x-Ministerpräsident Mappus ließ seine dienstliche Festplatte löschen – die politische Aufarbeitung läuft noch

Was aber ist zu tun, wenn ein „normaler“ Arbeitnehmer Daten löscht oder kopiert. Rechtsanwalt Jan-Marcus Rossa von Esche & Partner gibt Auskunft.

Haufe Online: Darf ein Mitarbeiter, wenn er die Firma verlassen muss, Daten auf seinem Computer selbstständig löschen? Und wenn ja welche? Muss man hier zwischen dienstlichen und privaten Daten oder E-Mails unterscheiden?

Jan-Marcus Rossa: Das Löschen von Daten und Emails im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist keineswegs unproblematisch. Dies gilt insbesondere dann, wenn es um die Löschung geschäftlicher Daten und Emails geht, da diese dem Arbeitgeber „gehören“. Insofern besteht ein entscheidender Unterschied zwischen dienstlichen und privaten Daten/Emails. Während der Arbeitnehmer seine privaten Daten grundsätzlich jederzeit löschen darf, muss er generell vor dem Löschen geschäftlicher Daten prüfen, ob sein Arbeitgeber hiermit einverstanden ist. Elektronische Daten und Emails, die einen geschäftlichen Bezug haben, sind also im Ergebnis nicht anders zu behandeln als sonstige Geschäftsunterlagen des Arbeitgebers.

Daher gilt, dass geschäftliche Daten und Emails nur gelöscht bzw. vernichtet werden dürfen, wenn dies im Interesse des Arbeitgebers liegt oder es sogar ausdrücklich von diesem angeordnet wurde. Zu beachten hat der Arbeitnehmer zudem allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wie sie sich z.B. aus § 257 HGB oder aus § 147 AO ergeben. Gegen den Willen des Arbeitgebers jedenfalls dürfen dienstliche Daten und Emails nie gelöscht werden.

Haufe Online: Darf der Arbeitnehmer geschäftliche Unterlagen mitnehmen bzw. geschäftliche Dateien kopieren?

Jan-Marcus Rossa: Grundsätzlich darf ein Arbeitnehmer Geschäftsunterlagen einschließlich elektronischer Daten und Emails nicht ohne Einverständnis seines Arbeitgebers kopieren. Er darf solche Daten und Emails auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht kopieren und mitnehmen. Der Arbeitnehmer ist vielmehr verpflichtet, spätestens zum Ende des Arbeitsverhältnisses sämtliche Geschäftsunterlagen einschließlich etwaiger Kopien an seinen Arbeitgeber herauszugeben. Dies gilt selbstverständlich auch für elektronische Daten und Emails entsprechend.

Haufe Online: Kann der Arbeitgeber einem Mitarbeiter, wenn man ihm „eröffnet“, dass er gekündigt ist, sofort untersagen, noch einmal – ohne Begleitung – in sein Büro zu gehen und dort Unterlagen zu sichten bzw. Daten auf dem Computer bearbeiten. Wenn ja, in welchen Fällen und ob und wie müsste das rechtlich, vertraglich abgesichert sein?

Jan-Marcus Rossa: Da der Arbeitgeber über seinen Betrieb das Hausrecht ausübt, hat er grundsätzlich das Recht, dem Arbeitnehmer zu verbieten, nach einer Kündigung – ohne Begleitung – sein Büro aufzusuchen. Allerdings ist auch zu bedenken, dass dem Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber ein Beschäftigungsanspruch zusteht. Will also der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer dauerhaft, insbesondere während der Kündigungsfrist den Zugang zu seinem bisherigen Arbeitsplatz verwehren, ist dies nur zulässig, wenn der Arbeitgeber auch berechtigt wäre, den Arbeitnehmer freizustellen. Dies wiederum hängt von einer umfassenden Abwägung des Interesses des Arbeitgebers an der Freistellung einerseits und dem Beschäftigungsinteresse des Arbeitnehmers andererseits ab. Diese Interessenabwägung dürfte auch dann erforderlich sein, wenn im Arbeitsvertrag geregelt ist, dass der Arbeitgeber berechtigt sein soll, den Arbeitnehmer insbesondere nach Ausspruch einer Kündigung unter Fortzahlung der Bezüge freizustellen. Im Falle einer verhaltensbedingten Kündigung wird ein berechtigtes Freistellungsinteresse bis zum Ablauf der Kündigungsfrist regelmäßig bejaht.

Haufe Online: Kann sich ein Arbeitnehmer bei Datenlöschung strafbar machen?

Jan-Marcus Rossa: Ja. Zu nennen sind hier insbesondere die Straftatbestände des § 303a StGB und des § 303b StGB. § 303a StGB stellt die rechtswidrige Löschung, Unterdrückung, Unbrauchbarmachung und Zerstörung von Daten unter Strafe. Dieses Delikt wird mit Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. Eine Strafschärfung tritt § 303b StGB ein, wenn durch eine Tat nach § 303a StGB die Datenverarbeitung eines Unternehmens gestört wird oder die Datenverarbeitungsanlage oder ein Datenträger zerstört, beschädigt, unbrauchbar gemacht, beseitigt oder verändert wird. Dann kann die Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren betragen.

Haufe Online: Welchen Rat kann man Arbeitgebern geben, um das Thema im Betrieb zu regeln?

Jan-Marcus Rossa: Grundsätzlich gilt, dass jeder Arbeitgeber bei der Nutzung technischer Einrichtungen, insbesondere bei der Nutzung von Email und Internet entscheiden muss, ob eine Privatnutzung erlaubt oder verboten sein soll.

Verbietet der Arbeitgeber generell die private Nutzung seiner IT-Infrastruktur folgt daraus, dass sämtliche Daten, die in seinem IT-System gespeichert sind, als geschäftliche Daten gelten und er damit uneingeschränkt Zugang zu diesen Daten hat.

Will man die Privatnutzung von Email und Internet nicht verbieten, entsteht regelmäßig das Problem, dass private und geschäftliche Daten vermischt werden. Bei einem Zugriff des Arbeitgebers auf die in seinen Systemen befindlichen Daten stößt dieser nicht nur auf geschäftliche, sondern stets auch auf private Emails und private Daten. Auf private Emails darf der Arbeitgeber aber grundsätzlich, insbesondere aufgrund der Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (Fernmeldegeheimnis) nicht ohne weiteres zugreifen.

Die Privatnutzung der Email-Accounts erfordert daher regelmäßig detaillierte Regelungen über die Zugriffsberechtigung des Arbeitgebers auf die Email-Accounts seiner Arbeitnehmer, wobei es nicht möglich ist, die Zugriffsberechtigung in der Weise zu regeln, dass der Arbeitgeber beliebig Zugang zu den geschäftlichen und den privaten Emails hat. Die Privatsphäre des Arbeitnehmers muss im Kernbereich geschützt bleiben. Denkbar ist eine Regelung, die den Arbeitgeber berechtigt, auf den Email-Account eines Arbeitnehmers grundsätzlich zuzugreifen, um einen Zugang zu den geschäftlichen Emails sicherzustellen, allerdings das Lesen von Mails untersagt, sobald erkennbar wird, dass sie private Inhalte haben. Eine solche Verfahrensweise kann z. B. in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Allerdings sollte auch bei Abschluss einer solchen Betriebsvereinbarung nicht auf eine ausdrückliche Einverständniserklärung des betreffenden Arbeitnehmers verzichtet werden. Nur so lässt sich rechtssicher das Risiko eines rechtswidrigen Zugriffs auf private Emails und damit eine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses durch den Arbeitgeber ausschließen.

Hinzuweisen ist schließlich darauf, dass die Einverständniserklärung nicht Gegenstand des Arbeitsvertrages sein kann und der Arbeitnehmer das Recht hat, sein Einverständnis jederzeit zu widerrufen. Zulässig dürfte es dagegen sein, die private Email-Nutzung davon abhängig zu machen, dass eine entsprechende Einverständniserklärung abgegeben wird.

Das Interview führte: Renate Fischer, Ass. jur. (Haufe-Lexware)
Interviewpartner: Jan-Marcus Rossa Rechtsanwalt und Partner Esche Schümann Commichau Partnerschaftsgesellschaft

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.