabe zu fokussieren. Kommuniziere bei der nächsten Teambesprechung, dass du dich für wichtige Aufgaben zurückziehen wirst. Vielleicht ist es auch möglich, dass du ins Homeoffice wechselst, bis diese Aufgabe erledigt ist.
  7. Lerne, nein zu sagen. Manchmal ist es wichtig, zusätzliche Aufgaben ganz klar abzulehnen, besonders wenn dein Arbeitspensum schon am Anschlag ist. Du gibst unmissverständliche Signale und kannst auch, um dein Nein abzumildern, Alternativen zur Lösung anbieten: einen anderen Zeitpunkt, einen besseren Ansatz oder ein anderes Teammitglied.
  8. Ziehe Grenzen: Deine tägliche Pause sollte dir wichtig sein, dein Feierabend und deine Freizeit auch. Du brauchst einfach genug Erholung und Ausgleich zum Job, damit du jede Woche neu durchstarten kannst und auf Dauer bis zur Rente leistungsfähig bleiben kannst. Das weißt du natürlich auch. Auch deine Vorgesetzten wissen es, denn sie sind verpflichtet, den gesetzlichen Arbeitsschutz einzuhalten und Maßnahmen zur Sicherung der Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu ergreifen.
  9. Sprich über deine Situation. Suche regelmäßig das Gespräch mit Vorgesetzten und mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen. Erkunde dich bei Kollegen, wie sie ihre Arbeit bewältigen. Sprich offen über das Arbeitsaufkommen und suche gemeinsam mit ihnen nach Lösungen, beispielsweise nach Möglichkeiten für kurzfristige Urlaubstage. Ein verlängertes Wochenende kann da schon Wunder wirken. Oft ist anderen gar nicht bewusst, wie viel du auf deinem Tisch bewegst. Mache es (sachlich) transparent, denn das wird vielleicht auch relevant im nächsten Jahres- oder Gehaltsgespräch.
  10. Gestalte Arbeiten aktiv mit. Mache gleichzeitig auch Vorschläge, wie man Jobs besser priorisieren, strukturieren und organisieren könnte. Die Wahrnehmung sollte sein: Dir ist ein Problem bewusst, du hast dich jedoch damit auseinandergesetzt und bereits Vorschläge zur Optimierung gesucht. Das kann schließlich ebenfalls dazu beitragen, dass sich das Jobaufkommen wieder normalisiert. Beispielsweise mithilfe der genannten Planungstools, mit flexiblen Arbeitsmodellen oder mit Homeoffice-Angeboten in den Hochphasen. Weise darauf hin, dass du alles dafür tun möchtest, dass sich jeder im Betrieb gut fokussieren kann.
  11. Betreibe Selbstfürsorge. Arbeite regelmäßig daran, deine Ernährung, deine Schlafgewohnheiten und deine sozialen Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit zu optimieren. Finde Aktivitäten und Hobbys, die dir Freude bereiten und dich ausgleichen, um die Überlastung dauerhaft zu senken. Unterstütze deine Gesundheit, um die körperliche und mentale Widerstandsfähigkeit zu stärken. Je resilienter du bist, desto besser kannst du mit gelegentlichen Belastungsphasen im Job umgehen.
  12. Setze Anker. Finde merkfähige Möglichkeiten, dich regelmäßig daran zu erinnern, dass es neben dem Job auch noch Wichtiges gibt: über eine Person deines Vertrauens, die dich hin und wieder darauf hinweist, oder über einen kleinen Merkzettel, ein interessantes Zitat oder eine lustige Karte als Gedächtnisstütze. Als Anker kann auch ein digitaler Erinnerungsservice dienen, regelmäßig Pausen einzuhalten, Wasser zur Erfrischung zu trinken oder einfach nur pünktlicher in den Feierabend zu gehen.
  13. Orientiere dich neu. Prüfe, ob deine gegenwärtigen Tätigkeiten noch zu deinem ursprünglichen Jobprofil und auch zu deinen beruflichen Ambitionen und Zielen passen. Passe deine persönliche Jobstrategie gegebenenfalls an. Untersuche, welche Aufgaben dir die Energie rauben und welche dir eher motivierende und vitalisierende Energie zuführen. Wenn alle Stricke reißen, kann die Suche nach einem neuen Job tatsächlich die beste Lösung sein, um der Überlastung am gegenwärtigen Arbeitsplatz zu entkommen.
  14. Mache dich fit. Investiere in deine Zukunft und in deine Fähigkeiten, um den Anforderungen des Arbeitsmarkts besser gewachsen zu sein und neue Perspektiven zu entwickeln. Lerne Strategien zur Stressreduktion und Prävention kennen. Die Krankenkassen bieten entweder selbst digitale Gesundheitsapps (DiGA) an oder haben Kooperationen mit Anbietern solcher Apps vereinbart, die dich mit Übungen und Tipps beim Stressmanagement unterstützen. Besuche gegebenenfalls auch Workshops zu den Themen Zeitmanagement und Delegieren – das ist für Führungsaufgaben immer wertvoll. Auch eine Fortbildung, ein berufliches Netzwerk oder professionelle Hilfe durch Beratung und Coaching kann hilfreich sein.

Fazit: Eine Überlastung im Job strategisch verhindern

Damit die Lust auf Arbeit nicht in Belastung durch die Arbeit mündet, werde möglichst frühzeitig aktiv. Indem du deine Überlastung proaktiv kommunizierst, Aufgaben delegierst und Prioritäten für dich setzt, nimmst du den Druck aus deinem Arbeitsalltag. Der Schlüssel liegt darin, deine Grenzen zu erkennen und auch mal klar „Nein“ zu sagen. Nutze dazu auch bewährte Tools und Techniken, um dich besser zu fokussieren und zu organisieren und um deine Aufgaben einfacher zu erledigen. Suche dir am Arbeitsplatz und außerhalb Unterstützung und scheue dich nicht, auf das Fachwissen von Experten in Sachen Jobmanagement zurückzugreifen, von dem du langfristig auf deinem Berufsweg profitieren kannst.

Wenn du solche Strategien umsetzen kannst, schaffst du nicht nur Raum für persönliche Entwicklung bei der Arbeit. Du stärkst auch dein Wohlbefinden und deine Resilienz. Schließlich bist du Kapitän auf deinem Karriereschiff und es ist deine Aufgabe, dieses sicher und stabil durch stürmische Zeiten zu lenken.

„Die Kunst des Ausruhens ist ein Teil der Kunst der Arbeitens.“ – John Steinbeck, US-amerikanischer Schriftsteller, Nobelpreisträger

 

Bildquellen: „Frau mit Arbeit überlastet“ ©grinvalds – istockphoto.com; „Emily Blunt work“ ©20th Century Fox Home Entertainment – giphy.com; „Frau macht Pause um Stress zu vermeiden“ ©fizkes – istockphoto.com; „Geschäftsleute, die arbeiten“ ©dolmatov – istockphoto.com

 

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