Zeiterfassung im Homeoffice: Diese Möglichkeiten gibt es

Neben den zahlreichen Vorteilen, die uns das Homeoffice bietet, ist der wohl größte Nachteil die unscharfe Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. Nicht selten machen wir im heimischen Büro weitaus mehr Überstunden, da der Laptop immer in unmittelbarer Nähe ist. Hast du keine Möglichkeit, deine geleisteten Stunden in ein Zeiterfassungssystem einzutragen, verlierst du schnell den Überblick und achtest womöglich auch nicht auf die arbeitsrechtlich vorgeschriebenen Pausen. Daher ist es auch für dich von Vorteil, wenn das Unternehmen, in dem du arbeitest, dir eine moderne Möglichkeit bietet, um deine Arbeitszeit korrekt zu erfassen.  

Rechtliche Grundlagen

Zunächst einmal gibt es keine grundsätzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung – weder im Büro noch im Homeoffice. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbZG) macht generell keinen Unterschied, ob ein Mitarbeiter von zu Hause aus oder im Betrieb arbeitet. Die Arbeitszeit muss erst dann verpflichtend erfasst werden, wenn die maximale Arbeitszeit von acht Stunden pro Werktag überschritten wurde. Laut Arbeitszeitgesetz darfst du nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten, es sei denn, es gibt viel zu tun. In diesem Fall darfst du deinen Tag auf maximal zehn Stunden verlängern. Allerdings müssen diese Überstunden innerhalb der nächsten sechs Monate wieder ausgeglichen werden. Diese Regelungen gelten unabhängig vom Arbeitsort.

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Ebenso wie im Büro müssen auch im Homeoffice die vom Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben Pausen eingehalten werden: Mindestens 30 Minuten bei einem Arbeitstag von mehr als 6 Stunden und mindestens 45 Minuten, wenn der Arbeitstag länger als 9 Stunden dauert. Zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag müssen zudem mindestens 11 Stunden liegen. Sollte es dennoch einmal vorkommen, dass die Ruhezeit weniger als 11 Stunden beträgt, so muss sie an einem anderen Tag dafür mindestens 12 Stunden lang sein und innerhalb von vier Wochen ausgeglichen werden. 

Vielleicht bietet dir dein Arbeitgeber im Homeoffice eine relativ freie Gestaltung der Arbeitszeit an, sodass dir ausreichend Flexibilität bleibt. Dennoch musst du auch selbstständig darauf achten, die maximale Arbeitszeit nicht zu überschreiten und gesetzliche Pausen einzuhalten.

Am 14.5.2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), Arbeitgeber dazu zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann. Ohne dieses könne nicht zuverlässig sichergestellt werden, dass Schutzvorschriften eingehalten werden. Allerdings wird mehrheitlich davon ausgegangen, dass das EuGH-Urteil erst dann faktische Auswirkungen haben wird, wenn künftige Anpassungen des ArbZG in Kraft treten. Dennoch wurdest du bei deiner Vereinbarung zum Homeoffice vermutlich auf eine umfassende Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit hingewiesen. Dein Arbeitgeber sollte dir daher ein Zeiterfassungssystem bereitstellen, mit dem du dies problemlos bewältigen kannst.

6 Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Homeoffice

Während im Büro in den meisten Unternehmen die Stechuhr oder Papierdokumente zum Einsatz kommen, müssen im Homeoffice andere, mobile Lösungen her. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

Excel-Tabelle

Die wohl simpelste Möglichkeit der Zeiterfassung im Homeoffice ist das Ausfüllen eines Stundenzettels in einer Excel-Tabelle. Hier trägst du ein, wann du beginnst und wann du deinen Arbeitstag beendest. Diese Dateien werden dann zur Genehmigung an die Führungskraft oder die Personalabteilung gegeben. Es können Excel-Tabellen erstellt werden, die die gesetzlichen Feiertage kennen und praktische Kalkulationen anbieten.

Zu Beginn pflegst du in den Voreinstellungen deine Soll-Arbeitszeiten ein und erfasst die Urlaubstage. Anschließend kannst du alle Arbeitsstunden in vorgefertigte Reiter eintragen und das Excel-Sheet berechnet den Rest. Allerdings sind solche Tabellen sehr fehleranfällig, intransparent, aufwendig und in größeren Unternehmen oft unübersichtlich. Zudem kann flexible Zeiteinteilung hier nur schwer umgesetzt werden und es gibt keine direkte Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.

Zeiterfassungssoftware

Mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware ist es einfach, die Arbeitszeiterfassung effizient zu steuern. Hier loggst du dich mit deinem Laptop über einen Onlinezugang aus dem Homeoffice ein. Diese Software kann sowohl von zu Hause als auch vom Betrieb aus verwendet werden. Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen werden einfach per Mausklick erfasst.

Des Weiteren gibt es eine Übersicht über eventuelle Überstunden, Urlaubstage oder Fehlzeiten. Auch Urlaubsanträge können über solche Programme beantragt werden. Die Einführung eines solchen Systems erleichtert also gleich mehrere Prozesse und hilft dir und deinem Team dabei, euren Workflow zu synchronisieren. Zudem ist das System ortsunabhängig und kann ohne großen Aufwand verwendet werden. Auch hier werden die gesammelten Daten nach der Buchung direkt auf dein Stundenkonto geschrieben. 

Beliebte Software-Anbieter sind beispielsweise:

• TimO
• Ringer
• timeghost
• TimeDoctor
• timecamp

Apps

Die Zeiterfassung via App ist praktisch und einfach. Hier buchst du deine Zeiten über das Smartphone oder ein Tablet ein. Diese werden anschließend an die Unternehmersoftware und in die Lohnbuchhaltung übertragen. Vor allem wenn du geschäftlich viel unterwegs bist, handelt es sich hierbei um eine komfortable Lösung. Doch auch im Homeoffice ist diese Option ideal. Viele Programme bieten außerdem sowohl eine App als auch PC-Software, wodurch du noch flexibler bist. 

App-Anbieter sind beispielsweise:

• clockin
• timetac
• Timesa
• BMAS-App
• Stempeluhr II
• Harvest

Chatbots

Auch Chatbots sind eine moderne Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung. So kannst du beispielsweise über einen Chat per App oder Desktop mit diesen Bots kommunizieren und ihnen einfache Befehle wie „Einstempeln“ oder „Ausstempeln“ geben. Dieser Chatbot ist außerdem meist direkt mit einer HR-Software verbunden, die die geleisteten Stunden direkt in ihr System übernimmt.

Browser-Stempeluhr

Eine weitere Möglichkeit ist die Zeiterfassung direkt im Browser. Sobald du dich von deinem Laptop aus einloggst, startet diese ganz automatisch. Die Zeit wird durch eine digitale Stempeluhr erfasst und gespeichert. Vorteile der Browser-Stempeluhr sind unter anderem die sekundengenaue Erfassung der Zeiten sowie die direkte Synchronisation mit der Cloud. Allerdings könnte es hier Probleme geben, wenn du eine schlechte Internetverbindung hast, da diese für den Start der Zeiterfassung zwingend erforderlich ist. Für Remote Work bietet sich daher eher eine Stempeluhr-App an.

Zeiterfassung via Dienstplan

Hier erfolgt die Arbeitszeiterfassung automatisch, indem dein Stundenkonten auf Basis des Dienstplans gefüllt wird. Nach Ablauf deiner Schicht erstellt ein System automatisch die Zeiterfassung mit den angegebenen Stunden. Diese Option hat natürlich den Nachteil, dass die Zeiterfassung sehr unflexibel ist und nur als Grundform dient, damit Zeiten im System aufgezeichnet werden. Eine präzise Aufzeichnung der Stunden ist nicht möglich. 

Fazit 

Zeiterfassung und flexible Arbeitsgestaltung müssen kein Widerspruch sein, sondern können diese sogar durch die richtigen Tools deutlich angenehmer und übersichtlicher machen. Wie du deine Arbeitszeit erfassen musst, hängt natürlich von deinem Arbeitgeber und dessen Vorgaben ab. Vertraglich vereinbarte Regelungen müssen unbedingt eingehalten werden. So kannst du trotz Gestaltungspielraum damit rechnen, feste Kernarbeitszeiten zu haben, innerhalb welcher du deinen Arbeitstag beginnen darfst. Ein praktisches und modernes Zeiterfassungstool erleichtert nicht nur deinem Arbeitgeber vieles, sondern bietet auch dir einige Vorteile. So wird beispielsweise sichergestellt, dass deine Überstunden auch vermerkt werden und du regelmäßig Pausen machst, was deiner körperlichen und geistigen Gesundheit sehr zugute kommt. 

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Marina Pavel

Marina ist Redakteurin, Content-Managerin & Autorin. Sie hat Romanische Sprachen, Literatur & Linguistik an der Ludwig-Maximilians-Universität München studiert. Schreiben ist für sie nicht nur ein Beruf, es ist auch ihre große Leidenschaft. Für careeasy – Dein Karrieremagazin von stellenanzeigen.de schreibt Marina freiberuflich über Themen rund um Bewerbung, Karriere und Persönlichkeitsentwicklung.