Das Thema betrifft die Teilnehmer schlichtweg nicht \u2013 das Ziel ist ihnen deshalb nicht wichtig.<\/li>\n<\/ul>\nDie eigentliche Agenda kl\u00e4ren und gegebenenfalls anpassen<\/h3>\n Bist du f\u00fcr das Meeting verantwortlich? Dann ist es wichtig, daf\u00fcr zu sorgen, dass sich die Agenda einhalten l\u00e4sst. Soll ein bestimmtes Thema, das f\u00fcr das Unternehmen wichtig ist, gekl\u00e4rt werden? Dann solltest du dich fragen, zu welchem Ziel die Besprechung kommen soll. Was erwartest du beispielsweise von jedem Teilnehmer? Und wie sieht das ideale Ergebnis des Meetings in deinen Augen aus?<\/p>\n
Entferne alle Besprechungspunkte aus der Agenda, die eine L\u00f6sungsfindung unn\u00f6tig verl\u00e4ngern w\u00fcrden. Effektive Meetings sind kurz und nicht langwierig und langweilig. Deshalb ist alles Unwichtige auszuschlie\u00dfen oder im Vorfeld durch eine Rund-E-Mail zu kl\u00e4ren. Einzelne Punkte k\u00f6nnen auch schon vor dem Meeting mit Kollegen und Personal besprochen werden. Hier kann es beispielsweise hilfreich sein, sich telefonisch mit Betroffenen kurz zu schalten.<\/p>\n
Damit das Meeting auch wirklich zum Ziel f\u00fchrt: Schiebe m\u00f6glichst alle spontan in der Besprechung auftretenden aber unrelevanten Themen zur Seite. Bitte h\u00f6flich darum, am eigentlichen Thema zu arbeiten, und lass dir alle Anliegen und weitere Themen nach dem Meeting schriftlich mit auf den Weg geben. Es ist nicht effektiv, alles in das Meeting einflie\u00dfen zu lassen. Diese anderen Punkte k\u00f6nnen in einer weiteren Besprechung aufgef\u00fchrt oder jeweils einzeln gekl\u00e4rt werden \u2013 sonst geht der rote Faden schnell verloren. Daher ist es f\u00fcr dich sehr wichtig, das Meeting zu moderieren und Unwichtiges bestimmt, aber h\u00f6flich abzuweisen.<\/p>\n
Den zeitlichen Rahmen und Zeitpunkt f\u00fcr das Treffen festlegen<\/h3>\n Um auch wirklich effizient an der Agenda zu arbeiten, ist es wichtig, dass Meeting-Teilnehmer weder m\u00fcde noch hungrig sind. Das bedeutet: Der beste Zeitpunkt f\u00fcr ein Treffen ist dann, wenn jeder Teilnehmer seine volle Aufmerksamkeit mitbringen kann. Ideal ist ein morgendliches Meeting, um mit dem Thema des Treffens auch in den Tag zu starten. Au\u00dferdem findet so jeder genug Zeit, seine pers\u00f6nlichen Aufgaben \u00fcber den Tag hinweg abzuarbeiten und ist von diesen nicht bereits erm\u00fcdet oder \u00fcberarbeitet. Wird das Meeting zu sp\u00e4t angesetzt, sind die meisten Teilnehmer hungrig, angestrengt oder schlichtweg nicht konzentriert genug. Auch sehnen sich die meisten dann nur noch nach dem wohlverdienten Feierabend.<\/p>\n
Der zeitliche Rahmen eines Meetings ist essentiell: Sitzt man in einem sehr langen aber nicht effektiven Meeting, kann sich eine Minute wie eine Ewigkeit anf\u00fchlen. Die Kommunikation l\u00e4uft in der Regel besser ab, wenn das eigentliche Problem sofort ohne Umschweifen angegangen wird und der Ablauf sich nur danach richtet. Die beste Entscheidung ist daher, ein k\u00fcrzeres Meeting einzuplanen und weitere Themen bei der n\u00e4chsten Sitzung anzusprechen, als die Beteiligten zu lange bleiben zu lassen. Damit wird der Erfolg der Sitzung wahrscheinlicher. Und auch das zu verfassende Protokoll l\u00e4sst sich ohne gro\u00dfen Zeitaufwand schreiben.<\/p>\n
Wird in dem Zeitrahmen keine zufriedenstellende L\u00f6sung gefunden? Dann ist es sinnvoll, einen neuen Termin f\u00fcr das weitere Gespr\u00e4ch festzulegen. Praktisch ist, dass jeder Beteiligte direkt mitteilen kann, wann es ihm am besten passt. Auch ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Mitglieder sich noch einmal Gedanken um das Anliegen machen, um n\u00e4chstes Mal schneller zum Ziel zu kommen.<\/p>\n
Die Gruppe klein halten, um die Effizienz zu steigern<\/h3>\n Bekanntlich kommen wichtige Informationen besser an, wenn sie in einer kleineren Gruppe verk\u00fcndet werden. Effiziente Meetings sollten daher nur jene Mitarbeiter beinhalten, die auch wirklich betroffen sind, oder deren Input wichtig ist. Mit einer kleineren Gruppe l\u00e4sst sich auch gemeinsam deutlich konzentrierter arbeiten, sodass jeder wichtige Punkt wirklich abgehakt werden kann. Tritt eine Diskussion oder Meinungsverschiedenheit auf, l\u00e4sst sich diese au\u00dferdem schneller erfolgreich l\u00f6sen.<\/p>\n
F\u00fcr das leibliche Wohl und Struktur sorgen<\/h3>\n Gute Sitzungen macht vor allem eines aus: Man f\u00fchlt sich wohl. \u00dcberlege also, wie du dich im Konferenzraum am besten f\u00fchlen w\u00fcrdest, wenn eine andere F\u00fchrungskraft oder das Management als Moderation beim Team-Meeting agieren w\u00fcrde. Dir w\u00e4re sicherlich nicht nur eine kurze Pause wichtig, sondern auch die Verpflegung in Form von kalten und warmen Getr\u00e4nken.<\/p>\n
Gute Meetings macht aber auch aus, dass die Teilnehmenden w\u00e4hrend des Gespr\u00e4chs am Ball bleiben und den roten Faden erkennen k\u00f6nnen \u2013 zum Beispiel ein Informationsblatt. Dieses sollte den Zeitplan aufzeigen, aber auch Kontaktinformationen wie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners bieten, wenn Fragen bestehen. M\u00f6chtest du den Meeting-Teilnehmern die M\u00f6glichkeit geben, Ideen und Anregungen aufzuschreiben? Dann teile einen weiteren Zettel aus, der diese Plattform bietet und gleichzeitig dem Zeitmanagement dient.<\/p>\n
Die richtige Vorbereitung ist das A und O<\/h3>\n Findet die Sitzung in knapp einer Woche statt? Dann solltest nicht nur du dich vorbereiten, sondern auch das Team. Das bedeutet: Es ist sehr hilfreich, allen Betreffenden grundlegende Informationen zu liefern und ihnen mitzuteilen, was von ihnen vorab erwartet wird. Dies l\u00e4sst sich gut per E-Mail, Handzettel oder Gespr\u00e4ch mitteilen und prima dazu nutzen, eine kurze Studie durchzuf\u00fchren: Wie stehen die Mitarbeiter zu Thema XY? Und was ist manchen Teilnehmern in Bezug auf die Arbeit beim Zusammentreffen wichtig? Solche Hinweise kannst du gut nutzen \u2013 als Anregungen zum Planen und als Tools beim Treffen selbst, um den Inhalt f\u00fcr alle interessanter zu machen.<\/p>\n
Nun gilt es auch, die Unterlagen f\u00fcr das Business-Treffen zu erstellen und die vorbereitenden Unterlagen auszuh\u00e4ndigen. Gestalten kannst du sie im Grunde wie du m\u00f6chtest. Eine \u00fcbersichtliche Struktur und gute Lesbarkeit sind hier nat\u00fcrlich klar von Vorteil. Wer kreativ wird, aber im professionellen und seri\u00f6sen Rahmen bleibt, hinterl\u00e4sst meist den besten Eindruck.<\/p>\nBildquelle: www.istockphoto.com \/ Sushiman<\/figcaption><\/figure>\nWie lassen sich Informationen kreativ r\u00fcberbringen?<\/h3>\n Es gibt viele verschiedene Wege, wie du dem Team die wichtigen Fakten rund um die Agenda mit auf den Weg geben kannst. Damit das Meeting effektiv abl\u00e4uft, ist es wichtig, die Infos anschaulich zu vermitteln. Sie sollten auf Anhieb verstanden werden k\u00f6nnen. Folgende M\u00f6glichkeiten kannst du nutzen:<\/p>\n
\nDiverse Punkte digital r\u00fcberbringen: zum Beispiel mit Hilfe eines kurzen Videos, in dem Sachverhalte der Agenda erkl\u00e4rt werden, mit interessanten Beispielen aus Social Media-Gefilden oder einer klassischen PowerPoint-Pr\u00e4sentation mit Grafiken, interessanten Fakten und Studien zum Thema oder auch Stichpunkten.<\/li>\n Das Team aktiv mit einbeziehen: beispielsweise durch Mindmapping an einer Tafel.<\/li>\n Mit der IT-Abteilung L\u00f6sungsans\u00e4tze f\u00fcr technische Dinge schaffen und diese vorstellen, um sie durch Abstimmungen ins Team zu bringen.<\/li>\n Feedback zu bestimmten Anliegen an die Runde geben und dadurch motivieren.<\/li>\n In der Pause Anschauungsmaterial austauschen, um optisch Neues zu schaffen.<\/li>\n Neue Ideen regelm\u00e4\u00dfig f\u00f6rdern und im Gespr\u00e4ch mit aufnehmen, damit Mitarbeiter sich verstanden f\u00fchlen.<\/li>\n<\/ul>\nDos and Dont’s als Manager einer Sitzung<\/h3>\n Auch bei einem Meeting gibt es gewisse unausgesprochene Regeln, die du einhalten kannst, um professionell, selbstsicher und effektiv zu sein. Einige Dinge kannst du zwar nicht planen, aber \u00fcben \u2013 und das bestenfalls schon einige Zeit und regelm\u00e4\u00dfig vor der Besprechung. Je sicherer du n\u00e4mlich auftrittst, desto eher sind alle Augen beim Team-Meeting auf dich gerichtet.<\/p>\n
\n\n\nDos bei der Leitung einer Konferenz<\/td>\n Dont\u00b4s in Sachen Leitung der Besprechung<\/td>\n<\/tr>\n \n\n\nGut vorbereitet sein und Antworten auf wichtige Fragen zur Agenda bereithalten<\/li>\n Die Teilnehmer mit in die Entscheidung einbeziehen<\/li>\n Fragen und Anliegen der Teilnehmer ber\u00fccksichtigen und aufgreifen, damit sich niemand \u00fcbergangen f\u00fchlt \u2013 belanglose Themen h\u00f6flich f\u00fcr sp\u00e4ter ansetzen<\/li>\n Nicht in einer Tour reden, sondern zwischendurch die eine oder andere Minute zum Verarbeiten und Notizenmachen lassen<\/li>\n Selbstbewusst auftreten, aber nicht arrogant<\/li>\n Freundlich sein, ohne sich \u00fcberrennen zu lassen<\/li>\n Positives Feedback zu bestimmten Dingen mit einbeziehen, um zu motivieren<\/li>\n Im Vorfeld recherchieren, um kleinere Fragen schneller zu kl\u00e4ren<\/li>\n Den Beteiligten etwas f\u00fcr die Verbesserung der Konzentration bereitstellen, beispielsweise Kaffee und Wasser<\/li>\n Handzettel, Flyer und \u00fcbersichtliche Dokumente anbieten<\/li>\n Fakten und Zahlen so mancher Studie mit einbauen<\/li>\n Gemeinsam L\u00f6sungen f\u00fcr das Problem finden<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n\n\nUnh\u00f6flich auftreten, beispielsweise durch den Kaugummi im Mund oder die Hand in der Hosentasche<\/li>\n Die Beteiligten au\u00dfen vor lassen oder gar die ganze Arbeit auf sie abw\u00e4lzen, beispielsweise das Protokoll nach der Entscheidung<\/li>\n Den Beteiligten keine Zeit zur Vorbereitung geben<\/li>\n Vor dem Team-Meeting keine Eckdaten zum Zeitpunkt, dem Thema oder der Termindauer liefern<\/li>\n Den Ablauf nach Belieben ab\u00e4ndern<\/li>\n Zu viel Zeit der Gruppe beanspruchen, sodass diese ihrer eigentlichen Aufgabe nicht nachkommen kann<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n