Weihnachtsfeier planen: Organisiere ein unvergessliches Event!

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Dein Arbeitgeber will dieses Jahr wieder Party machen und du darfst die Weihnachtsfeier planen? Keine Frage: Das ist jede Menge Arbeit, kann aber auch sehr viel Freude machen. Doch bei Terminplanung, Auswahl der Location, Programmablauf und Einladung gibt es einiges zu beachten, damit die Feier ein voller Erfolg wird. Wir haben den ultimativen Leitfaden für dich.

Eine betriebliche Weihnachtsfeier bietet zahlreiche Chancen, die Beliebtheit einer Firma zu steigern: Gemeinsame Erlebnisse in feierlicher Weihnachtsatmosphäre schweißen die Mitarbeiter zusammen, und ein gelungenes Weihnachts-Event stärkt zudem deren Identifikation mit dem Unternehmen. Ein weiterer Pluspunkt: Das Unternehmen kann die Kosten für eine solche Party von der Steuer absetzen.

Achtung: Wenn ihr eine relativ große Weihnachtsfeier plant, macht es Sinn, bereits im September mit der Planung anzufangen. Kleinere Events im Firmengebäude lassen sich aber auch kurzfristig organisieren. Tatsächlich unvergesslich wird eure Weihnachtsfeier im Übrigen, wenn du Tipp 5 dieses Artikels befolgst!

To-Do-Liste für die perfekte Planung der Weihnachtsfeier

1. Pro-Kopf-Budget

Die Unternehmensleitung wird dir vorgeben, welches Gesamtbudget für die Weihnachtsfeier zur Verfügung steht. Teilst du diesen Betrag durch die Zahl der einzuladenden Mitarbeiter, kennst du das Budget pro Kopf. Nachdem du recherchiert hast, welche Kosten für Catering-Firma, Musiker, die Miete von Gegenständen etc. entstehen werden, weißt du, welche Summe auf den Betrieb zukommen wird. Ist sie höher als das Budget? Für diesen Fall ist es wichtig, alle weiteren Überlegungen so früh wie möglich anzustellen, damit im Notfall noch umdisponiert werden kann.

Eine Einladung zur betrieblichen Weihnachtsfeier muss nicht immer bedeuten, dass alle Speisen und Getränke für die Gäste kostenfrei sind. Wenn euch zwar wichtig ist, eine Christmas-Party zu veranstalten, der Betrieb sich das jedoch kaum leisten kann, dann macht es Sinn, Teile aus dem kulinarischen Angebot einer Kostenpflicht zu unterstellen. Auf diese Tatsache müssen die Eingeladenen jedoch bereits in der Einladungs-E-Mail hingewiesen werden.

2. Den richtigen Termin für die Weihnachtsfeier planen

Am besten wählst du für die Weihnachtsfeier einen Tag gegen Ende der Woche, also einen Freitag oder einen Donnerstag aus. So kann ohne negative (oder mit minimalen) Auswirkungen auf die Arbeitsleistung am darauffolgenden Tag ausgelassen und ausgiebig gefeiert werden.

Artikel-Tipp: Wann wird das Freizeitverhalten zum Kündigungsgrund?

Achte darauf, dass der Termin nicht in die Weihnachtsferien fällt oder ganz knapp vor Heiligabend stattfindet, denn zu diesem Zeitpunkt werden viele der Kollegen im Urlaub sein. Besteht euer Betrieb nur aus einem kleinen Team, ist es sinnvoll, alle Angestellten über das Datum abstimmen zu lassen, damit die betriebliche Weihnachtsfeier zum Schluss nicht zu zweit stattfinden muss.

3. Wie viele Mitarbeiter sollen eingeladen werden?

Firmen können bei der Auswahl der Angestellten, die zur Weihnachtsfeier eingeladen werden, durchaus Prioritäten setzen: Beispielsweise kann man rein theoretisch Werkstudenten oder Aushilfen von der Einladung ausschließen und stattdessen Personen einladen, die lange Jahre für das Unternehmen tätig gewesen sind und sich mittlerweile im Ruhestand befinden. Allerdings sollte man sich auch immer der Wirkung solcher Entscheidungen sowohl intern als auch nach außen bewusst sein. Auch bei den wichtigsten Geschäftspartnern kann Dankbarkeit zum Ausdruck gebracht werden, indem diese ebenfalls zur Feier eingeladen werden. Aber Vorsicht: Es kann bei den Ausgeschlossenen durchaus zu Frust führen, nicht am Event teilhaben zu dürfen.

Wenn ihr sehr große Kapazitäten und ein sattes Budget habt, dann könnt ihr sogar beschließen, dass die Kollegen ihre Familien mitbringen. Das wird die Zahl der Zusagen noch einmal erhöhen.

4. Reservierung des Raums oder Restaurants

Einer der wichtigsten Punkte: die frühzeitige, rechtzeitige Auswahl und Reservierung der passenden Location. Hier spielen verschiedene Aspekte eine Rolle:

• Raumkapazität
• Lage und Anbindung
• Angebot (kulinarisch, kulturell, …) und Möglichkeiten (Essen, Tanzen, Show, …)
• Preis
• mögliche Dauer des Festes (Sperrstunde?)

Große Unternehmen verfügen aber auch oft über die Möglichkeit, die Weihnachtsfeier im eigenen Betriebsgebäude zu veranstalten. Dann spart man sich die Kosten für eine externe Location. In allen anderen Fällen sind Leute, die eingeladen werden und mit dem Auto anreisen, darüber dankbar, wenn sich in der Einladung nicht nur Hinweise zum Veranstaltungsort, sondern auch zu Parkplätzen finden. Auch eine an die Einladung angehängte Wegbeschreibung (inklusive öffentlicher Verkehrsanbindung) kann die Wahrscheinlichkeit, dass viele Leute kommen, noch einmal etwas steigern. Versetze dich als Planer immer in die Rolle des Gastes: Welche Infos hättest du gerne vorab, damit du dich auf der Feier wohl fühlst?

5. Gibt es für die Weihnachtsfeier ein bestimmtes Motto?

Willst du bei den Kollegen für inspirierende Abwechslung im Weihnachtsalltag, für viel Gesprächsstoff sowie bezaubernde Erinnerungsfotos sorgen? Dann kann ein bestimmtes Motto für die Weihnachtsfeier eine gute Idee sein. Wie wäre es beispielsweise mit „Weihnachten international“, sodass plötzlich alle Mitarbeiter wissen, was „Giáng Sinh vui vẻ“ heißt, oder „Weihnachten im Wandel der Zeit“? Bedenke jedoch, dass, wenn sich die Mitarbeiter schon entsprechend (ver)kleiden, auch ein einschlägiges musikalisches Programm und relevante Speisen und Getränke sowie eine authentische Dekoration für das i-Tüpfelchen einer entspannten und inspirierenden Party sorgen. Der planerische Aufwand erhöht sich dadurch natürlich; kann aber auch jede Menge Spaß machen. Hierbei kannst du dich kreativ so richtig austoben.

6. Einladungen an alle Mitarbeiter verschicken

Es kann Sinn machen, die Einladung bereits ca. acht Wochen vor dem Termin zu verschicken. Allerdings muss dann damit gerechnet werden, dass zum eigentlichen Termin die eine oder andere Person krank oder anderweitig verhindert sein kann. Je größer das Event ist, desto früher sollte die Einladung versendet werden. Zeitgemäß, effizient und zugleich umweltfreundlich ist eine Zustellung der Einladungen per E-Mail. Aber: Gerade zu Weihnachten kann eine Oldschool-Einladungskarte aus Papier, aufwendig und liebevoll gestaltet, ebenfalls die Herzen höherschlagen lassen. Jedoch solltest du dir in diesem Fall vorab gut überlegen, wie und auf welchem Weg die Kollegen zu- oder absagen sollen. 

Welche Infos sollte die Einladung enthalten?

• Wie lange dauert die Weihnachtsfeier?
• Welcher Kleidungsstil ist erwünscht?
• Überlege dir gut, ob du Angaben zum Ablauf der Feier machen willst. Der Vorteil, wenn du die genauen Inhalte nicht in der Einladung preisgibst: Die Neugierde der Mitarbeiter an der Veranstaltung wächst. Wenn es sich um einen langjährig bestehenden Betrieb handelt, dann werden sich im Laufe der Jahre möglicherweise auch ein paar Rituale für Weihnachtsfeiern eingebürgert und unter den Mitarbeitern herumgesprochen haben.
• Wichtig ist natürlich eine Frist, bis zu der die einzelnen Mitarbeiter verbindlich zu- oder absagen müssen. Auf diese Weise vermeidest du die peinliche Situation, in der dann spontan doch noch der eine oder andere Angestellte aufkreuzt, der anschließend sitzplatzlos hungern und dürsten muss.
• Wer besonders auf die individuellen Nahrungswünsche und möglicherweise auch Allergien oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten der Mitarbeiter eingehen möchte, der kann der Einladung eine Liste anhängen, in der die einzelnen Personen bestimmte Lebensmittel eintragen, die in den Speisen nicht enthalten sein sollen. 

7. Wer hat zugesagt?

Die Frist für das Zu- oder Absagen ist abgelaufen? Nun weißt du, wie viele Personen voraussichtlich erscheinen werden, auch wenn es tatsächlich weniger Angestellte sein können. Ab jetzt kannst du dich richtig in das Organisieren der Party reinhängen. Mit kurzfristigen Absagen aufgrund von unvorhergesehenen Erkrankungen muss man immer leben.

8. Catering & Dekoration

Je nachdem, ob die Mitarbeiter selbst zubereitete Speisen mitbringen (günstigste Variante) oder ihr einen Catering Service beauftragen wollt, wirst du mit der Organisation dieser Dinge frühzeitig beginnen und sie bis zum Schluss im Auge behalten müssen. Bietet die von dir gewählte Location zugleich die Verpflegung an, musst du trotzdem mit der Küche Absprachen treffen und die Menüs oder Speisen auswählen.

Wichtig ist allerdings, dass auf der Weihnachtsfeier selbst klar gekennzeichnet ist, welche Speisen Fleisch enthalten oder beispielsweise nussfrei sind. Wenn du eine Catering-Firma mit ins Boot holst, solltest du also bereits bei ihrer Auswahl darauf achten, dass diese solche Sonderwünsche berücksichtigt. Ein Buffet ist in vielen Fällen die optimale Lösung, um den unterschiedlichsten Geschmäckern gerecht zu werden. Organisiere vorab, dass am Buffet eindeutig ersichtlich ist, welche Speisen vegan, vegetarisch, laktosefrei usw. sind bzw. dass alle Allergene aufgeführt sind. Ein Allergieschock eines Kollegen auf der Christmas-Party ist nichts, was irgendjemand erleben möchte.

Auch die Dekoration ist wichtig, und nicht immer muss für diesen Zweck ein Spezialist beauftragt werden. Ebenso könnt ihr Deko-Artikel bestellen und den Raum selbst schmücken.

Außerdem solltest du dich jetzt um spezielle Highlights kümmern, die eventuell zusätzlich gemietet werden müssten. Zum Beispiel ist eine Fotobox samt Verkleidungsutensilien ein witziges Detail, das das Fest schnell auflockern und für gute Stimmung sorgen kann. Oder besorge doch eine Karaoke-Anlage für spontane Gesangseinlagen der Mitarbeitenden.

9. Absprache mit Musikern

Abhängig davon, was das Budget zulässt, kann es auch zu deinen Aufgaben gehören, Musiker für eure Party zu beauftragen. Die Antwort auf die Frage, welche Musik gespielt wird, kann auf unterschiedliche Weise beantwortet werden: Soll eine Band rockige Versionen bekannter Weihnachtssongs spielen? Würde ein klassisches Ensemble am besten zum noblen Image des Unternehmens passen? Oder soll sich die Musikauswahl am jeweiligen Motto der Weihnachtsfeier orientieren? Wenn Dekoration und Künstler zusammenpassen sollen, kannst du mit den Musikern auch einen bestimmten Kleidungsstil vereinbaren.

10. Planung von Reden

Je größer das Unternehmen ist, desto wichtiger ist die Rede, die der Geschäftsführer oder sein Stellvertreter hält. Diese sollte nicht allzu lang und gleichzeitig mit viel Humor versehen sein, damit sie für alle Anwesenden Unterhaltungswert hat. Wenn dein Chef bei seiner Rede Unterstützung etwa von einem Redenschreiber benötigt, wird es möglicherweise auch zu deinen Aufgaben gehören, den Kontakt zu dieser Person herzustellen.

11. Sitzordnung auf der Weihnachtsfeier

Je nachdem, ob es sich um einen eher konservativen Betrieb oder ein Startup handelt, kann sich auch die Frage einer Sitzordnung stellen. Eine solche kann für einen geregelten Ablauf der Weihnachtsfeier sorgen. Bedenke jedoch auch, dass sich wahrscheinlich viele der Mitarbeiter darüber freuen, wenn sie einmal Leute aus anderen Abteilungen kennenlernen und nicht dauernd mit ihrem Team an einem Tisch sitzen müssen. Man kann ein Fest auch überregulieren, was nicht selten zulasten des Spaßes geht.

12. Mitarbeiter-Geschenke

Ob ein Päckchen exklusiver Lebkuchen oder einen Schoko-Nikolaus – viele Betriebe schenken ihren Mitarbeitern kleine Give Aways zu Weihnachten, sodass auch bei den Personen, die nicht zur Weihnachtsfeier erscheinen können, während der Arbeitszeit etwas Weihnachtsstimmung aufkommt.

Wenn es das Budget zulässt, können auch auf der Weihnachtsfeier selbst Geschenke an die Anwesenden verteilt werden. Eine frühzeitige Recherche hilft dabei, Angebote nutzen zu können oder in den Genuss von Mengenrabatten zu kommen.

13. Was gibt es nach der Weihnachtsfeier zu tun?

• Bedanke dich bei allen Personen, die zum Gelingen der Weihnachtsfeier beigetragen haben, in einer E-Mail.
• Müssen Gegenstände, die für die Weihnachtsfeier gemietet wurden, zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgegeben werden? Damit du den Überblick nicht verlierst, solltest du dir alle diese Termine in einem Kalender notieren.
• Kümmere dich um die fristgerechte Bezahlung der Rechnungen für das Event.
• Ganz wichtig und wertvoll für die einzelnen Mitarbeiter ist, dass die Fotos von der Feier ins Intranet gestellt werden. Gibt es ein solches nicht, können die Bilder auch simpel per E-Mail verschickt werden. Wenn niemand den Partyfotografen spielen will, kann auf diese Tatsache auch bereits in der Einladung hingewiesen werden, sodass die einzelnen Mitarbeiter ihre selbstgemachten Fotos nach der Feier in einen Ordner hochladen, auf den alle zugreifen können. Aber Achtung: Bevor du Bilder mit Mitarbeitern fleißig teilst, postest oder verschickst, solltest du auf jeden Fall das Einverständnis der Abgebildeten eingeholt haben!

14. Was wollen eigentlich unsere Mitarbeiter?

Die Weihnachtsfeiern in deinem Unternehmen laufen seit Jahren nach demselben Schema ab, und du bist dir mittlerweile unsicher, ob dieser Ablauf der Grund ist, warum jedes Jahr recht viele Personen absagen? Um den Wünschen des Personals so gut wie möglich entgegenzukommen, macht es Sinn, sich diverse Alternativen für die Weihnachtsfeier zu überlegen:

• unterschiedliche Hauptspeisen, aus denen die Mitarbeiter ihre Favoriten auswählen können
• verschiedene Ablaufvarianten – die Angestellten können die bevorzugten Varianten ankreuzen
• musikalische Vorschläge: Auf welche Weise soll das Event musikalisch untermalt werden?
• neue Inspirationen: Lass doch die Mitarbeiter kreativ werden. Versieh‘ die Einladung zusätzlich mit einer Spalte, in der die Mitarbeiter eigene Vorschläge einbringen können. Oder aber du startest Mitte des Jahres mal eine Umfrage, bei der jeder angeben kann, was er oder sie sich denn auf der Weihnachtsfeier wünschen würde.

Worst Case: Wenn alles schiefläuft

In letzter Sekunde hat die Band abgesagt, woraufhin Antje aus der Personalabteilung ihre unglaublich schlechten Gesangskünste zum Besten gibt? Der Catering-Service ist im Schnee-Chaos festgesteckt, woraufhin sich die Mitarbeiter mit Essen aus einem Fastfood-Restaurant eindecken? Oder der alte, weiße Mann aus der Chefetage findet seine Unterlagen für die Rede nicht mehr und improvisiert daraufhin zahlreiche politisch unkorrekte Witze à la „Treffen sich 2 Blondinen, sagt die eine: Dieses Jahr ist Weihnachten an einem Freitag! Sagt die andere: Hoffentlich nicht an einem 13ten!“?

Gerade die Dinge, die nicht perfekt laufen, bleiben oft und gerne in guter Erinnerung und schaffen unter den Mitarbeitern ein Zusammengehörigkeitsgefühl – gut, vielleicht manchmal auf Kosten des einen oder anderen Kollegen. Mit etwas Glühwein intus werden die Angestellten außerdem über den einen oder anderen kleinen Fauxpas hinwegsehen. Und: Je häufiger du die Weihnachtsfeier planst, desto virtuoser wirst du diese Aufgabe meistern!

FAQs

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